Ein zentraler Bestandteil des „Modern Workplace“ bzw. der neuen Arbeitswelt ist die interne Kommunikation und Kollaboration über Unternehmensbereiche und Hierarchien hinweg. Eine Möglichkeit eure Mitarbeiter*innen unternehmensweit besser zu vernetzen ist das Social Intranet. Die diesjährige Social Collaboration Studie von Campana & Schott hat gezeigt, dass in Unternehmen noch immer Tools für die Suche nach Experten und den Austausch in Interessengruppen fehlen. Die Nutzung von unternehmensinternen sozialen Netzwerken kann daher viele positive Effekte mit sich bringen und verhilft Mitarbeiter*innen zu mehr Effizienz.
Was ist ein Social Intranet?
Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich hierbei um eine Form des Intranets. Ein Intranet ist wie das Internet ein Netzwerk, bei dem der Zugriff aber nur für gewisse Nutzer*innen möglich ist, also zum Beispiel für die Angestellten eines Unternehmens. Bei dem herkömmlichen Intranet, das schon sehr lange in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt, kann nur eine bestimmte Gruppe von Personen Inhalte zur Verfügung stellen. Diese Form des Intranets wird vor allem für die top-down Unternehmenskommunikation und die Bereitstellung von Informationen eingesetzt. Der Zweck eines Social Intranets ist weitreichender. Angelehnt an die sozialen Netzwerke, die wir alle privat nutzen, soll ein Social Intranet dafür sorgen, dass Nutzer*innen in einen interaktiven Austausch in Echtzeit kommen.
Wie verändert ein Social Intranet die Kommunikation?
Ein Social Intranet revolutioniert die Kommunikation auf mehrere Weisen:
Mitarbeiter*innen der Unternehmenskommunikation haben oft nur die Möglichkeit ihre Informationen über E-Mails zu teilen. Solche Nachrichten gehen aber oftmals zwischen vielen anderen, wichtigeren unter und werden nicht wahrgenommen. Ein Social Intranet ist ein Tool, das explizit für das Teilen dieser Informationen bestimmt ist. Die Unternehmenskommunikation hat so eine viel bessere Möglichkeit ihre Informationen weiterzugeben, direkt auf Fragen von Mitarbeiter*innen zu reagieren und mit ihnen zu interagieren. Außerdem kann man in einem Social Intranet z.B. per Benachrichtigung besser auf Beiträge der Unternehmenskommunikation aufmerksam machen.
Jeder hat es wahrscheinlich schon erlebt: Man hat eine Frage oder braucht Expertenwissen, um mit der eigenen Aufgabe weiter zu kommen. Man ist sich sicher, dass dieses Wissen irgendwo im Unternehmen existiert. Nur wo? Ein Social Intranet macht Expert*innen sichtbar und ermöglicht das unternehmensweite Teilen von Wissen. Mitarbeiter*innen können sich in Interessengruppen vernetzen und sich unabhängig von Abteilungen und Teams für die Zusammenarbeit zusammenfinden.
Hierarchien können aufgebrochen werden. In einem Social Intranet kann das Management nicht nur mit Mitarbeiter*innen kommunizieren, sondern auch interagieren. Angestellte bekommen so viel häufiger und einfacher Gelegenheit, dem Management Fragen zu stellen oder Themen zu diskutieren. Außerdem bekommt das Management so ein besseres Gefühl dafür, was die Belegschaft gerade beschäftigt. Aber auch in Bezug auf den Wissenstransfer ist die hierarchieübergreifende Kommunikation wichtig. Nur weil eine Person eine höhere Position innehat, bedeutet das nicht, dass sie auch mehr weiß. Auch für Führungskräfte ist es wichtig auf das Wissen der Mitarbeiter*innen in den Fachabteilungen zugreifen zu können, da diese Expert*innen im jeweiligen Bereich sind.
Welche Funktionen sollte ein Social Intranet haben?
Bei der Auswahl eines Social Intranet Tools solltet ihr einige Punkte beachten, damit das Social Intranet von euren Mitarbeiter*innen akzeptiert wird und effizient genutzt werden kann. Dafür sind vor allem folgende Funktionen wichtig:
Allgemeine Anforderungen
- Euer Social Intranet Tool sollte auf jeden Fall einen Activity Stream haben. Das ist der Newsfeed, wie wir ihn auch von anderen sozialen Netzwerken kennen. Informationen und Aktivitäten, die eure Mitarbeiter*innen dort lesen können, sind individuell auf die Interessen und das bisherige Nutzerverhalten zugeschnitten. Außerdem können dort auch wichtige Informationen, z.B. vom Management, immer an erster Stelle angezeigt werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass der Activity Stream mit einem guten Algorithmus hinterlegt ist.
- Die Kommunikationsmöglichkeiten sollten sich daran orientieren, was privat genutzte soziale Netzwerke auch bieten: z.B. eine Taggingfunktion, um Kolleg*innen oder Gruppen zu verlinken, eine Umfragefunktion und visuelle Kommunikation in Form von Videos, Bildern, Emojis und GIFs.
- Die bekannten soziale Netzwerke werden vor allem über mobile Endgeräte genutzt. Um die Einstiegshürde für eure Mitarbeiter*innen gering zu gestalten, sollte euer Social Intranet Tool daher auch mobil zugänglich sein.
- Mit der Single Sign-On Technologie stellt ihr sicher, dass sich eure Mitarbeiter*innen nur ein Mal bei der Anmeldung authentifizieren müssen. Danach können sie mit allen Geräten, die für die Nutzung des Intranets zugelassen sind, die Anwendung nutzen, ohne sich jedes Mal neu anmelden zu müssen.
Features
- Nutzer*innen können Gruppen erstellen und beitreten, in denen der Austausch und die Zusammenarbeit zu spezifischen Themen stattfindet.
- Mitarbeiterprofile können eigenständig bearbeitet werden. Für die Vernetzung und das Finden von Expert*innen sollte es möglich sein, im Profil sichtbar zu machen, wozu man Know-How besitzt und welche Themen einen interessieren, z.B. über Tags.
- Über einen Follow-Button können Mitarbeiter*innen anderen Personen folgen. So bekommen sie alle Beiträge und Aktivitäten dieser Person im Newsfeed angezeigt.
- Nutzer*innen sollten über eine Chatfunktion miteinander kommunizieren können.
- Ein Social Intranet Tool sollte außerdem eine Funktion bieten, über die Dokumente geteilt und abgelegt werden können.
- Für den Wissensaustausch kann eine Blogfunktion bzw. ein Wiki sehr wertvoll sein.
Mit Yammer zu einer modernen Kommunikation
Ein Social Intranet Tool, das diese Funktionen bietet und wir daher empfehlen, ist Yammer von Microsoft. Vor allem, wenn ihr sowieso schon mit Microsoft arbeitet oder auf Microsoft umstellen wollt, ist es sinnvoll Yammer zu nutzen und so von den Integrationsmöglichkeiten zwischen einzelnen Anwendungen zu profitieren. Außerdem ist die Bedienung von Yammer sehr intuitiv, wenn man andere privat genutzte soziale Netzwerke und Microsoft Teams kennt. Yammer lässt sich in Teams, SharePoint und weitere Microsoft 365-Anwendungen einbinden. Ihr müsst also nicht ständig zwischen den einzelnen Anwendungen wechseln. Indem man z.B. eine Yammer Gruppe als eine Kanal-Registerkarte in Teams einbindet, könnt ihr in Teams nicht nur mit euren direkten Kolleg*innen kommunizieren, sondern mit der gesamten Organisation.
Quelle: https://bit.ly/3pI89KA
Kollaboration in Microsoft 365 – Yammer vs. Teams
Häufig kommt die Frage auf, wo genau der Unterschied zwischen Yammer und Teams liegt. Teams ist für die Kommunikation im direkten Arbeitsumfeld gedacht. Mit Kolleg*innen, mit denen du regelmäßig an Aufgaben oder Projekten zusammenarbeitest, organisierst du dich in Teams. Zu allen anderen Mitarbeiter*innen deines Unternehmens, mit denen du dich zusätzlich zu deinen Alltagsaufgaben austauschen möchtest, hast du über Yammer Kontakt. Die Nutzung von Yammer ist daher erst ab einer größeren Anzahl von Mitarbeiter*innen sinnvoll, die je nach Unternehmen variieren kann. Erfahrungsgemäß funktioniert die Kommunikation mit bis zu ca. 200 Angestellten in Teams gut, darüber hinaus empfehlen wir die Einführung von Yammer.
Stelle den Erfolg deines Social Intranets sicher
Durch die Einführung eines Social Intranets können Mitarbeiter*innen effizienter und interdisziplinär zusammenarbeiten. Es hat sich außerdem gezeigt, dass sie sich positiv auf die Technologieäffinität und Veränderungsbereitschaft der Belegschaft sowie auf die Innovativität des Unternehmens auswirken können. Wichtig ist, dass Mitarbeiter*innen bei der Implementierung trainiert werden und der Change Prozess begleitet wird. Social Intranets leben von der Wahrnehmung und Akzeptanz der Angestellten und können nur ihre Wirkung erzielen, wenn Nutzer*innen alle Funktionen kennen und anwenden können.
