OKR (Objective Key Results), ist eine Methode, um Ziele (Objectives) und die Steuerungsgröße (Key Results) zu formulieren. Die OKR Methode ist ein guter Ansatz, um euch zielgerichtetes und fokussiertes Arbeiten in Organisationen zu ermöglichen. Der Fokus liegt sowohl auf den Zielen (was wollt ihr erreichen?) als auch den Steuerungsgrößen (wann ist das Ziel erreicht bzw. was muss dafür passieren?). Ihr könnt sie sowohl als Unternehmensziele formulieren oder auch abgeleitet von Unternehmenszielen als Team- oder Abteilungsziele formulieren.
Was sind OKR (Objective Key Results)?
OKRs wurden in den 1970er Jahren zuerst bei Intel durch Andy Grove eingesetzt. Große Bekanntheit erreichte die Methode aber erst nach der Einführung um 1999 bei Google. Seitdem nutzen immer mehr Unternehmen OKRs, um Ziele zu formulieren und die anschließende Erreichung zu planen. Übrigens teilt Google viele spannende Informationen rund um das Thema OKR auf der Plattform re:work.
In der Regel setzt ihr euch OKRs für einen Zeitraum von 3 Monaten. Eure Ziele sollten ambitioniert und motivierend, aber gleichzeitig erreichbar in dieser Zeit sein. Wenn ihr das Gefühl habt, dass eure Ziele zu groß sind, versucht diese in Teilschritte herunterzubrechen und nacheinander abzuarbeiten. Auch eure Key Results legt ihr damit für einen Zeitraum von 3 Monaten fest. Achtet darauf, dass sie messbar und ebenso zeitlich gebunden sind. Je mehr Objectives ihr euch setzt, desto mehr Key Results verfolgt ihr auch im Anschluss. Hier gilt: weniger ist mehr. Nur so könnt ihr euch wirklich fokussieren.
💡 Tipp: Zu Beginn empfehlen wir euch mit maximal 3 Objectives und 2-5 Key Results pro Objective zu starten.
Objectives – Erklärung und Beispiele
Objectives sind formulierte (Ziel-)Zustände in der Zukunft, die ihr erreichen wollt.
Bei der Formulierung von Objectives gibt es Kriterien, die ihr beachten solltet:
- Sie können auch von Außenstehenden als erfüllt oder nicht erfüllt beurteilt werden
- Wenn ihr Objectives formuliert, solltet ihr immer euren individuellen Kontext berücksichtigen
- Eure Objectives sollten keine wiedererreichbaren Ziele sein
Nicht optimale Objectives
Kund:innenzufriedenheit steigern.
👉 Erklärung: Das Ziel ist wiederholbar. Außerdem fehlt hier der Kontext: Wieso genau soll die Kund:innenzufriedenheit gesteigert werden? Sollen Kund:innen mehr Empfehlungen aussprechen? Um welche Kund:innen geht es?
Bekanntheit steigern.
👉 Erklärung: Das Ziel trifft keine klare inhaltliche Aussage, der gewünschte Outcome ist nicht greifbar. Für eine außenstehende Person ist nicht erkennbar, wann das Ziel erfüllt oder nicht erfüllt ist. Die Bekanntheit ist hier nicht genau definiert. Betrifft dies nur ein Kund:innensegment oder eine bestimmte Zielgruppe?
Gut formulierte Objectives
Gewinnung neuer Kund:innen über die Website.
Im nächsten Sommer passt die Badehose wieder.
Key Results – Erklärung und Beispiele
Bei der OKR Methode wird jedes Objective (Ziel) mit Key Results versehen und so die Erreichung messbar gemacht. Key Results sind also Maßnahmen oder Ideen, die ihr euch vornehmt, um euer Ziel zu erreichen. Bei Key Results ist es ganz normal, dass ihr noch nicht wissen könnt, ob euch diese Maßnahme wirklich helfen wird. Ihr testet also Hypothesen.
Auch bei der Formulierung der Key Results solltet ihr einige Punkte beachten:
- Eure Key Results sollten quantitativ und messbar sein
- Ihr formuliert sie als Ergebnis und nicht als Aktivität
- Ein Key Result enthält eine Kennzahl, wenn diese erfüllt ist, ist euer Ziel erreicht. Diese muss von euch beeinflussbar/steuerbar und nicht (nur) von externen Faktoren abhängig sein
- Key Results sind immer euren Objectives zugeordnet
Nicht optimale Key Results
O: Kund:innenzufriedenheit steigern
Key Result 1: 100 Antworten auf einen Kund*innenzufriedenheitsbogen
Key Result 2: >50% telefonische Abfragen durchführen
👉 Erklärung: Die Key Results enthalten zwar Messgrößen, beschreiben jedoch nicht, wann euer Ziel, die Kund*innenzufriedenheit zu steigern erreicht ist. Viel mehr sind die Key Results Maßnahmen, um die Kundenzufriedenheit zu messen, aber nicht unbedingt zu steigern.
Gut formulierte Objectives
O: Gewinnung neuer Kund:innen über die Website.
Key Result 1: 1x wöchentlich einen Blogartikel veröffentlichen
Key Result 2: Monatlich Webinare für Interessent:innen anbieten
O: Im nächsten Sommer passt die Badehose wieder.
Key Result 1: 10.000 Schritte am Tag
Key Result2: 2x die Woche für 40 Minuten im Fitnessstudio trainieren
💡 Tipp: Wenn ihr merkt, dass eure Key Results voneinander abhängen. Also wenn Key Result 1 erfüllt sein muss, damit ihr an Key Result 2 arbeiten könnt, ist das oftmals ein Zeichen dafür, dass ihr gerade Meilensteine definiert. Prüft, ob eure Flughöhe passt.
Wie funktioniert die OKR Methode? (Anleitung/Template)
Bei der Einführung von OKRs gibt es unterschiedliche Wege, aber alle führen ans Ziel. Wir geben euch einen Einblick und eine Anleitung, welcher Weg für uns gut funktioniert hat.
Schritt Nr. 1:📍 Euren Startpunkt definieren
Ihr könnt die OKR Methode aus zwei Richtungen einführen. Vielleicht habt ihr bereits vorgegebene Unternehmens- oder Teamziele und leitet eure eigenen Ziele an diesen ab. Wenn das nicht der Fall ist, dann könnt ihr die Methode trotzdem nutzen. Betrachtet dazu einfach eure aktuellen Spannungen und Hindernisse, um euch dann euren Zielen zu nähern. Grundsätzlich könnt ihr auch beides integrieren und euch dann auf die wichtigsten Aspekte fokussieren und daraus Ziele formulieren.
Schritt Nr. 2: 🔎 Eure Spannungen und Hindernisse sammeln
Wenn ihr bereits Ziele vorgegeben habt, entfällt dieser (Nr. 2) und der nachfolgende Schritt (Nr. 3) für euch. Startet ihr aber mit euren Spannungen und Hindernisse oder wollt ihr beides integrieren, bestimmt ihr hier im zweiten Schritt eure Zielcluster. Wir empfehlen euch diesen Schritt am besten vorab vorzubereiten, bevor ihr in einen OKR Workshop startet.
Teilt dazu vorab mit allen Teilnehmer:innen folgende Fragen:
- Habt ihr eine Idee, die noch nicht umgesetzt wurde?
- Was könnte strategisch relevant für euer Team sein?
- Welche neuen Einfälle habt ihr oder eure Kolleg:innen?
- Habt ihr Ideen für Produkte?
- Welche Fragezeichen zu bestehenden Produkten/Dienstleistungen/Prozessen/Abläufe habt ihr?
- Gibt es Prozesse, die nicht so gut laufen?
- Welches Feedback erreicht euch immer wieder?
- Was würdet ihr gerne tun, wenn ihr mehr Zeit hättet?
Sobald alle Teilnehmer:innen die Fragen beantwortet haben könnt ihr in den ersten Teil eures OKR Workshops starten. Schreibt jeweils eine Spannung/ein Hindernis auf ein Post-it. Dazu teilt jede:r Teilnehmer:in ihre Spannungen und Hindernisse nacheinander. Ihr kommentiert die Vorstellungsrunde nicht. Verständnisfragen könnt ihr nach jeder Runde klären. Sobald dann alles geklärt ist, ist der:die Nächste dran.
Schritt Nr. 3: 📝Eure Zielcluster bilden
Abschließend nutzt ihr eure Schwarmintelligenz und bildet mit euren Spannungen und Hindernissen Cluster (Gruppen) und benennt diese jeweils mit einem Oberbegriff (Überschrift). Solltet ihr feststellen, dass ihr zu viele Cluster habt, könnt ihr entweder in einer Diskussion, durch Voting (z.B. mit Klebepunkten) oder durch eine Entscheidungsmatrix eure Cluster nach Priorität auswählen.
Häufig sind die Cluster noch nicht tief genug, um im nächsten Schritt die Objectives (Ziele) für die OKR Methode zu formulieren. Wir empfehlen euch hinter jedes Cluster zu schauen und euch zu fragen, was wirklich dahintersteckt. Dazu empfehlen wir euch die 5x Warum Methode. Durch das mehrmalige Fragen kommt ihr dem Kern näher, warum es eine Spannung ist oder wieso euch das Thema aktuell hindert. Daraus könnt ihr im Anschluss Ziele ableiten.
Schritt Nr. 4: 💬 Objectives formulieren
Hier könnt ihr einsteigen, wenn ihr bereits Ziele habt, an denen ihr euch orientieren wollt/müsst oder ihr euren Spannungen und Hindernissen auf den Grund gegangen seid. Wenn ihr bereits Ziele habt, nutzt diese als Basis, um im nächsten Schritt eure Ziele zu formulieren.
Bei der Formulierung eurer Ziele geht es darum, den zukünftigen Zielzustand zu formulieren. Idealerweise sollte dieser in einem Zeitraum von 3 Monate erreichbar sein. Je nach Größe eures Teams empfehlen wir euch aus daher nicht mehr als 5 Objectives bei der OKR Methode zu formulieren. Wenn ihr gerade erst mit der OKR Methode startet, fangt am besten mit nur 3 Objectives an. Der Fokus auf wenige Ziele ermöglicht euch zudem eine Fokussierung in der anschließenden Umsetzung. Unterschätzt euer Tagesgeschäft nicht. Wenn ihr zukünftig nicht zu 100% eurer Zeit an euren Objectives arbeiten werdet, versucht das ebenfalls bei der Anzahl eurer Ziele zu berücksichtigen.
Für die Formulierung euer Objectives geht ihr Zielvorgabe für Zielvorgabe (eure bestehenden Ziele) oder Cluster für Cluster (eure entwickelten Cluster aus Schritt Nr. 3) vor. Dazu schreibt jede:r zuerst in Einzelarbeit eine mögliche Formulierung auf und stellt diese im Anschluss vor. Nachdem alle Vorschläge präsentiert sind, einigt ihr euch auf eine Formulierung oder startet eine neue Formulierungsrunde. Achtet darauf, dass diese Zielzustände auch von Außenstehenden als erfüllt oder nicht erfüllt beurteilt werden sollten. Das bedeutet wirklich, auch Personen, die nicht mit euch an den Objectives arbeiten, können bewerten, ob ihr diese erfüllt habt oder nicht. Eure Objectives sollten Zielzustände in der Zukunft sein. Versucht eure Zeile auch so zu formulieren. Was ist zukünftig anders? Wie ist der neue Zustand?
Schritt Nr. 5: 🔧Key Results definieren
Sobald ihr eure Objectives für die OKR Methode formuliert habt, geht es nun darum die Messgrößen zu definieren. Nun legt ihr fest, wann eure Ziele erreicht sind. Ihr entwickelt Key Results für einen Zeitraum von 3 Monaten. Dazu arbeitet ihr am besten ein Objective nach dem anderen ab. Wir empfehlen euch nicht mehr als 2-5 Key Results pro Objective zu formulieren.
Ihr startet wieder mit Einzelarbeit. Definiert, welche Messgröße (ohne konkrete Zahl) für euch zum Messen des Ziels relevant ist. Das könnte z.B. eine prozentuale Steigerung sein oder konkrete Zahl X für die Durchführung eines Themas sein. Sammelt dazu im Anschluss im Team eure Messgrößen. Sobald ihr euch darauf geeinigt habt, formuliert ihr gemeinsam eure Messzahlen. Eure Key Results sind häufig Hypothesen, d.h. ihr wisst noch nicht genau, ob diese Messgrößen wirklich euer Objective erfüllen. Daher formuliert ihr mehrere Key Results. Hier geht es also wirklich darum, was könnt ihr tun, um euer Ziel zu erreichen? Was würde darauf einzahlen, dass ihr eurem Ziel ein Stück näherkommt?
Unsere Erfahrungen und Tipps mit OKR
Auch bei der OKR Methode ist es wichtig, dass ihr euch regelmäßig Zeit für Check ins nehmt. Das könnt ihr z.B. alle 14 Tage oder alle 4 Wochen machen. Diesen Check in nutzt ihr als Retrospektive, um eure bisherigen Ergebnisse zu besprechen und zu klären, ob ihr auf dem richtigen Weg seid oder ihr ggf. etwas an euren OKRs anpassen müsst, weil sich Rahmenbedingungen verändert haben. Daher empfehlen wir euch beim Start mit der OKR Methode die OKRs eine gewisse Zeit, mindestens 3 Monate, zu testen. Nach jedem Check in könnt ihr dann für euch entscheiden, ob OKRs euch bei eurer Arbeit helfen, was ihr verwerfen oder anpassen müsst.
OKRs haben uns bisher am meisten geholfen, wenn wir vor komplexen Fragen standen oder auch Themen, die noch neu für uns waren. Dann kann euch diese Methoden helfen einen Fahrplan zu definieren. Eure Ziele beschreiben dann euren Zustand in der Zukunft und die Key Results, was ihr denkt, was ihr tun könnt, um dorthin zu machen. Die regelmäßigen OKR Retros helfen euch, um herauszufinden, ob ihr durch die Key Results eurem Ziel einen Schritt näher gekommen seid.
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