Kategorien: Prozessautomatisierung, RPA|

Prozessautomatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA) ist ein Trendthema. Die Anwenderfreundlichkeit und die vergleichsweise geringen Implementierungskosten sorgen für eine hohe Beliebtheit dieser Technologie im Mittelstand und Konzernumfeld. Doch wie finde ich überhaupt einen zur Automatisierung geeigneten RPA Prozess? Mit unserem RPA Assessment könnt ihr genau das herausfinden.

Indikatoren für geeingete RPA-Prozesse

Egal ob der erste Prototyp noch aussteht oder schon einige Prozesse digitalisiert sind, denn irgendwann kommt die Frage auf, welche weiteren Prozesse sich überhaupt für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung eignen. Dann ist die Zeit für ein RPA Assessment der internen Prozesse gekommen. Mit der Erfahrung aus unseren Kundenprojekten konnten wir 8 simple Indikatoren extrahieren, die für eine Automatisierung mit RPA erfüllt sein sollten.

Für eine erfolgreiche Automatisierung mit RPA sollte der Prozess die folgenden Kriterien erfüllen:

Manuell & wiederholbar

Regelbasiert

Wenige Ausnahmen

Digitaler & standardisierter Input

Hohes Transaktionsvolumen

Etabliert & Standardisiert

Keine geplanten Veränderungen

Automatisierung bringt Mehrwert

RPA Assessment – Quick Check Fragen

Um bei einem RPA Assessment eine vollständige, rasche Bewertung von Prozessen zu ihrer Eignung für eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung zu erreichen, haben wir folgende Quick-Check Fragen entsprechend der genannten Kategorien ermittelt.

Manueller Prozess

  • Wird der Prozess ganz oder teilweise manuell ausgeführt?
  • Gibt es Prozessschritte, die bereits automatisiert sind?
  • Gibt es Prozessschritte, die ihr nicht automatisiert ausführen könnt?

Sich wiederholender Prozess

  • Wie viele FTE benötigt ihr für die Durchführung des Prozesses?
  • Wie hoch ist die Prozessfrequenz (täglich/wöchentlich)?
  • Bei wie viel liegt die durchschnittliche Durchlaufzeit?

Regelbasierter Prozess

  • Basiert der Prozessdurchlauf auf klaren Regeln (Wenn-Dann)?
  • Lässt sich basierend auf den Regeln immer ein klarer Ausgang vorhersagen?
  • Welche und wie viele Ausnahmen können auftreten (%-Angabe, wenn möglich)?

Digitaler/ Standardisierter Input

  • Sind die Input Daten standardisiert und digital?
  • Wie viele verschiedene Input Daten werden bearbeitet?
  • Beinhaltet der Prozess gescannte Bilder oder handschriftliche Dokumente?
  • Müsst ihr während des Prozesses Freitext lesen?

Wenig Ausnahmen

  • Wie viele Prozessausnahmen gibt es?
  • Wie häufig kommen diese vor?
  • Gibt es ein regelbasiertes Verhalten, um auf  diese Ausnahmen zu reagieren?

Prozessstabilität

  • Ist geplant, dass der Prozess/Ablauf sich innerhalb der nächsten 3-6 Monate ändert?
  • Ändert sich der Input?
  • Ist geplant, dass sich am Prozess beteiligte Systeme/Applikationen ändern?

Automatisierung mit bestehenden Tools möglich?

  • Kann mit bereits eingesetzten Systemen eine Automatisierung umgesetzt werden?
  • Kann mittels einfacher Automatisierung, (wie z.B. Excel Makros) eine Automatisierung erreicht werden?

RPA Assessment by nativDigital – der Workshop

In unserem RPA Assessment Workshop identifizieren wir mit euch zusammen, welche eurer Prozesse ein Potenzial für die robotergestützte Prozessautomatisierung haben. Dieser Workshop dauert in der Regel einen halben Tag. Dort erarbeiten wir mit einzelnen Teams oder Abteilungen im ersten Schritt eine Prozesslandkarte, in der sich alle Aufgaben der Gruppe wieder finden. Die Prozesse oder Aufgaben, die aufwendig sind, häufig durchgeführt werden und/oder fehleranfällig sind, betrachtet ihr im Detail. Dabei klären wir gemeinsam mit euch das Vorhandensein der oben aufgelisteten Indikatoren. Am Ende des Workshops erhaltet ihr eine gute Übersicht darüber, welche Prozesse direkt automatisiert werden können. Auch die Prozesse, die vor einer Automatisierung zunächst optimiert oder grundlegend erneuert werden sollten, sind Teil der Übersicht. Auf Basis dieses Ergebnisses definieren wir konkrete To-Dos für das weitere Vorgehen. Prozesse mit Automatisierungspotenzial betrachten wir im Nachgang nochmal sehr detailliert, bevor wir die Automatisierung umsetzen können.

Schaut euch gerne den Inhalt des RPA Assessment Workshops im Detail an. Oder macht unser RPA Quiz, um herauszufinden, ob sich eure Prozesse für robotergesteuerte Prozessautomatisierung eignen.

Inhaltsverzeichnis zeigen
Array

Inhaltsverzeichnis zeigen