Wälzt man die Digital-Ressorts der News-Blätter dieser Tage wird man zwangsläufig mit der Thematik konfrontiert, dass die Digitalisierung voranschreitet und die Roboter Einzug in den Büroalltag finden. In immer mehr Bereichen werden sogenannte RPA Robots, oder Software Roboter eingesetzt, um die Mitarbeiter zu unterstützen. Sie befreien sie von monotonen und repetitiven Arbeiten und schaffen Raum für Kreativität und Wissensarbeit.
Roboter sind längst nicht mehr nur Teil der Fertigung
In der industriellen Produktion existiert bereits ein Alltag, in dem Mensch und Maschine Hand in Hand komplexeste Produkte mit millimetergenauen Verfahren höchst effizient fertigen können. Große Autokonzerne haben komplett automatisierte Fertigungsstraßen, in San Francisco existiert bereits eine Mobilitätslösung für den öffentlichen Nahverkehr, welcher auf selbstfahrenden, autonomen Fahrzeugen basiert und in Singapur gibt es bereits einige Luxus-Hotels, welche die Gäste bei Gepäck, dem Fahrstuhl oder dem Aufnehmen der Bestellung im Restaurant mit Hilfe von Robotern unterstützen.
Dabei sind diese Anwendungsbeispiele nur ein kleiner Auszug der Bereiche, in denen Roboter den Menschen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Der Fokus der Thematik liegt zunehmend auf dem Büro, wo man in der Regel keine Teile zusammenbaut oder andere physische Arbeit verrichtet. Wo genau sich die Mitarbeiter*innen durch automatisierte Prozesse entlasten lassen und wie sich die Zusammenarbeit mit den kleinen Helferlein gestaltet, sind aktuelle Fragen mit denen sich die Unternehmen derzeit aktiv beschäftigen.
Roboter im Büro? Wie soll das aussehen?
Sieht man sich im Büroalltag um, findet man in der Regel nur den Menschen, ganz viele PCs und große Mengen an Papierbergen vor. Da man zunächst an die bereits weit verbreitete Form von Robotern in der Produktion denkt, kann man sich berechtigterweise fragen, wie Roboter im Büro Anwendung finden sollen. In diesem Kontext ist ein Roboter allerdings nicht physisch zu sehen, sondern in Form von Anwendungen, welche auf den PC’s der Mitarbeiter laufen.
Mit Hilfe von Automatisierungstools, welche das Werkzeug des immer populärer werdenden Feldes „Robotic Process Automation“ (RPA) sind, können Nutzereingaben am PC durch Interaktion mit den Anwendungen imitiert, Schnittstellen bedient und Daten ausgewertet bzw. aufbereitet werden. Diese Funktionalitäten lassen sich in eine logische Abfolge bringen, abspeichern und bei Bedarf so oft wie benötigt immer wieder durchführen. Dadurch lassen sich regelbasierte, standardisierte Prozesse mit Hilfe dieser RPA-Tools teilweise oder sogar komplett automatisieren. Eine Anwendung, welche die mit Automatisierungstools erstellten, standardisierten Abläufe nach Bedarf immer wieder durchführen kann, wird im Büro-Kontext „Roboter“ genannt. Doch was bedeutet das für den Büro-Alltag von morgen?
„Eine Anwendung, welche die mit Automatisierungstools erstellten, standardisierten Abläufe nach Bedarf immer wieder durchführen kann, wird im Büro-Kontext ‚Roboter‘ genannt.“
Welche Arten von RPA Robots gibt es?
Um sich vorstellen zu können, wie die neuen Automatisierungslösungen die Arbeitswelt zukünftig mitgestalten können, ist es wichtig zu wissen, welche Arten von Robotern existieren. Nahezu alle gängigen Automatisierungstools bieten heutzutage die Möglichkeit, zwei verschiedene Arten von Robotern zu entwickeln. Die Varianten unterscheiden sich in der Beteiligung der Mitarbeiter*innen an den jeweils betroffenen Prozessen:
- Unattended Robots: Der komplette Prozessablauf in einem vorher abgesteckten Rahmen geschieht ganz autonom ohne Beteiligung der Mitarbeiter*innen.
- Attended Robots: Der Bot arbeitet Hand in Hand mit den Mitarbeiter*innen. Dabei stößt er den RPA Robot für eine bestimmte, vordefinierte Aufgabe zu einem Zeitpunkt an und führt diese nach der Durchführung an dem dann erreichten Punkt weiter manuell aus.
Roboter in der Praxis
Am weitesten verbreitet sind Unattended Robots. Da sie unabhängig von den Mitarbeiter*innen Prozesse ausführen, können sie rund um die Uhr und 7 Tage die Woche im Hintergrund laufen. Dazu werden menschliche Fehler ausgeschlossen und die Durchführung ist performanter. So lassen sich viele Transaktionen komplett automatisiert im Hintergrund durchführen, ohne dass ein Eingreifen nötig ist. Im Falle von Bereichen, wo allerdings ad-hoc bestimmte Einträge gemacht oder zeitkritische Prozesse auf Anfrage durchgeführt werden müssen, welche kreative Tätigkeiten oder menschliche Entscheidungsfindung benötigen, können zusätzlich Attended Robots zum Einsatz kommen. So kann der Roboter bei Bedarf unterstützen und Hand-in-Hand mit dem Mitarbeiter arbeiten. Egal in welcher Form diese Roboter Einzug in den Büro-Alltag finden, der Mitarbeiter*innen wird in jedem Falle entlastet. Repetitive, administrative Tätigkeiten fallen nämlich in vielen Jobs an. Die Gründe sind vielschichtig:
Sei es durch
- historisch gewachsene IT-Infrastruktur,
- abstimmungsintensive Prozesse oder einfach
- aus der Natur der Sache bzw. des Bereichs.
Oft kosten diese Tätigkeiten Zeit oder sind im schlimmsten Fall sogar lästig. Durch die Zusammenarbeit mit diesen Robotern lassen sich Mitarbeiter*innen entlasten, sodass endlich Kapazität für andere Tätigkeiten und Projekte frei wird, welche unter Umständen schon länger in der Schublade verstauben.
„RPA befreit Mitarbeiter*innen von repetitiven Tätigkeiten und holt den Roboter aus dem Menschen“
Kreatives Denkvermögen, Umsetzen von Projekten im Verbund und komplexere Entscheidungsfindung sind exklusive Fähigkeiten der Menschen. Durch die Einführung von RPA können Mitarbeiter*innen sich auf diese Aufgaben fokussieren. Wenn man die dadurch entstehende neue Arbeitswelt im Büro mit der bereits existierenden Realität im produzierenden Gewerbe vergleichen möchte, kann man einige Parallelen und Unterschiede herausstellen.
RPA Robots in der Produktion vs. im Büro
Automatisierungspotenzial im Büro
Sowohl im produzierenden Gewerbe als auch im Büro existieren nun Lösungen zur Automatisierung von bestimmten Aufgaben. In der Automobilbranche bspw. existieren diese Lösungen in Form von physischen Robotern bereits seit vielen Jahren und einige Werke bestehen zu einem Großteil aus komplett automatisierten Fertigungsstraßen. Die Roboter bauen größtenteils ohne menschliche Mitarbeit Autos zusammen. Dennoch beschäftigen diese Unternehmen weiterhin viele Tausende Mitarbeiter*innen. Das liegt daran, dass die Tätigkeiten in solchen Unternehmen weit über die Produktion hinaus gehen. Neben der Bedienung und Wartung solcher Roboter, entwickeln Mitarbeiter*innen weiterhin neue Produkte, vertreiben und abwickeln bestehende Produkte, und erfüllen eine Vielzahl anderer Aufgaben.
Mit anderen Worten: Der Anteil automatisierter Aufgaben in diesen Unternehmen ist nur ein Teil der im Gesamten verrichteten Arbeit. Ähnlich wird es auch im Büro durch die Einführung von Automatisierungslösungen sein. Die sogenannten Roboter sind nur für repetitive, standardisierte Aufgaben einzusetzen und können den Menschen in vielen Bereichen nicht ersetzen. Im Gegenteil: Ähnlich dem Anwendungsbereich der industriellen Produktion, bei der Roboter bereits schwere Teile transportieren, weite Wege zurücklegen und so den Menschen bei der Arbeit unterstützen, wird dies nun im Büro durch das Erledigen repetitiver, standardisierter Aufgaben möglich. Dadurch können sich die Mitarbeiter*innen kreativen Aufgaben widmen.
Wartung, Bedienung und (Weiter-)Entwicklung von RPA Bots
Sowohl im physischen als auch im Software-Kontext sind Roboter komplexe Systeme, welche vordefinierte Aufgaben erledigen. Um diese zu entwickeln, benötigen Unternehmen Fachkräfte. Darüber hinaus müssen diese den Roboter nach der Entwicklung auch bedienen. Das kann im Betrieb eine Konfiguration oder im Büro die Erstellung eines Zeitplans, die Bereitstellung von Daten und das Anstoßen von Prozessen sein. Darüber hinaus bedürfen solch komplexe Systeme – egal wie robust sie sind – immer auch ein gewisses Maß an Wartung. Fallen sie aus, müssen geschulte Mitarbeiter*innen in der Lage sein, die Fehler zu beheben und die Funktionalität wieder herzustellen. Darüber hinaus müssen Mitarbeiter*innen die Aktivitäten der Roboter überwachen und Berichte erstellen. Dies führt zu neuen Jobs. Hier lassen sich große Parallelen zu industriellen Werken sehen, wo bereits genau diese Tätigkeitsprofile bestehen.
Entwicklung der Tätigkeitsprofile von Mitarbeiter*innen
Neben der Tatsache, dass durch die Entwicklung, Wartung und Bedienung der Roboter neue Jobs entstehen, werden veraltete Jobprofile von Tätigkeiten entbunden, die nun vermehrt durch Roboter übernommen werden können. Dadurch entsteht die Möglichkeit sich während der Arbeitszeit anderen Aufgaben zu widmen. Dies können Projekte zur Weiterentwicklung der Abteilung, strategische Aufgaben oder andere kreative Aufgaben umfassen. Hierdurch lassen sich Job-Profile anreichern welche nachhaltig sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter zugutekommen.