5 Tipps für Microsoft Power Automate

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Roboter_WeihnachtenMicrosoft Power Automate (Ehemals Microsoft Flow) ist eine Cloud-basierte Software, die es ermöglicht, Workflows und Aufgaben ohne Vorkenntnisse im Bereich der Programmierung zu automatisieren. Es lassen sich nicht nur andere Produkte der Microsoftwelt mit Power Automate integrieren, sondern auch  eine Vielzahl anderer Anwendungen über den API-Proxy.

Um eine produktive Arbeitsumgebung mit Microsoft Power Automate einzurichten haben wir einige Tipps und Tricks aus unserem Alltag mit der Anwendung zusammengetragen:

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  • 1. Mehrere Workflow-Owner:
    Alle Workflows des Unternehmens sollten mehr als einen Owner haben um Änderungen oder das Löschen des Flows auch dann möglich zu machen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

  • 2. Vorlagen nutzen:
    Es lohnt sich einen Blick in die Vorlagen von Power Automate zu werfen. Microsoft liefert dabei Muster Lösungen für häufig verwendete Flows. Diese können dann auf die Bedürfnisse jedes Anwenders angepasst werden und der Aufwand einer selbstständigen Erstellung eines neuen, eigenen Workflows kann gespart werden.

  • 3. Variablen nutzen:
    Eine Serienmail soll automatisch an alle Kunden versendet werden und dabei soll jede Mail personalisiert werden?

    „Moin [Name], vielen Dank für den Kauf von [Produkt] am [Datum].“

    Mit dem Einsatz von Variablen in deiner E-Mail-Vorlage, die dann in einem automatischen Workflow eingebettet wird, welcher die Emails abschickt, kann die Kommunikation zu Kunden, Dienstleistern und anderen Unternehmenskontakten automatisiert werden.

  • 4. Aktionen benennen:
    Ein Workflow besteht aus verschiedenen Aktionen. Wenn diese Aktionen im Workflow angelegt werden, bekommen sie automatisch einen standardisierten Namen zugeordnet. Besonders bei umfangreichen Workflows kann dadurch schnell der Überblick verloren gehen. Eine eindeutige Benennung der einzelnen Aktionen bietet dir eine große Hilfe, um den Prozess später einfach und eindeutig für alle Beteiligten nachvollziehbar zu gestalten.

  • 5. Aktionen in Bereiche unterteilen:
    Häufig werden zwei oder mehr Aktionen in einem Workflow benötigt um eine Zwischenlösung zu erzielen. Diese Aktionen können in einzelne Bereiche geclustert werden. Auch hier bietet es sich an, die Bereiche wieder eindeutig zu benennen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

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