Die Automatisierung von Prozessen ist in Zeiten der Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Prozessautomatisierung bedeutet, dass eine Aufgabe oder ein Ablauf nicht mehr manuell, sondern automatisiert abläuft, sprich durch Software unterstützt wird. Das betrifft vor allem digitale Prozesse, solche Aufgaben und Abläufe, die klassischerweise am Computer erledigt werden.

Für die Automatisierung von Prozessen gibt es eine Vielzahl von Optionen. Wir geben euch einen Überblick über die folgenden Möglichkeiten, wie sie sich unterscheiden und für welche Anwendungsfälle sie geeignet sind:

  • Automatisierung mit VBA
  • Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow/Power Automate
  • Automatisierung mit RPA

Überblick über die Möglichkeiten derAutomatisierung

Prozessautomatisierung – welche Tools und Möglichkeiten gibt es?

Wenn es um die Automatisierung von Prozessen geht, sind die Ziele häufig, Mitarbeiter zu entlasten, die Prozessgeschwindigkeit zu erhöhen oder auch die Fehler zu minimieren. Daneben können auch zusätzliche Effekte erzeugt werden. Dadurch gewinnen Mitarbeiter*innen mehr Zeit für andere Aufgaben und die Reaktionsgeschwindigkeit im Unternehmen steigt. Das kann sich beispielsweise positiv bei Kund*innenanfragen auswirken.

Prozessautomatisierung mit VBA

VBA steht für Visual Basic for Application. Bekannt ist VBA vor allem für die Automatisierung mit Microsoft Excel. Daneben lassen sich mit VBA jedoch auch weitere Microsoft Office Anwendungen ansteuern. VBA ist eine Programmiersprache, die Makros ausführt.

VBA hilft bei der Automatisierung von repetitiven Arbeitsschritten. Häufig kommt es zur Anwendung, wenn Formatierung- oder Korrekturprobleme vorliegen. Das heißt Abfolgen, die sich regelmäßig wiederholen und immer gleich ausgeführt werden.

Weiter lässt sich VBA bei der Erweiterung der Benutzerinteraktion anwenden. So eignet es sich auch für die Entwicklung kleinerer Anwendungen. Es können zum Beispiel Schaltflächen, sogenannte Buttons, entwickelt werden, die wie eine klassische Anwendung genutzt und bedient werden können.

Ganz klassisch lässt sich VBA für die Interaktion mehrerer Microsoft Office Anwendungen nutzen. Beispielsweise können so Outlook und Excel interagieren. Hier könnte Ein VBA Skript die Aufgabe übernehmen, Kontaktdaten aus Outlook in eine Kundendatei in Excel zu übertragen.

  • Daten in andere Dateien befüllen
  • E-Mails versenden
  • Datenbanken befüllen
  • Schaltflächen nutzen, um Makros abzurufen
  • Änderung der Formatierung von Dateien
  • Erstellung von Diagrammen
  • Dateieingabe mithilfe von Eingabemasken

Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow/Power Automate

Power Automate Ansatz zur Automatisierung

Power Automate, ehemals als Microsoft Flow bekannt, ist eine Plattform zur Automatisierung von Workflows und Prozessen. Im Gegensatz zu VBA können hier auch über die Windows Anwendungen hinaus weitere Anwendungen einbezogen werden.

Power Automate hilft bei Prozessautomatisierung, wenn es um Abläufe geht, die eine oder mehrere Aufgaben nach einem Auslöser-Ereignis (Trigger) ausführen sollen. Der Trigger kann sowohl zeitlich als auch eine Aktion, zum Beispiel der Erhalt einer E-Mail, sein. Bei fehlendem Trigger, kann man die Automatisierung manuell bedienen. Dazu kann man beispielsweise die Schaltflächen nutzen. Diese Automatisierung kann dann das Versenden einer E-Mail oder Teams Benachrichtigung als Reaktion auf ein Trigger-Ereignis sein.

Power Automate eignet sich auch schon für kleinere Abläufe oder Aufgaben. Dort ist der Aufwand, einen Flow zu entwickeln, relativ gering. Microsoft verfolgt dabei einen sogenannten „Low Code/No Code“ Ansatz. Es sind also nicht zwingend Programmierkenntnisse erforderlich. Durch eine intuitive Benutzeroberfläche lassen sich ohne viel Erfahrung einfache Automatisierungen erstellen. Außerdem bietet Microsoft für Power Automate eine Vorlagen Bibliothek, aus der sich jede*r bedienen kann.

  • Nachricht in MS Teams, wenn ein Ereignis eingetreten ist
  • Automatisches Eintragen von Kontakten aus E-Mails in das CRM
  • Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone beim Erhalt von E-Mails von bestimmten Absendern
  • Geschäftsprozessflow für eine Reihe von Schritten mit beteiligten Mitarbeitern
  • Urlaubsanträge und -freigaben

Automatisierung mit RPA

Robotic Process Automation (RPA) steht für die Automatisierung von Prozessen mit digitalen Robotern. Dabei werden manuelle, repetitive und aufwändige Prozesse automatisiert.

Wann eignet sich RPA?

RPA eignet sich für Prozesse die häufig ausgeführt werden und sehr lange dauern oder auch fehleranfällig sind. Außerdem eignet sich RPA immer dann, wenn eine Entwicklung einer Schnittstelle zu aufwändig oder kostenintensiv wäre. Da RPA minimal invasiv ist, benötigt man keine Schnittstelle zu Systemen. Die Automatisierung erfolgt außerdem, ähnlich wie bei Power Automate, über verschiedene Anwendungen hinweg.

Mehr Details, wann sich RPA eignet, haben wir in unserem Artikel „5 RPA Voraussetzungen“ zusammengefasst.

  • Reports generieren
  • Daten in unterschiedliche Anwendungen übertragen
  • Bestehende Formulare und Datenbanken befüllen
  • E-Mails versenden
  • Informationen aus PDFs auslesen

Weitere Anwendungsbeispiele haben wir in unserem Artikel „welche Prozesse eignen sich für RPA?“ zusammengefasst.

Zukunft der Automatisierung

Die Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen nehmen zu. Auch die Art der Prozesse, die geeignet sind, verändern sich. So werden die unterschiedlichen Lösungen zur Automatisierung immer komplexer und umfangreicher. Gerade im Bereich RPA sind bereits erste Ansätze von „intelligenten Robotern“ verfügbar. Diese können zum Beispiel. unterschiedliche Rechnungen per Bilderkennung (OCR) erkennen und diese bearbeiten und buchen. Je mehr Daten der Roboter bekommt, desto besser wird er in der Erkennung.

Momenten erleben wir eine Demokratisierung von Automatisierung. Viele Anbieter verfolgen eine Strategie, die sich auf „Low-“ beziehungsweise „No Code“ fokussiert. Dadurch eröffnet sich der Allgemeinheit die Möglichkeit zur Automatisierung, ohne große Programmierkenntnisse zu haben. Somit werden kleinere, persönliche Automatisierungen für immer mehr Mitarbeiter*innen im Unternehmen zugänglich.