RPA Prozesse

Die Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) bietet viele Möglichkeiten. Einen Prozess für die Automatisierung zu finden ist nicht immer einfach. Geeignete RPA Prozesse lassen sich in den Bereichen Finance & Accouting (Finanzen), Human Ressources (Personalwesen) und Informationstechnologie (IT). Die drei Bereiche decken Standardprozesse ab, die bei jedem Unternehmen vorhanden sind. Lediglich die detaillierte Ausführung kann abweichen. Unsere Empfehlung ist, für den Start mit RPA einen dieser drei Bereiche zu fokussieren. Hier lassen sich geeignete Prozesse für ein Pilotprojekt finden.

Anforderung an Prozesse zur Automatisierung

Eine wichtige Voraussetzung für die Prozessautomatisierung ist, dass die RPA Prozesse geeignet sind. Dazu müssen bestimmte Anforderungen erfüllen. Die Anforderungen für die Automatisierung sind manuelles, wiederholbares sowie regelbasiertes Vorgehen, standardisierter Input und hohes Volumen. Prozesse, die diese Kriterien erfüllen sind besonders gut für die Prozessautomatisierung geeignet. Eine detaillierte Übersicht zu den Anforderungen haben wir in unserem Beitrag RPA Kriterien aufgelistet.

Grundsätzlich sind Unternehmensbereiche geeignet, die eine Vielzahl an administrativen und dokumentationslastigen Prozessen aufweisen. Für einen ersten Überblick, empfehlen wir mit Prozesslandkarten der jeweiligen Bereiche zu starten. Dieser bildet die Prozesse eines Bereiches und über eine Abteilung hinweg ab. Wir haben dazu eine Übersicht erstellt, die potentielle RPA Prozess zeigt. Diese sind ein guter Startpunkt, um die Prozesse im Anschluss im Detail zu analysieren und anhand der Kriterien zu bewerten.

RPA Prozesse in Finance & Accounting

Der Bereich Finance & Accounting ist ein guter Startpunkt, um Prozesse zu automatisieren.

Der Bereich Finance & Accounting folgt in vielen Unternehmen standardisierten Ablaufen. Das liegt zum einen daran, dass viele Richtlinien vorliegen (Gesetze und buchhalterische Vorgaben) sowie verbreitete Nutzung von System (Datev, SAP, SAGE, Oracle, etc.). Die Prozesslandkarte zeigt, dass viele Prozesse für die Automatisierung mit Software-Robotern in Frage kommt.

Bei der Beschaffung von Rohstoffen (Procure-to-Pay) sowie bei dem Verkauf von Produkten (Order-to-Cash), ist die Verarbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen im ähnlichen oder selben Schema. Der Input ist standardisiert und in der Regel tritt auch ein hohes Suchvolumen auf. Ein weiterer Bereich ist das Prozess Reporting. Hier wird in festen Abständen viel Arbeitszeit dafür aufgewendet, um Daten zusammenzutragen, zu transformieren und bedarfsgerecht zu aggregieren.

RPA Prozesse im Personalwesen / Human Resources (HR)

Administrative und somit standardisierte Prozesse fallen auch im Personalwesen an.

Auch im Bereich des Personalwesens (HR) gibt es potentielle RPA Prozesse. Der HR Bereiche erfüllt oft die Anforderung, dass ein hohes Transaktionsvolumen vorliegt. Also der Prozesse oder auf Aufgabe sehr häufig wiederholt gemacht werden. z.B. eine Lohnabrechnung passiert zwar ein mal im Monat, dafür jedoch in einer hohen Menge.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Aufgaben, die häufig automatisiert wird. Bei der Abrechnung fallen viele ähnliche Aufgaben an. Daten werden in Systeme eingetragen oder in andere Systeme übertragen. Je mehr Abrechnungen erstellt werden, desto eher eignet sich der Prozess.

RPA Prozesse in der IT

Der Bereich IT wäre vielleicht nicht der erste Bereich, bei dem man an Automatisierung denkt. Aber auch hier gibt es einige Anwendungsgebiete.

Insbesondere der IT-Support erhält in der Regel Anfragen, die sich ständig wiederholen. In der Praxis sind das z.B. das Zurücksetzen eines Passworts oder andere Anfragen der Benutzerverwaltung. Die Aufgaben oder Maßnahmen sind identisch. Aber auch das Testen von entwickelter oder neu veröffentlichter Software kann sehr zeitaufwendig sein. Neben neuen Features müssen auch die Auswirkung auf andere Module der Software getestet werden. Das macht die Tests repetitiv und erfüllt somit eine wichtige Anforderung. Im Bereich Incident Management fallen täglich hunderte Tickets und Anfragen an. Durch das hohe Volumen und sich wiederholende Anfragen entsteht hier ein hohes Potenzial. Viele Anfragen beinhalten administrative Tätigkeiten. Accounts müssen erstellt oder freigeschaltet werden. Die Bestellung neuer Hardware soll durchgeführt werden oder routinemäßige Überprüfungen müssen gemacht werden.

RPA ist vielseitig im gesamten Unternehmen anwendbar

Viele Bereiche in Unternehmen bieten Potenzial für die Prozessautomatisierung und auch für die Automatisierung mit RPA. Wichtig ist, die Prozesse auf Aufgaben vorab zu analysieren. Dazu empfehlen wir die Analyse mit einer Art Checkliste abzuschließen. Anhand der Checkliste lassen sich die wichtigsten Kriterien, wie regelbasiert oder repetitiv, überprüfen. Mehr Informationen für die Bewertung der Prozesse haben wir im Artikel RPA Assessment zusammengefasst. Wir bieten auch hier Unterstützung bei der Analyse der Prozesse an. Dazu empfehlen wir unseren Workshop. Wenn die Aufgaben und Prozesse die Kriterien erfüllen, kann die Reise der Prozessautomatisierung mit RPA beginnen!