Microsoft Forms ist ein Online-Umfragetool, das in einer Vielzahl von Microsoft 365 Lizenzen enthalten ist. Damit könnt ihr sehr einfach und schnell Umfragen & Tests erstellen, die ihr sowohl intern im Unternehmen oder Team, aber auch extern teilen könnt.

Wer kann Microsoft Forms nutzen?

Das Umfragetool ist Teil des O365 Angebots und in folgenden Lizenzen enthalten und kostenfrei nutzbar:

  • Office 365 Education
    • A1 Plus
    • A4
  • Microsoft 365 Apps for Business
    • Business Basic
    • Business Premium
    • Apps for Enterprise
    • E1, E3 und E5
  • Persönliche Microsoft Konten wie Hotmail, Live oder Outlook.com

Für die Teilnahme an einer Umfrage ist kein Microsoft Konto notwendig. Die Teilnahme erfolgt über einen Link zu einer Webadresse.

Wofür kann Microsoft Forms genutzt werden?

Microsoft Forms könnt ihr für Umfragen aller Art wie Zufriedenheitsanalyse, Feedback zu Trainings- und Schulungen oder als digitalen Fragebogen für neue Produkte nutzen. Zusätzlich können auch Quiz erstellt werden. Diese könnt ihr beispielsweise für ein digitales Teamevent nutzen oder ein Spiele-Quiz organisieren.

Neben dem Unternehmenskontext ist auch der Bereich Bildung (Schulen, Universitäten etc.) ein prädestiniertes Anwendungsfeld für Microsoft Forms. Es hilft Lehrkräften dabei, Prüfungen oder Tests digital zu stellen, sowie Hausaufgaben digital einzusammeln und zu korrigieren.

Forms bietet zusätzlich eine integrierte Analysefunktion. So könnt ihr eure Ergebnisse direkt auswerten. Alle Daten könnt ihr auch nach Excel exportieren, um dort im Anschluss mit den Ergebnissen weiterzuarbeiten.

Wie wird eine Umfrage erstellt?

Für eure erste Umfrage müsst ihr euch bei Microsoft Forms anmelden. Dort habt ihr die Auswahl zwischen einem Formular (Umfrage) oder einem Quiz.

Umfrage anlegen

Microsoft Forms Überblick

Nach dem Erstellen einer Umfrage, könnt ihr den Titel festlegen sowie eine Beschreibung für eure Umfrage anlegen. Beschreibungen helfen dabei den Teilnehmer*innen weitere Informationen über eure Umfrage zu geben. Interessante Informationen könnten z.B. folgende sein:

  • Wofür werden die Ergebnisse verwendet?

  • Werden die Ergebnisse anonym verfasst?

  • Wer erhebt die Antworten?

  • An wen können sich Teilnehmer*innen bei Fragen wenden?

  • Vorgesehene Dauer der Umfrage

Fragen anlegen

Nach dem Festlegen eurer Beschreibung könnt ihr euch nun dem Inhalt eurer Umfrage widmen. Das Anlegen von Fragen erfolgt immer über die Schaltfläche „+ Neue Frage hinzufügen“.

Neue Frage hinzufügen mit Microsoft Forms

Dabei könnt ihr folgende Formate wählen:

  • Auswahl
    • Frage mit Antwortoptionen
  • Text
    • Freies Textfeld für Antworttext
  • Bewertung
    • Bewertung mittels Sternevergabe oder Zahlen
  • Datum
    • Frage mit Datums-Antwortoption
  • Rangfolge
    • Sortierung von bestehenden Antwortoptionen
  • Likert
    • Matrix mit Auswahlfeldern und Bewertungsoptionen
  • Dateiupload
    • Teilnehmer*innen können Dateien hochladen
  • Net Promoter Score
    • Empfehlungsscore

Außerdem könnt ihr über die Schaltfläche Abschnitte anlegen. So könnt ihr eure Umfragen optisch unterteilen und für Teilnehmer*innen besser strukturieren. Das kann z.B. helfen um im ersten Bereich persönliche Daten, wie Alter, Geschlecht und Wohnort und im weiteren Abschnitt die Antworten auf eure Fragen zu sammeln sowie im letzten Abschnitt Feedback zu platzieren.

Fragen formatieren

Pflichtfelder

Alle Fragen könnt ihr als erforderlich markieren. Damit wird die Frage zum Pflichtfeld und die Umfrage kann nicht abgeschlossen werden, solange nicht alle erforderlichen Fragen beantwortet sind.

Untertitel und Verzweigungen

Jede Frage kann mit einem Untertitel oder einer Verzweigung formatiert werden. Ein Untertitel hilft dabei, die Frage genauer zu beschreiben oder z.B. eine Situation zu beschreiben, auf die sich die Frage bezieht. Mit einer Verzweigung könnt ihr nachfolgende Fragen steuern. Sobald Teilnehmer*innen eine bestimmte Antwort auswählen, wird eine spezifische, vorher festgelegte Anschlussfrage angezeigt.

Untertitel und Verzweigungen in Microsoft Forms

Dabei habt ihr die Möglichkeit bestimmte Fragen auszuwählen oder die Umfrage nach einer bestimmten Antwort zu beenden.

Medien und Bilder

Ihr könnt zu den Fragen auch Medien, wie z.B. Bilder, hinterlegen. Dazu klickt ihr auf das Bild-Symbol und nutzt entweder die Bing-Bilder-Suche oder hinterlegt eure eigenen Bilder.

Design anpassen bei Microsoft Forms

Design anpassen

Um eurer Umfrage einen Wiedererkennungswert zu geben, könnt ihr das Layout anpassen. Dazu stellt Microsoft fertige Designvorschläge zur Verfügung oder ihr legt eure eigenen an. Zum Beispiel kann man hier ein Hintergrundbild hochladen oder eure Unternehmensfarbe hinterlegen.

Design bei Microsoft Forms

Vorschau eurer Umfrage

Ihr könnt euch eure Umfrage jederzeit in der Vorschau anschauen, indem ihr auf die Schaltfläche „Vorschau“ klickt. So seht ihr, wie Teilnehmer*innen eure Umfrage am Laptop oder auf dem Mobiltelefon sehen. Wir nutzen die Vorschau, um den letzten Feinschliff unserer Umfragen vorzunehmen. In der Vorschau fallen z.B. oftmals noch Tippfehler auf.

Wie kann eine Umfrage geteilt werden?

Wenn ihr eure Umfrage erstellt habt, diese aber mit Kolleg*innen oder anderen Personen teilen wollt, die ebenfalls Anpassungen vornehmen sollen, könnt ihr das über den Bereich „Für Zusammenarbeit teilen“ tun. So könnt ihr gemeinsam an einer Umfrage arbeiten.

Wenn ihr eure Umfrage finalisiert habt, könnt ihr diese mit Teilnehmer*innen teilen. Dazu klickt ihr im Menüband auf die Schaltfläche „Teilen“.

Umfrage teilen

Hier könnt ihr zwischen einer öffentlichen Umfrage oder einer Umfrage innerhalb eurer Organisation wählen.

Eine öffentliche Umfrage wäre sinnvoll, wenn ihr z.B. eine Befragung mit Kund*innen machen wollt. In diesem Fall kann jede*r mit dem Link antworten. Wenn diese Einstellung nicht möglich ist, müsst ihr euch an eure IT/Admin wenden, damit diese ggf. freigeschaltet wird.

Zum Teilen der Umfrage habt ihr folgende technische Möglichkeiten:

  • Link
  • QR-Code
  • Einbinden als Code
  • E-Mail

Tipps für eure Umfragen mit Microsoft Forms

Wir empfehlen euch, eure Umfragen nicht mit zu vielen Fragen zu überladen. Je länger eine Umfrage dauert, desto eher neigen Teilnehmer*innen dazu die Umfrage nicht abzuschließen. Wir empfehlen eine Umfragedauer zwischen 3 und 9 Minuten um die Teilnehmer*innen dazu zu bewegen an der Umfrage teilzunehmen. Versucht in der Umfrage möglichst wichtige Fragen weit vorne zu platzieren. Wenn ihr wirklich wichtige Informationen abfragt, dann markiert diese Frage unbedingt als erforderlich. Achtet jedoch darauf, dass euer Fragebogen nicht nur aus erforderlichen Fragen besteht.  Teilnehmer*innen sollen für sich selbst entscheiden können, welche Informationen sie teilen möchten.

Microsoft Forms in Teams nutzen

Wie viele andere Anwendungen auch, lässt sich Forms in den zentralen Arbeitsplatz in Teams einbinden. Dazu musst du zunächst Forms über die Apps hinzufügen. Dann kannst du über „Neue Unterhaltung“ mit Klick auf „…“ Forms auswählen.

Teams Integration MS Forms

In Teams ist die Funktionalität von Forms eingeschränkt. Hier kannst du lediglich eine Frage eingeben und so zu dieser Frage eine Abstimmung im Teams machen und schnell ein Ergebnis erhalten:

Abstimmungen Teams

Fazit

Microsoft Forms ist sowohl im Unternehmens- als auch im Bildungskontext ein sehr hilfreiches Tool . Wenn ihr sowieso schon eine Microsoft 365 Lizenz habt, ist Forms eine gute Wahl im Vergleich mit bekannten Umfragetools. Microsoft Forms zeigt, wie vielfältig das Microsoft 365 Paket ist. Neben klassischen Anwendungen wie Outlook, Teams und Office Anwendungen, habt ihr noch viele weitere Möglichkeiten die eigene Arbeit sowie die Zusammenarbeit im Team zu organisieren und wirklich effizient zu gestalten. Für einen Überblick über die Möglichkeiten mit Microsoft 365 schaut doch mal auf unsere Toolmap.

Eure Umfragen könnt ihr unter forms.office.com erstellen.

Umfrage anlegen

Microsoft Forms Überblick

Nach dem Erstellen einer Umfrage, könnt ihr den Titel festlegen sowie eine Beschreibung für eure Umfrage anlegen. Beschreibungen helfen dabei den Teilnehmer*innen weitere Informationen über eure Umfrage zu geben. Interessante Informationen könnten z.B. folgende sein:

  • Wofür werden die Ergebnisse verwendet?
  • Werden die Ergebnisse anonym erfasst?
  • Wer erhebt die Antworten?
  • An wen können sich Teilnehmer*innen bei Fragen wenden?
  • Vorgesehene Dauer der Umfrage

Nach dem Festlegen eurer Beschreibung könnt ihr euch nun dem Inhalt eurer Umfrage widmen. Das Anlegen von Fragen erfolgt immer über die Schaltfläche „+ Neue Frage hinzufügen“.

Neue Frage hinzufügen mit Microsoft Forms

Dabei könnt ihr folgende Formate wählen:

  • Auswahl
    • Frage mit Antwortoptionen
  • Text
    • Freies Textfeld für Antworttext
  • Bewertung
    • Bewertung mittels Sternevergabe oder Zahlen
  • Datum
    • Frage mit Datums-Antwortoption
  • Rangfolge
    • Sortierung von bestehenden Antwortoptionen
  • Likert
    • Matrix mit Auswahlfeldern und Bewertungsoptionen
  • Dateiupload
    • Teilnehmer*innen können Dateien hochladen
  • Net Promoter Score
    • Empfehlungsscore

Außerdem könnt ihr über die Schaltfläche Abschnitte anlegen. So könnt ihr eure Umfragen optisch unterteilen und für Teilnehmer*innen besser strukturieren. Das kann z.B. helfen um im ersten Bereich persönliche Daten, wie Alter, Geschlecht und Wohnort und im weiteren Abschnitt die Antworten auf eure Fragen zu sammeln sowie im letzten Abschnitt Feedback zu platzieren.

Pflichtfelder

Alle Fragen könnt ihr als erforderlich markieren. Damit wird die Frage zum Pflichtfeld und die Umfrage kann nicht abgeschlossen werden, solange nicht alle erforderlichen Fragen beantwortet sind.

Untertitel und Verzweigungen

Jede Frage kann mit einem Untertitel oder einer Verzweigung formatiert werden. Ein Untertitel hilft dabei, die Frage genauer zu beschreiben oder z.B. eine Situation zu beschreiben, auf die sich die Frage bezieht. Mit einer Verzweigung könnt ihr nachfolgende Fragen steuern. Sobald Teilnehmer*innen eine bestimmte Antwort auswählen, wird eine spezifische, vorher festgelegte, Anschlussfrage angezeigt.

Untertitel und Verzweigungen in Microsoft Forms

Dabei habt ihr die Möglichkeit bestimmte Fragen auszuwählen oder die Umfrage nach einer bestimmten Antwort zu beenden.

Medien und Bilder

Ihr könnt zu den Fragen auch Medien, wie z.B. Bilder, hinterlegen. Dazu klickt ihr auf das Bild-Symbol und nutzt entweder die Bing-Bilder-Suche oder hinterlegt eure eigenen Bilder.

Design anpassen bei Microsoft Forms

Um eurer Umfrage einen Wiedererkennungswert zu geben, könnt ihr das Layout anpassen. Dazu stellt Microsoft fertige Designvorschläge zur Verfügung oder ihr legt eure eigenen an. Zum Beispiel kann man hier a. ein Hintergrundbild hochladen oder eure Unternehmensfarbe hinterlegen.

Design bei Microsoft Forms

Ihr könnt euch eure Umfrage jederzeit in der Vorschau anschauen. Dazu klickt ihr auf die Schaltfläche „Vorschau“. So seht ihr, wie Teilnehmer*innen eure Umfrage am Laptop oder auf dem Mobiltelefon sehen. Wir nutzen die Vorschau, um den letzten Feinschliff unserer Umfragen vorzunehmen. In der Vorschau fallen z.B. oftmals noch Tippfehler auf.

  1. Elmar Simma 14. September 2021 at 10:37 - Reply

    so weit bin ich schon gekommen. Mich interessiert nun die Auswertung – wie bringe ich die Daten am einfachsten in eine auswertebare Tabelle und kann ich Mittelwerte und Standardabweichungen ermitteln.
    Aus die grafische Darstellung der Auswertungen möchte ich möglichst standardisieren. Was ist das die einfachste Lösung?

    • Kristina Lizenberger 4. Oktober 2021 at 11:29 - Reply

      Lieber Elmar,

      du kannst alle Ergebnisse deiner Forms Umfrage auch in Excel weiter bearbeiten. Öffne dazu deine Umfrage, klicke auf Antworten und dann auf „In Excel öffnen“.

      Mit der Datei hast du alle Möglichkeiten, um die Daten zu visualisieren, den Mittelwert zu ermitteln und alles, was Excel sonst anbietet.

      Gruß
      Kristina