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Island startete 2014 eine Studie, um herauszufinden, ob sich kürzere Arbeitszeiten bei gleichbleibender Bezahlung positiv auf die Produktivität und die Work-Life-Balance auswirken. Bis 2021 nahmen insgesamt knapp 3000 der ca. 200.000 isländischen Arbeitnehmer*innen aus verschiedenen Unternehmen und Bereichen des öffentlichen Sektors an der Studie teil. In Island ist die durchschnittliche Wochenarbeitszeit im europäischen Vergleich mit 44,4 Stunden sehr hoch. Gleichzeitig ist die gemessene Produktivität pro gearbeiteter Stunde deutlich niedriger als in ähnlich wohlhabenden europäischen Ländern. Außerdem ergab eine Umfrage, dass die Work-Life-Balance von den isländischen Arbeitnehmer*innen als schlecht empfunden wird.

Wir möchten in diesem Beitrag die wichtigsten Erkenntnisse der Studie mit euch teilen und euch erklären, welche Faktoren bei der Einführung einer 4-Tage-Woche wichtig sind.

Das Ergebnis der 4-Tage-Woche

Insgesamt war die Studie ein großer Erfolg. Sie zeigt positive Effekte auf die Gesundheit und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter*innen sowie die Produktivität der Unternehmen. Wir haben die wichtigsten Erkenntnisse für euch zusammengefasst.

Erfolgsfaktor der 4-Tage-Woche: Prozessoptimierung

Für uns zeigt diese in verschiedenen Branchen lang angelegte Studie, dass die 4-Tage-Woche wirklich funktionieren kann. Neben dieser positiven Erkenntnis sticht für uns vor allem eine weitere hervor. Die Grundlage für den Erfolg der Einführung einer kürzeren Arbeitswoche ist das Überdenken und Restrukturieren von Prozessen, Kommunikationswegen und wie Entscheidungen getroffen werden. Alle teilnehmenden Unternehmen haben genau dies im ersten Schritt getan. In der Regel gemeinsam und hierarchieübergreifend, mit den Personen, die die Prozesse täglich ausführen. Lediglich ein Unternehmen hat ein dezentrales Komitee zur Reorganisation der Prozesse eingesetzt und die Transformation somit nicht aus den einzelnen Bereichen heraus umgesetzt. Dieses Unternehmen hatte große Schwierigkeiten im Transformationsprozess.

Maßnahmen auf dem Weg zur 4-Tage-Woche

Der erste Schritt auf dem Weg zur 4-Tage-Woche sollte also die Optimierung eurer Prozesse sein. Nimmt man die genau unter die Lupe, zeigen sich in der Regel eine Reihe an Potenzialen, eure Arbeit effizienter zu gestalten und euch zu entlasten. Die Maßnahmen, die euch dabei helfen sollen, Prozesse zu verschlanken und Zeit einzusparen sind vielseitig und individuell. In der Regel konzentrieren sich diese aber auf eure Arbeitsweisen, sowie die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen.

Arbeitsweisen

  • Ihr solltet Arbeitsweisen einführen, die euch dabei helfen, Klarheit und Transparenz in eure Aufgaben und Prozesse zu bringen. Die klare Definition von Rollen stellt beispielsweise sicher, dass jede*r ihre*seine Aufgaben und Ziele kennt und diese auch für andere transparent gemacht werden. Mit der Einführung von Rollen werden auch eure Schnittstellen deutlicher. Am besten reflektiert ihr eure Arbeitsweisen und Prozesse regelmäßig gemeinsam in Retrospektiven. So stellt ihr sicher, dass ihr Probleme oder Hindernisse aus dem Weg räumen könnt und euch in eurer Zusammenarbeit kontinuierlich verbessert.

  • Außerdem sollten sie euren Kommunikationsaufwand reduzieren. Eure Kommunikation könnt ihr vereinfachen, indem ihr Kollaborationstools, wie z.B. Microsoft Teams einführt. So könnt ihr für Fragen oder Abstimmungen die Chat- oder Kanalfunktion nutzen, statt E-Mails zu schreiben. Für komplexere Absprachen sprecht ihr aber am besten „face-to-face“. Generell gilt, dass nur die Personen an Besprechungen teilnehmen sollten, die entscheidungsrelevante Punkte beizutragen haben. Abstimmungen und Entscheidungen sollen immer in dem kleinstmöglichen Kreis getroffen werden. Mitarbeiter*innen, die lediglich über das Ergebnis informiert werden müssen, können im Nachgang anderweitig informiert werden. Methoden aus dem agilen Ansatz, wie z.B. ein Daily Scrum Meeting oder ein Kanban Board unterstützen euch außerdem dabei, transparent zu machen, wer gerade woran arbeitet und, ob gerade Unterstützung benötigt wird. Auch das ist ein Weg zu mehr Transparenz und weniger Abstimmungsaufwand.

  • Ein weiterer Faktor, den ihr im Sinne der 4-Tage-Woche betrachten solltet, sind eure Entscheidungswege. Sind diese sehr hierarchisch und lang, kosten sie auch viel Zeit und fordern viel Abstimmungsaufwand. Zum einen ist wichtig, dass bei jeder Entscheidung klar ist, wer sie trifft und welche Informationen diese Person benötigt. Außerdem kann es euch helfen, den einzelnen Mitarbeiter*innen mehr Entscheidungskompetenz einzuräumen. Die Personen, die Expert*innen für bestimmte Themen sind, können häufig Entscheidungen auch selbstständig treffen.

Digitalisierung und Automatisierung

Ein weiterer wichtiger Faktor, um eure Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, ist die Digitalisierung und Automatisierung eurer Prozesse. Das ist in allen Unternehmensbereichen möglich.

Die Digitalisierung eurer Prozesse ist nicht nur Voraussetzung für eine Automatisierung. Sie macht Arbeitsabläufe dadurch einfacher, dass Daten übersichtlich und jederzeit zu Verfügung stehen und einfach verschickt werden können. Ein ERP-System ermöglicht es z.B., dass Mitarbeiter*innen der unterschiedlichen Unternehmensbereiche auf dieselbe Datenbasis zugreifen können und Änderungen für alle sichtbar sind. Das wirkt sich auch positiv auf den internen Kommunikationsaufwand aus. Auch im Kontakt mit Kund*innen kann Zeit eingespart werden durch die Digitalisierung. Aktuelle und historische Kund*innendaten können jederzeit eingesehen werden. Statt anzurufen oder Dokumente per Post zu versenden, können diese mit wenigen Klicks per Mail verschickt werden oder online zur Verfügung gestellt werden.

Ein großer Hebel für die effiziente Gestaltung eurer Prozesse ist deren Automatisierung. Aufgaben und Prozesse, die standardisiert und regelbasiert sind, können mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) von Software Robotern übernommen werden. Diese Roboter können euch nicht nur in eurer täglichen Arbeit entlasten, sondern auch in eurer Abwesenheit Aufgaben ausführen. So kann in vielen Fällen z.B. das Servicelevel euren Kund*innen gegenüber gehalten werden, obwohl durch die 4-Tage-Woche die Anwesenheit der Mitarbeiter*innen reduziert wurde.

Ausblick

Für uns steht spätestens seit der Studie fest, dass das 4-Tage-Modell funktionieren kann. Es steht aber auch fest, dass diese Umstellung nicht von heute auf morgen erfolgen kann. Es ist ein Transformationsprozess, der erstmal viel Zeit und Begleitung benötigt. Die eigenen Prozesse unter die Lupe zu nehmen und zu optimieren, lohnt sich aber auch über die Arbeitszeitreduzierung hinaus, auch für die Kund*innen. Wie in jedem Transformationsprozess ist es auch hier wichtig, alle Schritte gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen zu gehen und deren Bedürfnisse zu berücksichtigen. Wir hoffen, dass die isländische Studie viele Unternehmen dazu ermutigt, die 4-Tage-Woche auszuprobieren.