Der Markt der Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) Markt verzeichnet seit Jahren ein starkes Wachstum. Laut Gartner liegt das Wachstum im RPA Bereich im Jahr 2018 bei 63,1%. Das entspricht 846 Mio. US Dollar. Immer mehr RPA Projekte starten auch in deutschen Unternehmen.
Wenn wir zurückblicken, lassen sich gescheiterte RPA Projekte auf Weg des massiven RPA Wachstums unübersehbar zählen. Manche davon haben sogar dazu geführt, dass Unternehmen RPA Vorhaben ganz gestoppt haben. Es ist fortan ein Tabuthema. Zurück bleibt Frustration. Sowie unzufriedene oder verängstigte Mitarbeiter*innen und ein Management, das sich oftmals rechtfertigen muss.
RPA ist seit Jahren ein Thema. Die folgenden 5 Fehler tragen häufig dazu bei, dass Prozessautomatisierungen nicht nachhaltig etabliert werden kann.
Fehler Nr. 1: Der Implementierungspartner passt nicht zum Unternehmen
Die meisten Unternehmen suchen sich einen externen Partner zur Umsetzung von Prozessautomatisierungen. Diese Implementierungspartner arbeiten meist mit einem oder mehreren Anbietern von RPA-Software zusammen.
RPA Projekte scheitern oftmals schon zu Beginn. Der häufigste Grund ist, dass der Implementierungspartner nicht zum Unternehmen passt. Die Kultur oder die Arbeitsweise liegen so weit auseinander, dass eine Zusammenarbeit nur schwer möglich ist.
Die Wahl des Implementierungspartners muss mit Bedacht gewählt werden. Das interne Team oder die interne RPA Projektteam braucht eine*n vertrauensvollen Partner*in auf Augenhöhe in der Zusammenarbeit. Die Umsetzung von RPA Projekten erfordert große Offenheit durch das interne Team gegenüber dem Implementierungspartner, da interne Abläufe und Herausforderungen zwangsläufig offen gelegt und geteilt werden müssen. Ohne diesen Grad der Offenheit lassen sich z.B. die richtigen Prozesse nicht identifizieren.
Fehler Nr. 2: Anbieter deckt Anforderung an Prozessautomatisierung nicht ab
Am Markt tummeln sich viele große RPA Anbieter und welche, die es noch werden wollen. Dabei hat jeder Anbieter Vor- und Nachteile. Manche Anbieter bieten eine gute Handhabung zur Prozessautomatisierung von Prozessen in SAP. Bei anderen ist das im Vergleich schwieriger umzusetzen. Dafür bieten diese Anbieter womöglich Ansatzpunkte zur Prozessidentifikation mittels Process Mining an.
Bei der Auswahl des passenden RPA Anbieters ist der Implementierungspartner und das interne Team gefragt. Gemeinsam verschaffen sie sich einen Überblick über notwendige Anforderungen. Welche Systeme und Applikationen sind hauptsächlich in Gebrauch? Welche Aspekte sind besonders wichtig? Erst mit diesem Überblick lässt sich ein passender RPA Anbieter auswählen. Ansonsten wird die Umsetzung kein einfaches Vergnügen. Und das Ergebnis nicht zufriedenstellend.
Fehler Nr. 3: Der RPA Pilot ist nicht erfolgreich
Viele Unternehmen starten mit einem Pilotprojekt. Der Druck für einen erfolgreichen Piloten ist bei dem internen Team meist deutlich zu spüren. Damit RPA Projekte erfolgreich sind, ist es besonders wichtig den richtigen Prozess auszuwählen.
In der Praxis scheitern viele RPA Projekte an der falschen Auswahl der Prozesse. Die Herangehensweise ist oftmals, dass die Wahl auf einem „nicht ganz so wichtiger“ Prozess fällt. Ziel ist es, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sich ein Roboter verhält. Genau das ist führt oftmals dazu, dass die Mehrwerte kaum spürbar sind. Der Pilot wird somit kaum interne Entscheider von der Prozessautomatisierung überzeugen.
Geeignete Prozesse lassen sich anhand von Kriterien auswählen. Häufig ausgeführte, manuelle Prozesse sind ein guter Anhaltspunkt.
Fehler Nr. 4: Es gibt nicht genug interne Teampower
Die Umsetzung von RPA Projekten erfordert Zeit. Zeit, die sich im besten Fall ein internes Team nehmen kann. Die stiefmütterliche Behandlung von RPA Initiativen führen oftmals zu einem Scheitern des Projektes.
Die größte Frustration wird dabei bei Kolleg*innen und Vorgesetzten ausgelöst. Diese hoffen auf Entlastung durch einen Roboter. Viele warten vergebens auf die Umsetzung ihrer Prozesse. Häufig ist das interne Team überlastet. Sie kommen bei der Umsetzung von RPA Prozesse nicht hinterher. So werden Workshops zur Identifikation von Prozessen durchgeführt und eine mögliche Entlastung malerisch beschrieben. Der Workshop endet häufig mit positiver, manchmal fast schon euphorischer Stimmung der Fachbereiche. Sie warten auf die Umsetzung. Häufig zu lange.
Zur erfolgreichen Umsetzung gehört neben der notwendigen Kompetenz des Teams auch die zur Verfügung stehende Zeit.
Fehler Nr. 5: Die IT wird nicht miteinbezogen
Fehler Nr. 5: Die IT wird nicht miteinbezogenRPA Projekte starten nicht selten aus einem Fachbereich heraus. Viele Pilotprojekte können ganz losgelöst von der IT umgesetzt werden. Gerade wenn diese noch im kleinen, verborgenen Umfeld durchgeführt werden.
Kommt es jedoch zur weiteren Umsetzung, geraten in vielen Fällen der umsetzende Fachbereich mit der IT aneinander. Dadurch werden viele Projekte gebremst oder gar gestoppt.
Wir empfehlen eine frühzeitige Involvierung der IT. Zu Beginn empfehlen wir Verantwortlichkeiten zu klären und sogar Unterstützung einzuholen. Ein politisches Chaos kann so vermieden werden. Gerade beim Aufbau von Serverstrukturen, bei der Wartung und dem Support, ist die IT ein wichtiger Partner. Viele Fachbereiche verfügen nicht über die notwendigen Kenntnisse, um größere RPA Projekte im Betrieb aufrechtzuerhalten.
Best Practices bei RPA Projekten
Zur erfolgreichen Umsetzung von RPA Projekten stehen viele interne Teams in Unternehmen vor einigen Herausforderung. Die Zusammenarbeit mit einem externen Partner, hilft insbesondere in der Anfangszeit. So kann von der Erfahrung profitiert werden und ein erfolgreicher Pilot umgesetzt werden. Im Anschluss kann mit dem Implementierungspartner der Grad der Autonomie der internen Teams erhöht werden. Zum einen über den Wissenstransfer von RPA Know-How, zum anderen auch über den Tausch der Rollen vom Partner zum Mentor.