Das Prozessmanagement erlebt derzeit eine Renaissance. Zu lange wurde in dem Bereich auf bewährte Methoden zurückgegriffen. Neue Methoden hat man in den vergangenen Jahren vergebens gesucht. Und wer neue Methoden gefunden, war einer der wenigen. Doch das ändert sich aktuell schlagartig. Robotic Process Automation (RPA) liefert dem Prozessmanagement eine neue Methode, um Prozesse mit RPA zu automatisieren. Es ist somit nicht verwunderlich, dass dieser Trend momentan Einzug in vielen deutschen Unternehmen hält. Es sind jedoch nicht alle Prozesse pauschal für eine Automatisierung mit Robotic Process Automation geeignet. Die hier vorgestellten 5 RPA Voraussetzungen helfen dabei, geeignete Prozesse zu identifizieren.
Wieso ist RPA so beliebt?
RPA ist eine Roboter-gesteuerte Prozessautomatisierung. Es handelt sich dabei um Software-Roboter, die bisher durch Mitarbeiter*innen manuell ausgeführte Prozesse, selbstständig ausüben können. Das bedeutet konkret, dass sie mit IT-Applikationen interagieren. Doch was genau macht die Beliebtheit von RPA aus?
Robotic Process Automation lässt sich elegant in den Methodenkoffer jeder Prozessmanagement-Abteilung integrieren. Im Kern geht es auch bei RPA um Prozessoptimierung. Während der Prozessaufnahme, können die Prozesse auch auf die Anwendbarkeit von RPA überprüft werden. Somit stellt diese Methode eine Ergänzung zur bisherigen Prozessbewertung dar.
Ist ein Prozess ein geeigneter Kandidat zur Anwendung von RPA, profitiert auch die IT des Unternehmens. RPA ist minimal invasiv. Das bedeutet, dass die Software-Roboter keine Schnittstellen benötigen. Somit können wir uns von langen Entwicklungszeiten von Schnittstellen oder nicht enden wollenden Abstimmungen mit externen Dienstleistern verabschieden. RPA arbeitet auf der Oberfläche der Applikation und bedient die Anwendungen und Systeme genauso, wie es bisher ein*e Mitarbeiter*in getan hat.
Eine Anwendung von RPA ist binnen einiger Wochen produktiv möglich. Somit schafft RPA einen schnellen Nutzen im Rahmen der Prozessautomatisierung. Neben diesem Aspekt, ist insbesondere der schnelle Return On Investment (ROI) attraktiv. Eine Entwicklung und der Einsatz eines Roboters senken die Prozesskosten bei kurzfristiger Amortisation.
Wann eignet sich die Anwendung von RPA für Prozesse?
Eine schnelle Entwicklungszeit, eine schnelle Amortisation und der minimal invasive Einsatz – das klingt verlockend. Wieso automatisieren wir nicht alle Prozesse? Dadurch können wir Mitarbeiter*innen entlasten. Wir geben ihnen die Möglichkeit ihre Zeit für komplexe oder kreative Aufgaben zu nutzten. Was also hindert Unternehmen daran?
Nicht jeder Prozess eignet sich für die Automatisierung mittels RPA. Für die Identifikation passender Prozesse gibt es eine Handvoll RPA Voraussetzungen, die bei der Bewertung zu beachten sind.
RPA Voraussetzung 1: Manuell und wiederholbar
Die Grundvoraussetzung ist, dass der Prozess bisher manuell durchgeführt wird. Prozesse für RPA eignen sich außerdem, wenn sie wiederholbar sind. Der Prozess oder diese Aufgabe müssen wiederholt stattfinden. Je höher die Frequenz der Wiederholung ist, desto eher eignet sich der Prozess für die Automatisierung. Eine gute Ausgangsbasis sind tägliche oder wöchentliche Wiederholungen. Hier lohnt sich ein detaillierter Blick.
RPA Voraussetzung 2: Regelbasiert
Prozessautomatisierung setzt einen regelbasierten Ablauf voraus. Indikatoren sind immer, wenn-dann-Funktionen oder feste Abläufe. Die Aktivitäten müssen prozessgetrieben sein. Bildlich gesprochen: Wenn eine E-Mail ein Postfach erreicht, dann wird der Anhang ausgelesen. Entspricht der Anhang einer Bestellung, dann wird diese Bestellung in ein ERP-System übertragen.
RPA Voraussetzung 3: Digitaler Input
RPA setzt voraus, dass digitaler Input verarbeitet wird. Mindestens ein Scan eines Dokuments muss in guter Qualität vorliegen. Andernfalls fällt es den Robotern schwer, diesen Anhang zu lesen. Handschriftliche Notizen sind für einfache RPA-Anwendungen ein Ausschlusskriterium. Je standardisierter ein Input ist, desto einfacher ist die Entwicklung. Die Anzahl der Ausnahmen macht die Entwicklung des Roboters aufwendig.
RPA Voraussetzung 4: Volumen
Neben einer häufigen Durchführung des Prozesses, spielt ebenso das Transaktionsvolumen eine große Rolle. Zur Anwendung von RPA eignen sich Prozesse am besten, die ein hohes Volumen aufzeigen. Wird ein Prozess nur monatlich durchgeführt, das Transaktionsvolumen ist jedoch enorm, dann kann sich eine Automatisierung dennoch lohnen. Vorzeige Beispiel ist der Rechnungserstellungsprozess. Die Erstellung von Rechnungen erfolgt in der Regel auf monatlicher Basis. Die Attraktivität des Einsatzes von RPA steigt mit der Anzahl der Rechnungen.
RPA Voraussetzung 5: Standardisierter Prozess
Das wohl wichtigste Kriterium ist ein stabiler Prozess. Der auszuwählende Prozess sollte keinem KVP-Prozess (kontinuierliche Verbesserung) unterliegen. Außerdem sollte er sich nicht in absehbarer Zeit, konkret weniger als 6 Monate, deutlich verändern. Jede Änderung im Prozessablauf bedarf auch einer Änderung des Roboters.
RPA als Methode des Prozessmanagements
Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht im Rahmen des Prozessmanagements einen neuen Optimierungsansatz. Prozesse können binnen weniger Wochen automatisiert werden. Eine schnelle Amortisation mit sinkenden Prozesskosten steigert die Beliebtheit von RPA als Technologie. Damit diese Vorteile zum Tragen kommen, muss man die richtigen Prozesse ausgewählten. Die Kriterien helfen bei einer ersten Analyse von geeigneten Prozessen. Für eine abschließende Bewertung müssen die Prozesse im Detail analysiert werden. Für diese Bewertung und als Grundstein jeder Initiative führen wir bei nativDigital als ersten Schritt mit den Kund*innen ein RPA Assessment durch. Auf dieser Basis können wir gemeinsam entscheiden, welche Prozesse sich für RPA eigenen und wo ein Pilot gestartet wird. Wie ein ganzes Projekt aussehen kann erfahrt ihr hier.