Wir starten immer wieder Projekte, um etwas zu verbessern oder zu verändern. Eine Veränderung bringt immer Anpassung mit sich. Wer will sich schon freiwillig verändern? Der bisherige Job oder die Aufgaben sind oftmals schon routiniert und wenige Überraschungen warten auf uns. Veränderung bedeutet oftmals Widerstand. Warum gibt es sonst so viele Change-Projekte?
Gerade technologie-basierte Vorhaben bringen einen hohen Grad an Veränderung mit sich. Nach erfolgreicher Durchführung ist oft nur noch wenig, wie es vorher war. Das zumindest denken viele Betroffenen. Dieser Widerstand begegnet uns auch bei Projekten Bereich Robotic Process Automation. Warum genau sind einige dagegen? Wovor haben sie Angst? Was steckt hinter der RPA Kritik? Und viel wichtiger: wie gehen wir mit Kritiker*innen bei RPA Projekten um?
Die Angst, die Kontrolle zu verlieren – „Wer überwacht den Software Roboter“
RPA Roboter sind Software Roboter, die menschliches Arbeiten nachahmen. Das spannende ist, dass der Einsatz von Robotic Process Automation ohne Schnittstellen auskommt. Der Roboter arbeitet mit allen Systemen, die Mitarbeiter*innen ebenfalls nutzen. Es wird nur eine Lizenz oder ein Zugang benötigt. An dieser Stelle treffen wir oft auf einen großen Schmerzpunkt.
Uns begegnen Fragen wie:
„Wer kontrolliert, was der Roboter macht?“
oder
„Wie können wir nachvollziehen, was der Roboter wirklich gemacht hat?“
Kritiker*innen sehen hier einen berechtigten Punkt. Viele Prozesse können automatisiert werden, da sie keine Freigabeprozesse berühren. Dennoch gibt es Prozesse, die ein hohes Budget freigeben oder mit sensiblen Daten umgehen müssen. Hier macht sich häufig die Sorge breit, keine Hoheit über diese wichtigen Informationen zu haben.
Wie setzen wir das in der Praxis um? Zur Kontrolle der Software Roboter gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. Der Prozess könnte geteilt werden – in automatisierte Schritte, die der Roboter durchführt, und Schritte, die eine Freigabe durch einen Menschen benötigen. Somit arbeiten Roboter und Mensch Hand in Hand. Dabei kann die Freigabe generell erfolgen oder z.B. an konkrete Limits gebunden sein, beispielsweise eine bestimmte Budgetgrenze. Jede Aufgabe oder jeder Job, den ein Software Roboter erledigt, kann nachvollzogen werden. Zum einen kann der Roboter selbst einen Report generieren und diesen z.B. ablegen oder per E-Mail versenden. Zum anderen lässt sich durch gesonderte Lizenzen für den Roboter nachvollziehen, welche Aufgaben erledigt wurden. Wir empfehlen an dieser Stelle immer, eine eigene „Roboter-Lizenz“ einzusetzen. Somit sind menschliche Interaktionen in Systemen getrennt von denen eines Roboters.
Beim skalierten Einsatz von RPA, bieten die Anbieter außerdem diverse Möglichkeiten zur Überwachung und Steuerung. UiPath bietet z.B. den UiPath Orchestrator. Mit diesem werden sämtliche Aktivitäten der Software Roboter überwacht, gesteuert und Prozesse geplant.
Die Angst den Job zu verlieren – „RPA automatisiert meinen Job“
Die wohl größte RPA Kritik ist, dass der Roboter den eigenen Job überflüssig macht. Wenn Aufgaben bisher durch eine*n Mitarbeiter*in oder sogar durch eine ganze Abteilung durchgeführt wurden, was wird dann nach der Automatisierung aus den Jobs? Die Sorge trifft zumeist die Mitarbeiter*innen, deren Prozesse automatisiert werden.
Mittlerweile beherrschen viele Studien den Markt, die uns voraussagen, wie viele Jobs es in einer bestimmten Zeitspanne nicht mehr geben wird. Diese Prognosen beziehen sich häufig auf die kommenden Jahre. Und dann führen Unternehmen RPA ein und die Sorge ist plötzlich präsent.
Wie gehen wir damit um? In Diskussionen um den Einsatz von Robotic Process Automation überschätzen Kritker häufig die Intelligenz der Roboter. Software Roboter können die ihnen vorgegebenen Prozesse ausführen. Dieser Aspekt trifft jedoch nur in einem bestimmten Rahmen zu. Die Prozesse müssen gewissen RPA Kriterien unterliegen. RPA Roboter automatisieren Prozesse nach Wenn-Dann-Funktionen um. Immer dann, wenn komplexe Entscheidungen getroffen werden müssen, Dinge abgewägt werden müssen oder Kreativität gefragt ist, scheitern die Software Roboter. Auch nach neusten Entwicklungen, wie Computer Vision (eine erste Vorstufe von „sehenden“ Robotern), ist der Einsatz limitiert.
In der Praxis werden einzelne Prozesse oder Aufgaben automatisiert– sehr selten trifft dies ganze Jobs. Somit haben Roboter meist eher einen positiven als einen bedrohenden Effekt für Mitarbeiter*innen. Durch die Automatisierung bleibt ihnen mehr Zeit, um ihren anderen Aufgaben nachzugehen oder neue Projekte anzustoßen. Nichtsdestotrotz gibt es Aufgabenprofile, die mit den bisherigen Möglichkeiten der RPA Roboter automatisiert werden können. Die aktuelle Entwicklung und auch unsere Erfahrungen zeigen jedoch, dass Unternehmen ein großes Interesse daran haben, ihre Mitarbeiter*innen weiter für andere Tätigkeiten zu befähigen – sogenanntes Up-Skilling.
Den Einsatz von RPA richtig planen
Ein RPA Projekt kann in rund 8 Wochen durchgeführt werden. Viele Unternehmen starten mit einem Pilot-Projekt zur Prozessautomatisierung und automatisieren einen ersten Prozess. Nach einem Erfolg entscheiden sich viele Unternehmen für eine RPA Initiative. Wichtig ist es, diese Initiative gründlich zu planen und vor allem zu kommunizieren. Eine Veränderung löst Unsicherheit aus und bei schlechter Umsetzung bzw. Kommunikation entsteht Widerstand.
Die Stimmen der Kritiker*innen und Skeptiker*innen sind oftmals ein Zeichen von fehlender Transparenz. Diese müssen gehört werden. Daher empfehlen wir immer auch eine RPA Governance zu verfolgen und den Einsatz dieser Initiative ganzheitlich zu planen, um die Veränderung im Unternehmen zu meistern. Das bedeutet auch, Kapazitäten für Kommunikation und Begleitung der Veränderung einzuplanen.
RPA Kritikpunkten mit Sicherheit & Verständnis begegnen
Wie jede Veränderung bringt die Einführung von Robotic Process Automation Unsicherheit mit sich. Es geht auch hier um Menschen und es ist wichtig die Ängste und Unsicherheiten nicht zu ignorieren. Wir sind davon überzeugt, dass eine Prozessautomatisierung mit RPA Mehrwerte bringt und Entlastung schaffen kann. Der Grund für eine RPA Initiative sollte niemals sein, Mitarbeiter*innen loswerden zu wollen, sondern vielmehr das Potential der eigenen Mitarbeiter*innen besser nutzen zu wollen. Wenn man den Mitarbeiter*innen diese Sicherheit gibt, indem man klar kommuniziert und sie in der Veränderung begleitet, ist ein guter Weg für die Automatisierung mit RPA im Unternehmen geebnet.