Das Trend-Thema RPA, oder auch Robotic Process Automation, ist vielen Prozessverantwortlichen in Mittelstandsunternehmen oder Konzernen längst ein Begriff. Mitarbeiter*innen entlasten und gleichzeitig Bearbeitungszeit und Fehlerquote reduzieren. Das klingt nach der eierlegenden Wollmilchsau. Wie sieht jedoch ein RPA Projekt aus?

Nachdem ein geeigneter Prozess gefunden wurde, egal ob mit Bauchgefühl ausgewählt oder mittels RPA Assessments identifiziert, beginnt die heiße Phase.

Wie starte ich ein RPA Projekt? Was benötige ich? Wie sieht die technische Infrastruktur aus und wie schaffe ich es, dass mein Roboter einfach gewartet werden kann und zum Go-Live fehlerfrei läuft?

Wie läuft ein RPA Projekt ab?

Ein RPA Projekt orientiert sich grundsätzlich am Projektablauf klassischer Software-Deployments und besteht aus 5 Phasen. Design, Build, Test, Roll Out und Go-Live Support.

Phase 1: Design

In der Design Phase von RPA Projekten liegt der Fokus vor allem auf der Prozessanalyse und dem Skizzieren einer möglichen Automatisierungslösung. Der Prozess wird im Rahmen des Assessments auf Klick-Ebene analysiert und mit einem Screen Video dokumentiert. Das bedeutet, der Prozess wird einmal komplett durchgespielt, wie er vor der Automatisierung im Unternehmen etabliert ist. Somit entsteht eine Detaildokumentation. Diese dient als Grundlage für das Design der Automatisierungslösung. Alle RPA-relevanten Informationen werden im sogenannten PDD (Process Definition Document) festgehalten. Das stellt unser festes Nachschlagewerk während des Projekts dar. Der/die Kund*in gibt das Dokument frei. Dort finden sich auch Informationen zum Logging und Error-Handling.

Phase 2: Build

Die Phase, in der der RPA Roboter entsteht und „zum Leben erwacht“, ist die Build Phase. In einer agilen Entwicklung werden die Anforderungen aus der Design Phase prototypisiert und umgesetzt. Eine Schlüsselvoraussetzung dafür ist eine passende technische Infrastruktur. Daher empfehlen wir für den ersten RPA Roboter ein Setup aus zwei virtuellen Maschinen für Entwicklung und Produktivbetrieb.

Tipp: Achtet beim Bau des Roboters auf jeden Fall auf eine ausreichende Dokumentation ihrer Ergebnisse und Wiederverwendbarkeit der Komponenten. Ihr müsst euch beispielsweise mehrfach in SAP anmelden? Dann baut einen automatisierten Prozess, der genau dies tut und lasst ihn immer dann ablaufen, wenn ihr ihn benötigen. Dies erleichtert die Wartung Ihres RPA Roboters enorm und hilft euch, auf Veränderungen schnell und flexibel zu reagieren.

Phase 3: Test

Funktioniert der RPA Roboter genauso wie in der Design Phase geplant? In der Testphase wird der RPA Roboter auf „Herz und Nieren“ getestet. Dabei stehen Positiv-, wie Negativtests im Vordergrund.

Testing sollte sowohl in funktionalen Unit Tests, als auch in Benutzer Akzeptanz Tests durchgeführt werden, um sowohl die technische als auch die operative Prozesssicherheit zu gewährleisten.  Benutze- Akzeptanz-Test kann dabei sowohl als Abnahmetest, als auch als erste Trainingseinheit der späteren Anwender*innen genutzt werden.

Jeder RPA Roboter sollte ein eigenständiges Error-Handling beinhalten, welches automatisch die verwendeten Programme neustartet und ggf. Administratoren benachrichtigt. Dies kann via E-Mail, Error-Logging und/ oder Robot Management Plattformen, wie zum Beispiel dem UiPath Orchestrator geschehen.

Sobald alle Tests erfolgreich abgeschlossen sind, ist der RPA Roboter bereit für den Roll Out.

Phase 4: Roll Out

Die Go-Live Phase des Roboters. Hier kommen nun zum ersten Mal alle Mitarbeiter*innen mit ihrem neuen „digitalen Teammitglied“ in Kontakt. Achtet in dieser Phase darauf, dass die Mitarbeiter*innen im Umgang mit dem Roboter geschult sind und wissen, was sie im Falle eines Fehlers tun müssen.

Der technische Go Live ist häufig keine große Sache. Der Roboter wird auf die Produktivumgebung übertragen und terminiert. Dies kann zum Beispiel mit dem Windows Task Scheduler oder einer RPA Management Plattform geschehen.

Erfahrungsgemäß können gerade in der Go-Live Periode noch ein paar technische Schwierigkeiten auftauchen. Nutzt dies als Chance für sofortige Verbesserungen am Roboter.

Phase 5: Support

Die ersten 2-4 Wochen nach Go Live des RPA Roboters. Neben intensiveren Trainings von beteiligten Mitarbeiter*innen oder kleineren Bug Fixes bietet die intensive Support Phase auch die Möglichkeit, wertvolle Change Requests umzusetzen, um den Roboter gemäß ersten Praxiserfahrungen zu optimieren. Hier könnt ihr das Feedback der Mitarbeiter*innen perfekt einfließen lassen!

Die ersten Wochen nach Go Live steht der RPA Roboter im Rampenlicht: Wie viel Arbeit hat der Roboter den anderen Teammitgliedern abgenommen, wie viel Zeit konnten sie auf andere Aufgaben verwenden? Nehmt euch die Zeit dies herauszufinden, um den Nutzen von Robotic Process Automation belegen zu können und eine Grundlage für spätere RPA Projekte zu schaffen.

Wie nehme ich die Mitarbeiter*innen mit?

Wie bei vielen anderen Projekten, ist auch bei der Einführung von Robotic Process Automation gutes Change Management unerlässlich. Die Mitarbeiter*innen werden durch das Projekt damit konfrontiert, dass sich ihre Aufgaben grundlegend verändern. Dabei tauchen vermehrt Kritikpunkte an RPA auf, die meist durch Unsicherheit und Ängste ausgelöst sind. Aus diesem Grund sollten insbesondere die Phasen Roll Out und Support durch ein gutes Management der Veränderung begleitet werden. Die Mitarbeiter dürfen nicht das Gefühl bekommen, dass ihr Job in Gefahr ist. Vielmehr sollten sie verstehen, welche Erleichterungen und Chancen RPA für sie bereit hält.

Wie viel Zeit muss ich für ein Robotic Process Automation Projekt einplanen?

Ein großer Vorteil von RPA Implementierungen liegt in der kurzen Umsetzungszeit der Projekte. Da in den seltensten Fällen die Systeme aktiv angepasst werden müssen und RPA Roboter mit bestehenden Schnittstellen und auf der Benutzeroberfläche arbeiten, liegt auch in diesem Bereich kaum einzuplanendes Verzögerungspotenzial.

Die untenstehende Grafik verdeutlicht einen schematischen Ablauf eines RPA Projektes. Vom Moment der Auswahl, bis zum erfolgreichen Go Live vergehen nicht mehr als 8 Wochen!

RPA Projekt - Projektplan

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Neugierig geworden? Lasst uns gemeinsam schauen, wie RPA Roboter euren Arbeitsalltag und den eurer Mitarbeiter*innen erleichtern können! Sendet uns einfach eine Nachricht oder machen macht hier direkt einen Termin für einen Austausch mit uns aus.