Getting Things Done ist eine Selbstmanagement Methode für ein besseres Zeitmanagement und die eigene Produktivitätssteigerung. In unserer eng getakteten Welt kommt schnell ein Gefühl von Überforderung auf. Ständig kreist unser Kopf um all unsere To Do’s, die wir im privaten und beruflichen Leben zu erledigen haben und darum, diese ja nicht zu vergessen. Wenn dann mal eine Stunde Zeit zum Abarbeiten von Aufgaben ist, braucht man erstmal ein paar Minuten, um diese zu sortieren und um eine zu identifizieren, für die man die freie Zeit nun sinnvoll nutzen kann. Wenn es euch auch häufiger so geht, könnte euch die Getting Things Done Methode helfen.
Was ist die Getting Things Done Methode?
Der Coach und Autor David Allen hat die Methode entwickelt und 2001 in seinem Buch „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ veröffentlicht. Das Vorgehen basiert auf dem Grundprinzip, dass alle Aufgaben, Verpflichtungen, Ideen und sonstige Dinge, die man beruflich oder privat tun möchte, schriftlich notiert werden. Damit soll erreicht werden, dass man sich nicht ständig daran erinnern muss, diese Aufgaben zu erledigen. So ist der Kopf frei für die tatsächliche Abarbeitung der To Do-Liste. Außerdem kann man in Ruhephasen besser entspannen und abschalten.
Die 5 Schritte von Getting Things Done
Schritt 1: Erfassen
Alle Aufgaben, Termine und Ideen werden in sogenannten Eingangskörben gesammelt. Beim Füllen der Eingangskörbe betrachtet ihr euer gesamtes Leben, also beruflich und privat. Dabei könnt ihr nicht nur Aufgaben erfassen, die ihr aus einer Verpflichtung heraus tut. Ebenso auch Dinge, die ihr aus eurer eigenen Motivation tut. Wenn es euch beispielsweise wichtig ist, ein bestimmtes Buch zu lesen oder Freund*innen etwas Gutes zu tun, gehört das auch zur Sammlung.
Ihr könnt diese Dinge digital oder analog sammeln aber am besten an einem festen Ort. Denkbar sind z.B. ein physisches oder digitales Notizbuch, z.B. Google Keep und Microsoft OneNote oder ein Tool wie Microsoft To Do. Legt euch ruhig mehrere Eingangskörbe an. Das hilft euch dabei, die Punkte thematisch zu trennen. Wenn ihr mit der Getting Things Done Methode beginnt, sammelt ihr einmal initial all eure To Dos und fügt dann laufend weitere hinzu.
Schritt 2: Durcharbeiten
Für das Durcharbeiten eurer To Dos schlägt die Getting Things Done Methode eine Entscheidungshilfe vor. Es geht vor allem darum, dass ihr euch zu jedem Punkt darüber klar werdet, was das Ziel ist und was die nächsten Schritte sind. Durch das digitale oder analoge Erfassen der Aufgaben werden eure To Do’s planbar. Stellt euch beim Durcharbeiten jeder Aufgabe die Frage: „Kann ich aktuell etwas dafür tun?“. Wenn ihr diese Frage mit „Ja“ beantworten könnt, fragt ihr euch als nächstes, ob die Bearbeitung in weniger als 2 Minuten möglich ist. Wenn ihr auch hier mit „Ja“ antwortet, erledigt ihr diese Dinge sofort. Alles weitere schreibt ihr erneut auf eine To Do Liste oder delegiert die Aufgabe ggf. an eine andere Person.
Es ist wichtig, dass ihr zu jedem To Do eine Entscheidung trefft und es nicht zurück in einen Eingangskorb legt. Wir haben euch das Vorgehen noch einmal veranschaulicht:
Tipp: Schreibt auf eure To Do Liste nur ganz konkrete Aufgaben. Dafür ist es wichtig, dass ihr im zweiten Schritt, wie oben beschrieben, die Punkte in euren Eingangskörben hinterfragt. Wenn eine Aufgabe aus mehreren Teilschritten besteht, schreibt all diese Schritte auf. Wollt ihr z.B. ein bestimmtes Gericht kochen, bringt es euch nichts, einkaufen zu gehen, ohne vorher das Rezept gelesen zu haben.
Außerdem soll jedes To Do direkt ausführbar sein. Wenn ihr merkt, dass ihr nicht wisst, was das Ergebnis sein soll oder wie ihr die Aufgabe genau angehen wollt, überlegt, welche To Do’s ihr erst erledigen müsst, um das herauszufinden. Durch die Formulierung von Aufgaben in konkreten To Do’s werden diese planbar, sodass ihr den genauen Zeitaufwand besser abschätzen könnt.
Beantwortet ihr die Frage „Kann ich aktuell etwas dafür tun?“ mit „Nein“, klärt ihr die Relevanz der Aufgabe. Je nachdem, wie eure Einschätzung ausfällt, könnt ihr diese Aufgabe streichen. Am Besten auf eine „Irgendwann zu erledigen“ Liste setzen oder als Referenz ablegen. Wichtig ist, dass ihr diese Liste regelmäßig betrachtet und die Aufgaben auf eure To Do Liste setzt, wenn ihr sie nun doch erledigen könnt.
Schritt 3: Organisieren
In diesem Schritt sortiert und organisiert ihr die To Do Liste aus dem zweiten Schritt. Also die Aufgaben, die ihr bearbeiten könnt. Die Getting Things Done Methode sieht eine Organisation nach drei Aspekten vor.
Dabei könnt ihr Aufgaben in mehrere dieser Organisationsarten schreiben. Beispielsweise können innerhalb eines Projekts konkrete Termine anfallen, die ihr in euren Kalender schreibt.
Schritt 4: Durchsehen
Die Getting Things Done Methode empfiehlt, regelmäßig eure To Do Liste und euren Terminkalender zu checken. Da sich äußere Umstände häufig kurzfristig ändern und Termine verschoben werden, macht ihr dies am besten in Form einer Tagesplanung oder mehrmals täglich, um das nächste To Do auszuwählen.
Außerdem sieht Getting Things Done vor, dass ihr jede Woche ein Review eurer To Dos macht. Das könnt ihr zum Beispiel am Wochenanfang dazu nutzen, um euch einen Überblick über die kommende Woche zu verschaffen. So bringt ihr euer Organisationssystem auf einen aktuellen Stand. Aktualisiert eure Eingangskörbe und überprüft all eure Listen. Sortiert neue Punkte in die Listen und Termine in den Kalender ein. Im Anschluss schaut ihr auf eurer „Irgendwann“ Liste nach, ob sich Aufgaben davon nun doch erledigen lassen.
Zusätzlich könnt ihr z.B. monatlich einen Blick auf eure Ziele werfen und überprüfen, ob eure Aktivitäten darauf einzahlen. Das hilft euch dabei, gezielt Aufgaben in eure Eingangskörbe aufzunehmen, die zur Erreichung eurer Ziele nötig sind. Hier kann das Kommunikationstool “Golden Circle” euch dabei fördern.
Schritt 5: Durchführen
Im letzten Schritt der Getting Things Done Methode geht es um die Umsetzung der Aufgaben. Dabei stehen alle Termine in eurem Kalender und alle To Do’s in euren Projekt- und Kontextlisten. Bei der Entscheidung, welche Aufgabe ihr als nächstes erledigt, solltet ihr immer die aktuellen Prioritäten sowie eure verfügbare Zeit berücksichtigen.
Getting Things Done ist erstmal komplex aber funktioniert
Die Gettings Things Done Methode eignet sich vor allem, wenn ihr in vielen verschiedenen Projekten eingebunden seid. Manchmal kann es hier schwer sein den Überblick zu behalten. Ein Vorteil der Methode ist, dass ihr keine strikte Trennung zwischen beruflichen und privaten Aufgaben vornehmt. Wenn ihr den Einstieg erstmal gefunden habt und euch an die Methode gewöhnt habt, kann sie euch helfen. So könnt ihr den Kopf frei bekommen und euch auf das Wesentliche fokussieren.
Wie bei jeder Methode ist es auch bei Getting Things Done wichtig, das Vorgehen an eure Herausforderungen und Bedürfnisse anzupassen. Im besten Falle diese ggf. mit weiteren Selbstmanagement Methoden zu erweitern. Fällt es euch z.B. schwer, eure Aufgaben zu priorisieren, solltet ihr euer Vorgehen mit weiteren Methoden unterstützen. Insgesamt eignet sich die Methode für nahezu jede*n und wird nicht zu Unrecht weltweit von vielen Menschen praktiziert.
