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Wenn wir in der Retrospektive Informationen gesammelt und Einsichten gewonnen haben, ist der nächste Schritt, die Maßnahmen festzulegen. Wie schaffen wir es also, dass wir unsere Maßnahmen zur Verbesserung unserer Prozesse oder auch unserer Kommunikation möglich konkret zu machen, sodass wir diese auch leicht umsetzten können? Dabei hilft uns die Methode Follow Up optimieren. So erarbeiten wir, je nach Anzahl der gewonnen Ansichten, sowohl konkrete Handlungen als auch Maßnahmen, wie wir diese wirklich umsetzten. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es nicht zuletzt daran scheitert, dass wir Maßnahmen aus den Augen verlieren.

Follow Up optimieren – Anwendung der Methode

Wir wenden die Methode nach Abschluss der Phase Einsichten gewinnen an und zum Abschluss der Phase Maßnahmen festlegen. Vorher sollten wir unsere Maßnahmen definieren. Dazu können wir z.B. den Starfish nutzen.

Für die Methoden bereitet der Moderator oder der Scrum Master ein Flipchart oder ein White Board vor. Zusätzlich sollten wir unsere Einsichten bzw. unsere Maßnahmen aus den vorangegangenen Methoden auf Post-Its schreiben.

Der/die Moderator*in bereitet vier Spalten vor. Die erste Spalte „Aktionen“ ist für unsere definierten Maßnahmen. Die anderen Spalten beschriftet der/die Moderator*in mit „Motivation“, „Erleichterung/Schwierigkeit“ und „Erinnerung“.

Retro Methoden - Follow Up

Im Anschluss geht das Team Aktion für Aktion durch und füllt die drei Spalten aus. Dabei können wir an folgenden Fragen orientieren:

  • Motivation – wir halten fest, wie wir uns motivieren (oder auch belohnen), damit wir die Maßnahme umsetzen können. Das könnte z.B.  „Wir werden am Ende der Woche gemeinsam mit dem Team Essen gehen, wenn wir das (Aktion) kontinuierlich umsetzten“ sein.

  • Erleichterung/Schwierigkeit – Wir überlegen, wie wir unsere Maßnahme pragmatisch/einfach umsetzen können. Für die Umsetzung der Maßnahme: „Wir wollen weniger E-Mails schreiben“ könnte die Lösung sein, dass wir z.B. mehr über Teams oder Slack klären.

  • Erinnerung – Wir klären, wie wir nicht vergessen, unsere Maßnahme umzusetzen. Das könnte z.B. „Wir werden im Anschluss an unser Daily machen“ sein.

Was bedeutet das Ergebnis für das Meeting?

Erst die Maßnahmen machen eine Retrospektive erfolgreich. Wenn wir Themen identifiziert haben, die wir ändern oder ausprobieren wollen, müssen wir diese festhalten. Nach Abschluss der Phase „Maßnahmen festlegen“, können wir uns verdient dem Abschluss der Retrospektive widmen.

Unsere Best Practices

Wir können keine Verbesserung erreichen, wenn wir keine Maßnahmen festhalten. Und noch weniger, wenn wir nicht wissen wie. Daher ist die Methode Follow Up optimieren in unseren Augen gut geeignet, um eine Retrospektive abzuschließen. Unsere Empfehlung ist auch, diesen Aktionsplan gut sichtbar im Teamraum oder digital immer vor Augen zu haben. Nur, wenn wir uns regelmäßig daran erinnern – und manchmal reicht es schon, sich die Belohnung in Erinnerung zu rufen 😊, können wir die Maßnahmen wirklich umsetzen. Also, bleibt dran!

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