Change Management bringt Veränderung mit sich und Veränderung sollte man im Unternehmen immer begleiten, damit kein Widerstand entsteht. Neben allgemeinen Change Management Maßnahmen sind aber auch die Rollen einzelner Mitarbeiter*innen im Change Management Prozess von Relevanz, denn wahre Veränderung setzt voraus, dass Mitarbeiter*innen sich am Changeprojekt beteiligen. Daher möchten wir euch in diesem Beitrag, beginnend mit der Rolle des Change Agents, konkrete Change Management Rollen vorstellen mit denen Veränderung in der Praxis begleitet werden kann.
Welche Change Management Rollen gibt es?
Bei der Integration passender Change Management Rollen in das Change Projekt solltet ihr Faktoren, wie die Zielsetzung des Veränderungsprojekts, und die Organisationsform berücksichtigen. Eure Auswahl an begleitenden Change Fürsprecher*innen ist abhängig von eurem Projekt. Was sich genau hinter den Rollen „Change Agents“, „Power User*innen“, „Multiplikator*innen“ und „Fachpat*innen“ verbirgt, möchten wir euch erklären.
Die Rolle der Change Agents
Alle der oben genannten Parteien werden bewusst eingesetzt, um den Veränderungsprozesse zu begleiten. Wirklich mit der Aufgabe betraut sind allerdings die sogenannten Change Agents. 
Sie haben die Verantwortung für die erfolgreiche Umsetzung der Veränderung. Daher sind sie auch für die Planung und die Umsetzung konkreter Maßnahmen zur Akzeptanzsteigerung in der Belegschaft zuständig. Die Rolle von Change Agents können sowohl externe Berater*innen als auch interne Mitarbeiter*innen wahrnehmen. Wichtig ist jedoch, dass die Change Agents neben ihren projektbezogenen Kenntnissen und Fähigkeiten:
- von allen Mitarbeiter*innen als Vertrauensperson und lokale*r Ansprechpartner*in und somit Kontaktpunkt zum Projektteam wahrgenommen und respektiert werden.
- optional eine Historie von Erfolgen im Unternehmen erreicht haben.
- starke Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten haben.
- die Fähigkeit haben, andere bewegen und begeistern zu können.
- optional das Potential besitzen andere Menschen coachen zu können.
- sowohl die Bedürfnisse und Ängste der Mitarbeiter*innen als auch den Unternehmenserfolg im Auge behalten.
- Teamplayer*innen sind.
- nicht zu sehr verschiedenen Parteien im Unternehmen verpflichtet sind.
- ein gutes Verständnis der Organisation haben.
Auch bei den anderen Rollen im Change Management sind diese Fähigkeiten sehr wichtig und zeichnen Personen aus, die sich für diese Rollen eignen. Aus der Praxis empfehlen wir lieber interne Change Agents zu ernennen, da somit größeres Vertrauen der Mitarbeiter*innen in diese besteht. In kleineren Unternehmen kennen sich die Kolleg*innen sogar gegebenenfalls, was wiederum die Hemmschwelle für einen ehrlichen Austausch zwischen den Change Agents und anderen Mitarbeiter*innen ermöglicht.
Diese Funktionen erfüllen Change Agents im Change Management
Diese Aufgaben erfüllen Change Agents im Change Management Prozess:
- Change Agents sind Vertrauenspersonen und Ansprechpartner*innen
Sie sensibilisieren und informieren Kolleg*innen in Hinblick auf die anstehende Veränderung. Das bedeutet zum Beispiel, dass sie auf Trainingsangebote hinweisen oder diese selbst organisieren. Grundsätzlich bieten die Change Agents einen stetigen, vertrauensvollen Austausch und regen damit die Mitarbeiter*innen an, über sich selbst und ihre Kompetenzen und Veränderungspotenziale nachzudenken. Sie haben jederzeit ein offenes Ohr für die Bedürfnisse der Kolleg*innen, die sich vielleicht eine gewisse Form der Change Begleitung wünschen und nicht mit ihren Zweifeln, Wünschen und Hoffnungen alleine bleiben wollen.
- Change Agents sind Vorbilder
Als Vorbilder motivieren Change Agents zur Mitwirkung und Teilnahme an Personalentwicklungsgesprächen, an persönlichen und betrieblichen Change Initiativen und an betrieblichen Schulungen, mit denen der Veränderungsprozess vorangetrieben wird.
- Change Agents sind lokal
Je lokaler eine Change Struktur aus Change Agents aufgebaut ist, desto besser stehen die Chancen auf einen reibungslosen Veränderungsprozess. Daher sollte die Change Management Rolle der Change Agents in allen Standorten des Unternehmens besetzt werden. Die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen hängt nämlich stark mit den Fürsprecher*innen und Treiber*innen im Unternehmen zusammen, die für die Umsetzung der Veränderungsmaßnahmen einstehen. Je besser vorbereitet diese Individuen sind, desto besser ist es für den Erfolg des Veränderungsprojekts.
- Change Agent sind ein Netzwerk an Veränderungsexpert*innen
Change Agents organisieren sich in einem Netzwerk und tauschen sich über Erfolge, Sorgen und Best Practices aus. Durch ein gemeinsames Onboarding, Schulungen und Workshops kann es gelingen, dass Change Agents frühzeitig ihre Kräfte bündeln und sich einfacher eine einheitliche Kommunikation nach außen etablieren lässt. Dabei können Change Agents auf die Nutzung von Methoden wie z.B. zielgruppengerechte Kommunikationsmittel und -kanäle sowie geeignete Informationsmaterialien zurückgreifen um ihre Kolleg*innen zu informieren.
Die Rolle der Multiplikator*innen
Gute Multiplikator*innen sind „Enthusiast*innen“, die vom Projekt, dem Thema und den Maßnahmen begeistert sind. Deswegen sind Multiplikator*innen meist die ersten Personen, die sich ganz auf die Veränderung einlassen. Eine weitere Form der Multiplikator*innen sind die sogenannten „Scouts“, die das Projekt begleiten möchten und dabei die Rahmenbedingungen und deren Entwicklung im Blick haben. Sie stehen persönlich als Figur für den Wandel und sind Promoter*innen für das Change Projekt und können ihre Erfahrungen an andere weitergeben.
Multiplikator*innen müssen keine Expert*innen sein im Bereich des Change Vorhabens sein. Wichtig ist, dass sie eine eigene Vision von der Veränderung haben und ihre Kolleg*innen mit ihrer Begeisterung davon anstecken.
In ihrer Rolle im Change Management stehen sie im direkten Kontakt mit den Mitarbeiter*innen, informieren sie über Neuerungen und vertreten einen positiven Standpunkt in Hinblick auf anstehende Veränderungen. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, den Personalverantwortlichen und dem Betriebsrat zusammen und unterstützen die Führungskräfte im Change Prozess. Der Einsatz von Multiplikator*innen soll die Weiterbildungsbereitschaft und Akzeptanzbereitschaft der Beschäftigten erhöhen. Damit dieser Effekt eintritt, müssen Multiplikator*innen, wie auch allgemein alle Change Agents, eine Vertrauensfunktion einnehmen.
Change Management mit Fachpat*innen
Eine weitere Rolle im Change Management, mit der Veränderung vorangetrieben werden kann, ist der Einsatz von Fachpat*innen. Fachpatinnen und Fachpaten sind mit Veränderung betraute Mitarbeiter*innen, die auf Grund ihrer Expertise als interne Dienstleister*innen betrachtet werden. Fachpat*innen sollten bereits praktische Erfahrung mit dem Change Vorhaben gesammelt haben, z.B. in einem anderen Unternehmen. Sie treten als kommunikative Vermittler*innen zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen auf. Ihre Expertise und ihre guten sozialen Kompetenzen machen sie zu besonders glaubhaften Fürsprecher*innen des Veränderungsprojekts. Insbesondere ihre übergeordnete Sichtweise und ihre Expertise in dem von Veränderungen betroffenen Bereich sorgen dafür, dass verschiedene Perspektiven zusammengeführt und Schwachstellen in der stattfindenden Veränderung aufgedeckt werden. Das Aufdecken dieser Problempunkte versetzt alle an der Veränderung Beteiligten in die Lage, innovative Lösungen zu finden und ganzheitliche Prozesse über Fachbereiche hinaus zu implementieren. Es lohnt sich also durchaus, neben den Change Agents auch Fachpat*innen einzusetzen, damit eine Veränderung schnellstmöglich akzeptiert wird.
Power User*innen im Change Management
Power User*innen sind Mitarbeiter*innen im Unternehmen, die beispielsweise bereits neue Softwareprototypen nutzen, oder die davon überzeugt sind, dass die Einführung und der Einsatz dieser sich positiv auf ihre Arbeit auswirken wird. Als Fürsprecher*innen, die insbesondere bei technischen Projekten zum Einsatz kommen, können sie Mitarbeiter*innen dabei unterstützen ihre Ängste vor technologischen Neuerungen zu überkommen. Darüber hinaus können sie bei der Einführung und Nutzung neuer Software unterstützen, da sie deren Handhabung bereits kennen. Power User*innen können unternehmensweit helfen. Um das Wissen der Power User*innen schnell im Unternehmen zu teilen, können per Schneeballprinzip weitere Power User*innen ausgebildet werden. Beispielsweise können sie Schulungen oder eine Telefonhotline für Mitarbeiter*innen anbieten, die Schwierigkeiten mit den Veränderungen haben. Wie die Power User*innen sich vernetzen und untereinander organisieren, sollten sie klar nach außen kommunizieren, sodass das Projektteam sowie andere Mitarbeiter*innen jederzeit klare Ansprechpartner*innen haben.
Change Agents oder lieber eine andere Rolle?
Die Wahl der Change Management Rollen ist abhängig von der Art des Projekts und der Art der Organisation. Auch die zeitlichen Verfügbarkeit der Mitarbeiter*innen spielt eine große Rolle bei der effektiven Begleitung von Veränderungsprozessen.
Fazit zu den Change Management Rollen
Veränderungen werden maßgeblich von den Menschen getragen und geprägt, die von ihnen betroffen sind. Daher basiert der Erfolg einzelner Rollen im Change Management auch stark auf einem Zusammenschluss einzelner Mitarbeiter*innen. Mit der Beteiligung von Mitarbeiter*innen lässt sich durch die Übernahme verschiedener Rollen und Aufgaben der Projekterfolg sichern. In der Praxis sind die Rollen nicht immer klar voneinander abzugrenzen. Daher kann sich von Unternehmen zu Unternehmen auch der Name der Rolle unterscheiden. Tatsächlich einfach wichtig ist es, Unterstützer*innen auf sowohl menschlicher als auch fachlicher Ebene für das Projekt zu gewinnen. Falls euch das Thema Change Management interessiert und ihr wissen wollt, welche Stadien ein Change Projekt in der Regel durchlaufen muss, dann können wir euch den Artikel der die 7 Phasen der Veränderung beschreibt, empfehlen.
