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Kanban Methode – Wie man Aufgaben visualisiert

Immer mehr Teams setzten bei der Zusammenarbeit auf Kanban. Neben der Scrum Methode ist die Kanban Methode eine der bekanntesten Möglichkeiten der Zusammenarbeit im agilen Projektmanagement.

Was ist Kanban?

Das Kanban System wurde ursprünglich von Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt. Dabei fokussierte er sich auf ein Pull-System bei der Produktion. Ziel war es, die Produktion auf Kundennachfragen auszurichten, um enorme Lagerkapazitäten zu vermeiden.

Das Wort „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Karte“ oder „Tafel“. Diese Übersetzung trifft einen wichtigen Kern der Methodik. Bei der Arbeit mit einem Kanban Board wird mit (Papier)-Karten oder digitalen Karten gearbeitet. Im Kern steht Kanban für eine Arbeitsweise, die einen Prozessablauf visualisiert und dem Pull-Prinzip folgt. Die Arbeit wird dabei auf Karten dokumentiert und folgt einem klaren Prozess (Kanban Board), bis eine Aufgabe als erledigt angesehen wird.

Wie funktioniert die Kanban Methode?

Die Kanban Methode basiert auf Visualisierung. Diese Visualisierung erreichen wir, wenn wir unsere Aufgaben sichtbar machen. Dazu wird ein Board verwendet, das sogenannte Kanban Board oder Dokumentationsboard. Dieses Board kann sowohl physisch sein, z.B. ein Whiteboard, oder digital, z.B. ein Tool wie Trello oder Azure DevOps.

Das Kanban Board zeigt Aufgaben, die noch zu erledigen sind, Aufgaben, die gerade in Bearbeitung sind und Aufgaben, die bereits abgeschlossen sind.

6 Kanban Praktiken und Regeln

Der Kanban Methode liegen einige Regeln und Praktiken zugrunde, die ihr für eine erfolgreiche Umsetzung beherzigen solltet. Diese Grundregeln solltet ihr mit eurem gesamten Team besprechen. Sie helfen euch insbesondere, wenn ihr zum ersten Mal damit arbeiten.

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1. Arbeit visualisieren

Die Prozessschritte in unterschiedlichen Spalten (z.B. Ideen, To Do, Analyse, Entwicklung, Test, Erledigt), müssen für alle im Team sichtbar sein. Dazu visualisiert ihr die Arbeit auf einem Kanban Board. Die Aufgaben haltet ihr dabei auf Post-its oder Karten fest. Diese "schiebt" ihr während des Projektsprints/ während des Arbeitsablaufs von links nach rechts weiter bis die Aufgabe vollständig erledigt ist.

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2. Aufgaben begrenzen

In der Arbeit mit der Kanban Methode verwendet ihr sogenannte WIP-Limits. WIP steht dabei für „Work in Progress“. Übersetzt heißt das, dass die Anzahl der Aufgaben je Spalte begrenzt sind. Wenn ihr weitere Aufgaben bearbeiten wollt, müsst ihr erst bestehende Aufgaben abschließen. Dadurch legt ihr den Fokus auf die Erledigung der Aufgaben.

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3. Workflow managen

Damit ihr euer Kanban System verbessern könnt, müsst ihr bestimmte Zeiten und Daten messen. Beispiele können folgende sein:

  • Warteschlangenzeit (wie lange braucht eine Aufgabe bis sie bearbeitet wird?)
  • Durchlaufzeit (wie lange braucht eine Aufgabe bis sie erledigt ist?)

Die Daten helfen euch, euer Kanban System zu verbessern.

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4. Regeln sichtbar machen

Alle Regeln und Erklärungen müssen im Team explizit gemacht werden. Das heißt ihr definieret, was der Begriff „Done“ oder „Erledigt“ bedeutet. Wann genau ist eine Aufgabe erledigt? Was müsst ihr dafür tun? Wir empfehlen euch für die einzelnen Spalten wie „Idee“ oder „To Do“ die Bedeutung zu klären, damit ihr ein gemenisames Verstädnis habt.

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5. Feedbackschleifen einführen

Bei der Zusammenarbeit ist es wichtig, dass ihr euch regelmäßig Zeit nehmen für Feedback. Durch Feedback zu eurem System, eurer Zusammenarbeit oder verbessert ihr euch stetig. Dabei können ihr eine Retrospektive nutzen oder auch ein Daily Stand Up.

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6. Verbesserung erkennen

Die Kanban Methode lebt davon, dass sie kontinuierlich verbessert wird. Nur wenn ihr eure Arbeitsweise kontinuierlich verbessert, seid ihr als Team auch langfristig mit Kanban zufrieden. Daher ist es wichtig, dass ihr Maßnahmen z.B. aus der Retrospektive ableitet und diese auch umsetzt.

Das Kanban Board

Das Herzstück der Kanban Methode ist das Kanban Board. Das Board entwickelt sich mit der Nutzung ebenfalls weiter. Teams starten häufig mit der klassischen 3 Spalten Variante. To Do, Doing und Done. Wir erleben, dass mit der weiteren Nutzung die Aufgabenboards „mitwachsen“. Wichtig bei der Arbeit mit dem Board ist, keine Vorlage zu nutzen, sondern die Spalten an die eurer Arbeit anzupassen.

Whiteboards sind die häufigste Wahl, wenn es um das Visualisieren des Boards geht. Digitale Kanban Boards helfen immer dann, wenn nicht alle von euch am selben Ort arbeiten. Das Board sollte jederzeit für alle bei der Arbeit zugänglich und gut sichtbar sein.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass ein Board zu Beginn wie folgt aussehen könnte. Es besteht dabei aus 5 Spalten:

  • Ideen/Backlog - hier sammelt ihr alle Aufgaben, die ihr noch nicht eingeplant habt. So vergesst ihr nichts
  • To Do/Priorisiert - hier sind alle Aufgaben, die ihr bearbeiten wollt. Unsere Empfehlung ist, die Aufgabe ebenfalls zu priorisieren und immer "von oben" abzuarbeiten.
  • Doing/in Bearbeitung - alle Aufgaben, die ihr gerade bearbeitet, könnt ihr hier auf einem Blick sehen.
  • Review/Feedback - sobald sich Aufgaben hier befinden, werden sie von jemanden aus dem Team gereviewt.
  • Done/Erledigt - hier sammelt ihr alle Aufgaben, die ihr bereits erledigt haben.

Einsatzgebiete der Kanban Methode

Die Kanban Methode wird häufig in der Projektarbeit eingesetzt. Einzelne Teammitglieder aktualisieren selbstständig, fortlaufend den Fortschritt der Aufgaben. So ist das Board immer auf dem aktuellen Stand. Durch die Visualisierung können auch Außenstehende den Fortschritt erkennen und die Transparenz im Team ist ebenfalls erhöht.

Kanban Boards sind häufig in folgenden Bereichen zu finden:

  • Kleine Teams oder Abteilungen
  • Projektteams
  • IT-Entwicklung
  • Vertrieb
  • Produktentwicklung

Die Kanban Methode eignet sich vor allem für geschlossene Projekte oder Aufgaben. Sobald ein Team an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, ist unsere Empfehlung das sogenannte Scrumban – also eine Mischung aus Scrum und Kanban – anzuwenden.

Die Kanban Methode im Überblick

Für den Einsatz von Kanban wird ein Board mit Spalten (Prozessablauf) benötigt. Jede Spalte bekommt ein Limit für die Anzahl an parallelen Aufgaben (WIP-Limit). Das Board wird von links nach rechts bearbeitet. In Regelmäßigen Abständen (2-4 Wochen) finden Feedbacktermine statt, die euch helfen, das Kanban System zu verbessern.

Die Kanban Methode hilft euch, eure Arbeit zu visualisieren und eure Arbeit ein Stück weit auch agil zu gestalten.

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Autor:in

Kristina Lizenberger

Kristina ist systemische Beraterin und setzt sich für Führung von morgen ein. Sie liebt Methoden und Tools. Das werdet ihr spätestens in der Zusammenarbeit mit ihr merken.

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