Agilität ist ein komplexes Thema. Mittlerweile ist uns allen klar, dass sich agile Methoden auch wunderbar außerhalb der Softwareentwicklung anwenden lassen. Wer jedoch wirklich agil werden will, muss mehr tun, als nur Prozess anzupassen und auf eine Methode wie Scrum zu wechseln. Das TRAFO-Modell zeigt auf, das neben agilen Prozessen auch agile Organisationen, Strategien, agiles Projektmanagement, Personalinstrumente und eine agile (Führungs)-Kultur bei einer Umstellung auf agile Arbeitsweisen einbezogen und neu gedacht werden müssen. Dieser Wandel ist eine große Herausforderung und erfordert ein Umdenken bei allen Beteiligten. Um sich langsam an das Thema Agilität heranzutasten gibt es verschiedene agile Spiele, die die Arbeitsweise für Teams erlebbar machen.
Der Ursprung der Agilität
Agile Arbeitsweisen lassen sich auf die Softwareentwicklung zurückführen. Hier ist schon seit Jahren ein agiler Ansatz bei der Umsetzung von Projekten zum Standard geworden ist. Durch kurze, reflektierte Entwicklungszyklen („Sprints“) mit Kund*innenorientierung wird ein Projekt iterativ durchgeführt. Somit bietet es Spielraum auf (kurzfristige) Änderungen zu reagieren, die eigene Vorgehensweise bzw. Planung zu hinterfragen und anzupassen. Kleine Arbeitspakete mit Verantwortlichkeiten für jeden Zyklus werden zu Beginn verteilt und lösen das Problem der Komplexität bei gleichzeitiger Übertragung von Verantwortlichkeiten auf die Teammitglieder. Durch häufiges updaten aller Teammitglieder und der dadurch engen Kommunikationsbasis wird das Silo-Denken aufgebrochen. Das Gesamtbild bleibt stets für alle im Team präsent. All diese Aspekte bilden zusammen eine Lösung für die anfangs skizzierte „VUCA-Welt“ und können den Grundstein für nachhaltige Wertsteigerung mit erhöhter Qualität und zufriedeneren Mitarbeiter*innen darstellen.
Agile Spiele – Agilität erlebbar machen
Um sich diesem Wandel zu nähern, gibt es eine Vielzahl von agilen Spielen, welche Aspekte des agilen Arbeitens hervorheben und so von den Teilnehmern erlebt werden können. Im Folgenden stellen wir drei agile Spiele vor, welche die Agilität auf den Ebenen Prozesse, Führung und Strategie erlebbar machen. Dabei ist ganz wichtig zu beachten, dass in der Regel pro Spiel nur einzelne Aspekte des agilen Arbeitens verdeutlicht werden. Das Konzept der agilen Arbeit ist sehr facettenreich. Die Methoden sind aus diesem Grund auch in einen Gesamtkontext eingeordnet.
Spiel 1: Agile Prozesse – Ball Point Game
Spielprinzip
Bei diesem agilen Spiel arbeitet ein Team von 6 bis 50 Personen wie eine Art Ballmaschine zusammen. Ziel ist es, eine Menge von 100 Bällen von Punkt A nach Punkt B zu schleusen. Jeder Ball muss auf dem Weg alle Teilnehmer*innen einmal passiert haben. Der Ball darf nicht weitergegeben werden. Er muss geworfen werden. Zusätzlich darf der Ball nicht an den/die direkten Mitspieler*in links bzw. rechts weitergegeben werden. Gegenüberstehende Mitspieler*innen sind erlaubt. Das Team hat 2 Minuten Zeit pro Runde und muss vorher schätzen, wie viele Bälle es in der Zeit bis zum Punkt B befördern kann. Daraufhin hat das Team 1 Minute Zeit für eine Retrospektive, um über mögliche Verbesserungen zu sprechen. Wir Wiederholen den Vorgang insgesamt 5 Mal.
Spielidee
Die Idee dieses Spiels ist die Veranschaulichung von kurzen Arbeitszyklen mit für den Zeitraum abgeschätzten Arbeitspaketen in Verbindung mit der Möglichkeit zur Nachjustierung nach jedem Zyklus. Dadurch wird sichtbar, dass das engere Korsett durch mehr Struktur, welches sich ein agiles Team durch die kurzen Zyklen mit festen Arbeitspaketen selbst umgelegt hat, langfristig zu mehr Flexibilität führt. Das bietet die Möglichkeit auf geänderte Gegebenheiten zu reagieren.
Zwei wichtige Erkenntnisse der agilen Methode:
[/fusion_text]Arbeiten in kurzen Zyklen macht das Team agiler:
In den Retroperspektiven führt sich das Team bewusst vor Augen, WAS im gerade absolvierten Zyklus erreicht wurde und WIE die Zusammenarbeit war. Durch die kurzen Zyklen kann das Team auf neu hinzugekommenen Anforderungen reagieren. Ebenso reflektiert das Team die interne Zusammenarbeit uns kann nachjustieren. Dies schafft ein Werkzeug, um gerade in der beschriebenen VUCA-Welt auf die damit verbundenen, neuen Anforderungen zu reagieren.
Stetige, wiederholte Aufwandsschätzung macht Zyklen planbarer:
Vor jeder Spielrunde schätzt das Team, wie viele der 100 Bälle sie erfolgreich transportieren können. In jeder Runde schätzt das Team erneut. Dadurch lernt das Team die eigenen Aufgaben für den nächsten Zyklus abzuschätzen. Kleinere Arbeitspakete können so auf mehrere Schultern verteilt, geplant und vom Aufwand her besser abgeschätzt werden.
Spiel 2: Agile Führung – Start – Keep – Stop Doing
Spielprinzip
Das Prinzip dieses agilen Spiels ist relativ simpel. Jedes Teammitglied erhält Post-its, einen Stift und 10 Minuten Zeit. Jedes Teammitglied notiert, was gerade gut läuft, was besser sein könnte und was in Zukunft ggf. anders sein sollte. Anschließend stellt jeder seine Notizen vor. Das Team nimmt sich ca. 30 Minuten Zeit für eine anschließende Diskussion.
Spielidee
Arbeitet ein Team agil, so ist es auch wichtig, dass das Team selber Entscheidungen trifft. Es übernimmt Verantwortung und gibt die Richtung vor. Die Führungsaufgaben verändern sich an dieser Stelle. Weniger Spielmacher*in, mehr Coach. Das Prinzip der Reflektion in Form einer Retrospektive ist bspw. auch ein elementarer Bestandteil der bekannten Scrum-Methodik. Das Team kann so die eigenen Arbeitsweisen und Abläufe reflektieren und im Team Maßnahmen erarbeiten. Ziel ist es Verbesserungen herbeizuführen. So können eigene Vorlieben einfließen, Teammitglieder können ihre Stärken einfließen lassen und neue Ideen ausprobieren.
Spiel 3: Agile Strategie – Sweet Spot Methode
Ganzheitliches agiles Arbeiten ist weit mehr als die Arbeitsplanung in kurzen Zyklen und orientiert sich in erster Linie auch immer an Kund*innen. Im Hinblick auf die Strategie ist es wichtig, stets den Markt und die eigene*n Kund*in im Blick zu behalten. Die agile Arbeitsweise ist nämlich nicht nur gut geeignet, um interne Abläufe besser zu strukturieren und flexibler zu werden, sondern auch um auf äußere Einflüsse zu reagieren. So kann das aktuell entwickelte Produkt oder ein Entwicklungsprozess damit abgeglichen und gegebenenfalls geändert werden. Dabei spielt es erst einmal keine Rolle, ob der Markt, der/die Kund*in oder das eigene Produkt sich im Zeitverlauf verändern.
Spielprinzip:
Die agile Methode Sweet Spot untersucht, wo die Schnittmengen des eigenen Angebots mit dem Markt und dem/der Kund*in sind. So lassen sich Defizite im Produktportfolio und Alleinstellungsmerkmale erkennen. Die Methode wenden wir an, wenn bereits Informationen bzgl. des/der eigenen Kunde*in vorliegen, bspw. durch die Erstellung einer Persona.
Wir zeichnen die 3 Dimensionen Angebot, Markt und Kund*innen, wie in der Grafik, auf. Jeder im Team schreibt auf Post-its Eigenschaften des eigenen Produktes bzw. Services für die 7 Felder auf. Ebenso notieren wir Bedürfnisse, die bereits durch das Produkt abgedeckt sind und/oder dem Kund*innen sehr wichtig sind. Diese agile Methode deckt auf, welche Möglichkeiten im Markt liegen. Sie zeigt uns, welche wir mit unserem Produkt oder Service ggf. noch gar nicht abdecken. Im Sour Spot sind alle Eigenschaften des Konkurrenzangebots festgehalten, die das eigene Angebot nicht abdeckt. Das ist unser Ansatzpunkt zur Schließung der Lücke zu unserer Konkurrenz. Der Sweet Spot beschreibt die Eigenschaften unseres Produktes, welches momentan angeboten wird. Wir gleichen auf diese Weise das aktuelle Angebot mit dem Markt und dem Kunden strukturiert ab. Diese agile Methode zeigt uns ebenfalls Defizite auf. Im Anschluss können wir Handlungsrichtung vorgeben.
Spielidee:
Agiles Arbeiten bedeutet auch die Orientierung am Kunden. Durch die Transparenz, welche bspw. durch die Sweet Spot Methode geschaffen wird, können Defizite bzw. Alleinstellungsmerkmale als Referenzpunkt für mögliche Handlungsmöglichkeiten darstellen.
Fazit
Eine Organisation wird nicht von heute auf morgen agil. Es ist ein langer und intensiver Prozess, der für alle Beteiligten große Veränderungen bedeutet. Um Mitarbeiter*innen in einem ersten Schritt mit den Ideen und dem Mindset von agiler Arbeit vertraut zu machen, sind die hier vorgestellten agilen Spiele eine gute Möglichkeit. Natürlich geben diese nur einen kleinen Vorgeschmack, von dem was kommen mag. Dennoch lohnt es sich „einfach mal auszuprobieren“.