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Immer mehr Teams setzten bei der Zusammenarbeit auf Kanban. Neben der Scrum Methode ist die Kanban Methode eine der bekanntesten Möglichkeiten der Zusammenarbeit im agilen Projektmanagement.

Was ist Kanban?

Das Kanban System wurde ursprünglich von Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt. Dabei fokussierte er sich auf ein Pull-System bei der Produktion. Ziel war es, die Produktion auf Kundennachfragen auszurichten, um enorme Lagerkapazitäten zu vermeiden.

Das Wort „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Karte“ oder „Tafel“. Diese Übersetzung trifft einen wichtigen Kern der Methodik. Bei der Arbeit mit einem Kanban Board wird mit (Papier)-Karten oder digitalen Karten gearbeitet. Im Kern steht Kanban für eine Arbeitsweise, die einen Prozessablauf visualisiert und dem Pull-Prinzip folgt. Die Arbeit wird dabei auf Karten dokumentiert und folgt einem klaren Prozess (Kanban Board), bis eine Aufgabe als erledigt angesehen wird.

Wie funktioniert die Kanban Methode?

Die Kanban Methode basiert auf Visualisierung. Diese Visualisierung erreichen wir, wenn wir unsere Aufgaben sichtbar machen. Dazu wird ein Board verwendet, das sogenannte Kanban Board oder Dokumentationsboard. Dieses Board kann sowohl physisch sein, z.B. ein Whiteboard, oder digital, z.B. ein Tool wie Trello oder Azure DevOps.

Das Kanban Board zeigt Aufgaben, die noch zu erledigen sind, Aufgaben, die gerade in Bearbeitung sind und Aufgaben, die bereits abgeschlossen sind.

Kanban Board

6 Kanban Praktiken und Regeln

Der Kanban Methode liegen einige Regeln und Praktiken zugrunde, die wir für eine erfolgreiche Umsetzung beherzigen sollten. Diese Grundregeln sollten wir mit dem gesamten Team besprechen. Sie helfen uns insbesondere, wenn wir zum ersten Mal damit arbeiten.

Das Kanban Board

Das Herzstück der Kanban Methode ist das Kanban Board. Das Board entwickelt sich mit der Nutzung ebenfalls weiter. Teams starten häufig mit der klassischen 3 Spalten Variante. To Do, Doing und Done. Wir erleben, dass mit der weiteren Nutzung die Aufgabenboards „mitwachsen“. Wichtig mit der Arbeit mit dem Board ist, keine Vorlage zu nutzen, sondern die Spalten an die eigene Arbeit anzupassen.

Whiteboards sind die häufigste Wahl, wenn es um das Visualisieren des Boards geht. Digitale Kanban Baords helfen immer dann, wenn nicht alle Teammitglieder am selben Ort arbeiten. Das Board sollte jederzeit für alle bei der Arbeit zugänglich und gut sichtbar sein.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass ein Board zu Beginn wie folgt aussehen könnte. Es besteht dabei aus 5 Spalten:

  • Ideen/Backlog – hier sammeln wir alle Aufgaben, die wir noch nicht eingeplant haben. So vergessen wir nichts.

  • To Do/Priorisiert – hier sind alle Aufgaben, die wir bearbeiten wollen. Unsere Empfehlung ist, die Aufgaben ebenfalls zu priorisieren und immer „von oben“ abzuarbeiten.

  • Doing/in Bearbeitung – alle Aufgaben, die wir gerade bearbeiten, können wir hier auf einem Blick sehen.

  • Review/Feedback – sobald sich Aufgaben hier befinden, werden sie von jemanden aus dem Team gefeedbackt.

  • Done/Erledigt – hier sammeln wir alle Aufgaben, die wir bereits erledigt haben.

Aufbau eines Kanban Boards mit WIP Limit

Einsatzgebiete der Kanban Methode

Die Kanban Methode wird häufig in der Projektarbeit eingesetzt. Einzelne Teammitglieder aktualisieren selbstständig fortlaufend den Fortschritt der Aufgaben. So ist das Board immer auf dem aktuellen Stand. Durch die Visualisierung können auch Außenstehende den Fortschritt erkennen und die Transparenz im Team ist ebenfalls erhöht.

Kanban Boards sind häufig in folgenden Bereichen zu finden:

  • Kleine Teams oder Abteilungen
  • Projektteams
  • IT-Entwicklung
  • Vertrieb
  • Produktentwicklung

Die Kanban Methode eignet sich vor allem für geschlossene Projekte oder Aufgaben. Sobald ein Team an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, ist unsere Empfehlung das sogenannte Scrumban – also eine Mischung aus Scrum und Kanban – anzuwenden.

Die Kanban Methode im Überblick

Für den Einsatz von Kanban wird ein Board mit Spalten (Prozessablauf) benötigt. Jede Spalte bekommt ein Limit für die Anzahl an parallelen Aufgaben (WIP-Limit). Das Board wird von links nach rechts bearbeitet. In Regelmäßigen Abständen (2-4 Wochen) finden Feedbacktermine statt, die dem Team helfen, das Kanban System zu verbessern.

Die Kanban Methode hilft dabei, die Arbeit zu visualisieren und die Arbeit ein Stück weit auch agil zu gestalten.