Was ist Change Management?
Unter dem Begriff Change Management oder Veränderungsmanagement lassen sich Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten zusammenfassen, die Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen. Auch im Zusammenhang der Organisationsentwicklung spricht man oft von Change Management. Change Management ist hierbei ein Konzept/Ansatz, mit dem sich Prozesse besser/effizienter begleiten lassen als durch einfaches Projektmanagement. Dieser Beitrag geht auf Ursachen für Veränderungen ein, erklärt mögliche Hindernisse und Erfolgsfaktoren bei der Begleitung von Veränderungsprozessen und beleuchtet die Relevanz des Change Managements.
Auslöser für Veränderungen können sein:
- Globalisierung
- Digitalisierung
- Technische Entwicklungen/ neue Forschungsergebnisse
- Veränderte Erwartungen der Mitarbeiter*innen
- Politische Veränderungen
- Soziale Veränderungen
- Wettbewerb/ Konkurrenzverhalten
Change Prozesse repräsentieren in der heutigen Zeit in Unternehmen nicht mehr einen einzelnen Sondervorgang, der einmal jede Dekade vorkommt, sondern einen häufig auftretende Regelerscheinung. In der Praxis gibt es im Unternehmen meist ein Projekt, mit dem die Veränderung umgesetzt werden soll, bspw. ein Projekt zur technischen Einführung eines neuen Tools, das die Arbeit von Mitarbeiter*innen erleichtern soll. Alle Prozesse der globalen Veränderung, Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, System- und Prozessimplementierung oder Anpassung von Verhaltensweisen in einer Organisation sollten durch Change Management begleitet werden. Nicht immer ist eine volle Begleitung durch minutiöses Change Management erforderlich. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass manchmal eine gute, aber schlanke Kommunikation und Trainings durchaus ausreichen können. Die Wahl des besten/erfolgversprechendsten Change Management Ansatzes ist so individuell wie jedes Veränderungsprojekt.
Herausforderungen im Change Management
Nur in seltenen Fällen läuft Change Management in einem Unternehmen völlig reibungslos ab, da Veränderungen, neue Arbeitsweisen und neue Prozessabläufe immer Zeit brauchen. Immer wieder kommt es zu kleineren oder größeren Hindernissen, die auf dem Weg bis hin zur Veränderung überwunden werden müssen. Jedes Hindernis birgt auch Risiken, die Change Agents und auch das Projektteam nicht aus den Augen verlieren sollten:
Warum scheitern Change Prozesse so oft?
In der Regel sind wir Menschen Gewohnheitstiere. Wir lieben Bequemlichkeit. Vertrautes und ein Leben in unserer Komfortzone fühlen sich gut an. Change Management Projekte in Organisationen bringen diese gewonnene Vertrautheit ins Wanken und zwingen uns dazu aus unserer Komfortzone herauszutreten, Neues zu lernen und uns weiterzuentwickeln. Damit gehen oft persönliche Unsicherheiten und Ängste einher. Die Ursache eines sichtbaren Widerstands und Ablehnung neuer Strukturen, Arbeitsweisen und Tools im Change Management sind oft genau diese Unsicherheiten und Ängste der Mitarbeiter*innen. Sie fühlen sich betroffen, haben Angst um ihren Job oder davor, den neuen Anforderungen nicht mehr gewachsen zu sein.
Oft hilft es die Mitarbeiter*innen aktiv an Veränderungen zu beteiligen, damit sie sich nicht nur „betroffen“ fühlen, sondern vielmehr Lust darauf haben und Stolz sind ein Teil der Veränderung zu sein und diese mitzugestalten. Schafft ihr es Mitarbeiter*innen aktiv zu beteiligen, gewinnt ihr unter anderem Multiplikator*innen und Koalitionen für das Veränderungsprojekt in der Belegschaft. Die Verantwortung für den Erfolg des Projekts kann außerdem durch die Übernahme von Rollen im Change Management auf Mitarbeiter*innen verschiedener Unternehmensbereiche verteilt werden. So kann auch eine Rückmeldung zu den Phasen der Change Kurve dezentral aus den beteiligten Bereichen erfolgen. Zusätzlich solltet ihr euch die Frage stellen, wie lange oder intensiv ihr euch mit Change Verweigerern beschäftigt, damit das Projekt nicht ausgebremst wird.
Gründe warum Change Management Prozesse in der Praxis dennoch scheitern sind:
Fehlende Mittel für das Change Management
Um erfolgreich umgesetzt zu werden, benötigen Change Prozesse bis zum Schluss die nötigen personellen Kapazitäten und (finanziellen) Ressourcen. Bleiben diese auf halber Strecke aus, gerät der Veränderungsprozess ins Stocken und kann scheitern.
Unklares Ziel des Change Prozesses
Change Management braucht konkrete Ziele, auf die alle gemeinsam hinarbeiten, um erfolgreich zu sein. Fehlen diese oder bleiben sie bei der Kommunikation unklar, verläuft sich der Change Prozess, denn keiner erkennt den Nutzen der Umsetzung.
Schlechte Erfahrungen mit Change Management
Change Management ist keine einmalige Sache. Veränderungen gehören zum Arbeitsleben. Immer wieder stehen Organisationen vor der Herausforderung überlebensnotwendige Veränderungen umzusetzen. Werden damit aber schlechte Erfahrungen gemacht (in Form von Halbherzigkeit oder Aktionismus), sinkt die Motivation und Bereitschaft der Mitarbeiter*innen, den Prozess mitzugestalten, rapide.
Widersprüchliche Interessen
Diskussionen gehören zum Change Management dazu, müssen aber konstruktiv und produktiv bleiben. Auch unendliche Diskussionen solltet ihr vermieden, denn eine Entscheidung ist notwendig, damit der Prozess beginnt. Bleiben zu viele verschiedene Meinungen und Interessen bestehen, regiert das Chaos und der Veränderungsprozess scheitert langfristig.
Ignorieren von Feedback
Change Management ist ein Prozess, keine Schablone mit nur einer Lösung. Fehlt während des Veränderungsprozesses die nötige Flexibilität und werden Erfahrungen ignoriert, sinkt nicht nur die Motivation der an der Veränderung beteiligten Mitarbeiter*innen. Auch die Veränderung selbst bleibt suboptimal und bringt somit in der Praxis nicht die erhofften Lösungen mit sich.
Unsichtbare Erfolge
Sichtbarer Fortschritt ist für die konstante Motivation aller Beteiligten unerlässlich. Der Nutzen des Projekts muss für alle spür- und sichtbar werden und das fortlaufend, sonst gerät der Umsetzungsprozess ins Stocken. Eine permanent offene interne Kommunikation ist hierfür essenziell.
Was haben erfolgreiche Change Managementprozesse gemein?
Bei Change Management Prozessen, die erfolgreich umgesetzt werden, sind meist folgende drei Aspekte besonders gut gelungen und können als Change Management Erfolgsfaktoren festgehalten werden:
Change Management Erfolgsfaktor interne Kommunikation
Einbeziehung der Mitarbeiter*innen sorgt für ein Gefühl von Transparenz. Dabei können Kommunikation und Austausch zu den bevorstehenden Veränderungen Akzeptanz bei der Belegschaft schaffen und auch für noch unentschlossene Mitarbeiter*innen zu einem Stimmungswandel führen und überzeugend wirken.
Wichtig sind bei der internen Kommunikation:
Wichtig ist hierbei außerdem die Wahl eines geeigneten, Kommunikationsträgers und Kommunikationskanals. Ist euer Unternehmen beispielsweise eher hierarchisch aufgebaut, so solltet ihr bestimmte Informationen durch die Geschäftsführung kommunizieren lassen, um die nötige Ernsthaftigkeit des Ziels des Change-Vorhabens zu kommunizieren. Bei kleineren Unternehmen mit agileren Organisationsformen ist dies nicht unbedingt nötig.
Change Management Erfolgsfaktor zeitliche Planung
Die zeitliche Planung kann ebenfalls ausschlaggebend für den Erfolg eines Change Management Prozesses sein. Es empfiehlt sich daher mehr zeitlichen Puffer einzubauen, damit die Mitarbeiter*innen den Change Management Prozess ohne Zeitdruck und Stress durchlaufen können. Maßnahmen müssen je nach Zeitpunkt unterschiedlich intensiv sein. Ein Change kann oftmals mehrere Jahre dauern. Insbesondere in der Anfangsphase müsst ihr deutlich mehr in begleitende Maßnahmen investieren als gegen Ende des Veränderungsprozesses. Eine gewisse Kontinuität an begleitenden Maßnahmen ist jedoch in jedem Fall empfehlenswert.
Change Management Erfolgsfaktor Akzeptanz
Nicht nur auf Führungsebene muss Akzeptanz für die Veränderung geschaffen werden, sondern auch bei den Mitarbeiter*innen des Unternehmens. Durch investierte Zeit sowie Aufklärungs- und Schulungsangebote können Hemmschwellen für Akzeptanz abgebaut werden. Mitarbeiter*innen fällt es dann leichter die anstehenden Veränderungen zu akzeptieren.
Fazit Change Management
Jeder Change Prozess ist individuell und trotz der vielseitigen Ansätze des Change Managements und auch der oben benannten Erfolgsfaktoren, gibt es keine Möglichkeit Veränderungen standardisiert umzusetzen. Die individuelle Begleitung von Veränderungsprojekten durch erfahrene Change-Agents aus den eigenen Reihen oder als externe Dienstleister*innen hilft dabei Veränderungsprozesse erfolgreich umzusetzen. Wir bei nativDigital haben bereits eine Vielzahl an Veränderungen erfolgreich begleitet und stehen euch gerne auch mit unserer Expertise als Ideengeber*innen, Wegbegleiter*innen und Partner*innen zur Seite. Schreibt uns doch einfach!
