Die aktuelle Corona Krise stellt viele Unternehmen vor die Herausforderung, eine ähnliche Produktivität ohne physische Zusammenarbeit zu erreichen. Die Mitarbeiter*innen müssen eine Arbeitsumgebung vorfinden, in der sie ihre Arbeitsleistung ortsunabhängig erbringen können. Unter diesem externen Druck verändern sich zurzeit rasant bisher etablierte Prozesse, Kommunikationswege und die technische Infrastruktur. Dabei wird im Gespräch mit unseren Kunden und Partnern vor allem deutlich, dass nach einer kurzen Eingewöhnungsphase die Home-Office Arbeit schnell zu einer neuen Normalität geworden ist. Viele sind sogar der Meinung, dass eigentlich nichts dagegenspricht, auch nach der Krise auf remote work zu setzen. Um diese Veränderung auch langfristig etablieren zu können, müssen geeignete Voraussetzungen für remote work geschaffen werden. Nur so können die Vorteile der Home-Office Arbeit auch nachhaltig greifen.
Die Vorteile von remote work
Zeitersparnis
Ein Punkt, der häufig bei der reinen Betrachtung der Arbeitsleistung auf der Strecke bleibt. Mitarbeiter*innen pendeln nicht selten 60 Minuten oder mehr zur Arbeit. Diese Zeit können Mitarbeiter*innen bei der Arbeit im Home-Office sinnvoll für Freizeit oder Zeit mit der Familie nutzen. Des Weiteren kann die Belastung durch Stau und stressige Autofahrten für die Mitarbeiter*innen reduziert werden.
Flexibilität
Die Kinder von der Schule oder aus dem Kindergarten abholen, ein Arzt-Termin, der normalerweise in die Arbeitszeit fällt – diese Termine wahrnehmen zu können ist ein Luxus für jede*n Arbeitnehmer*in. Im Home Office kann dies möglich werden. Im Umkehrschluss ist es aber auch einfacher möglich, Telefonkonferenzen in einer anderen Zeitzone wahrnehmen zu können, um globale Projekte effektiver zu steuern.
Kostenreduktion
Sowohl auf Mitarbeiter*innen-, als auch auf Unternehmensseite kann Home Office Arbeit Kosten sparen. Für den/die Mitarbeiter*in fallen die Kosten für den Arbeitsweg weg, ebenso Verpflegungsaufwände, für auswärtiges Essen. Wenn Unternehmen langfristig auf remote working Konzepte setzen, ermöglicht dies beispielsweise desk sharing und somit Einsparungen bei Büromiete und Energiekosten.
Bessere Work-Life Balance
Die oben genannten Punkte resultieren in einer verbesserten Work-Life Balance der Mitarbeiter*innen. Durch die Zeitersparnis beim Pendeln und die verbesserte Flexibilität erleben wir bei unseren Kunden in Projekten mittlerweile immer häufiger, dass auch globale Projekte aus dem Home-Office effektiv bearbeitet werden können. Die Mitarbeiter*innen kommen häufig nur noch 2 Mal die Woche ins Büro. Dies erhöht auch die Attraktivität von weiter entfernten Wohnorten auf dem Land, bei denen viele Menschen die Lebensqualität als sehr hoch empfinden, welche jedoch aufgrund eines weiten Arbeitsweges bisher nicht in Frage kamen.
Home-Office Voraussetzungen
Die Arbeit im Home-Office bietet also einige Vorteile. Deshalb fragen sich viele Unternehmen, wie man diese Arbeitsform zumindest teilweise integrieren kann. Um dieses Vorhaben erfolgreich zu gestalten, haben wir einige Home Office Voraussetzungen zusammengetragen.
Technische Infrastruktur
Um erfolgreich remote zu arbeiten, muss eine funktionierende technische Infrastruktur zur Verfügung stehen. Das ist alles andere als selbstverständlich, wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen noch auf stationäre Telefone und Tower PCs setzen. Für die Arbeit im Home-Office sind daher mobile Geräte unabdingbar. Ebenso ist die Ausstattung mit technische Peripheriegeräte, wie zum Beispiel Bildschirme und Headsets, unerlässlich. Weiterhin benötigen Unternehmen eine sichere IT-Infrastruktur, zum Beispiel über VPN oder Citrix, und digitale Kollaborationslösungen, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Die Ablage der Dokumente in Cloud-Systemen und die Nutzung von Software as a Service Systemen sind an dieser Stelle ebenfalls hilfreich.
Vertrauen in die Eigenverantwortung der Mitarbeiter*innen
In Bezug auf das Thema Home-Office Arbeit hält sich hartnäckig das Vorurteil: Im Home-Office wird nicht gearbeitet. Insbesondere viele Führungskräfte haben hier scheinbar wenig Vertrauen in ihre Mitarbeiter*innen. Eine Voraussetzung für die Einführung von Home-Office Arbeit im Unternehmen ist somit eine Veränderung der Führungskultur. Bei Führungskräfte müssen ein hohes Maß an Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter*innen vorhanden sein, dass auch ohne physische Zusammenarbeit Probleme gelöst werden und jede*r seinen/ihren Teil zum Arbeitserfolg beiträgt. Mikromanagement von einzelnen Arbeitsschritten ist in diesem Zusammenhang schlichtweg nicht möglich. Gemeinsam gesteckte Ziele und regelmäßige Check Ins erleichtern die eigenverantwortliche Arbeit hier enorm. Dies lässt sich auch durch digitale Kollaborationstools in gemeinsamen Taskboards ideal visualisieren.
Wertschätzung
Ein schnelles „Danke“ am Arbeitsplatz, das anerkennende Nicken der Kolleg*innen nach einer guten Präsentation im Meeting oder das Lob beim zufälligen Treffen in der Kaffeeküche. So wie wir konstruktives Feedback schätzen, sind wir auch an Anerkennung und Zustimmung zu unserer Arbeit gewöhnt. Das reine Abliefern von Ergebnissen und die Stille Akzeptanz eingegangener Arbeit hilft an dieser Stelle nicht weiter. Vielmehr muss man in der im Home-Office Arbeit neue Möglichkeiten schaffen, um gute Arbeit , zum Beispiel durch fokussieren im Meeting oder häufigere persönliche Gespräche.
Veränderung von Arbeitsweisen
Ein wichtiger Vorteil, wie auch eine notwendige Voraussetzung für remote working, ist die Flexibilität des Einzelnen. Altbewährte, starre Strukturen und eine 9-5 Erreichbarkeit sind mit Bedürfnissen und Anforderungen vieler Mitarbeiter*innen im Home-Office nicht zu 100% kompatibel. Somit müssen sich auch die Arbeitsweisen innerhalb der Teams an die neue Form der Zusammenarbeit anpassen. In unserem Remote Work Guide haben wir auch dazu einige Informationen gesammelt.
Kommunikation
Im Falle von remote work sind im Vergleich zur physischen Zusammenarbeit deutlich weniger Informationen zur aktuellen Situation des Kolleg*innen, Mitarbeiter*innen oder Vorgesetzen verfügbar. Ist gerade kurzfristig eine Deadline verschoben worden, muss das Kind vormittags aus der Schule abgeholt werden oder gibt es Probleme bei einem Projekt? Die Informationen über Vorkommnisse dieser Art teilt man bei physischer Zusammenarbeit ganz natürlich. Bei der virtuellen Zusammenarbeit sind diese allerdings nicht sofort für alle greifbar. Abhilfe schafft hier eine klare Kommunikation und regelmäßige Check-Ins mit dem Team. Auch das Arbeiten mit dem Anwesenheitsstatus in den Kollaborationstools (wie z.B. Skype, Slack oder Teams) und das Festlegen klarer Regeln zur Erreichbarkeit kann hier hilfreich sein.
Weiterhin haben wir die Erfahrung gemacht, dass es sinnvoll ist, auch unter Kolleg*innen kurzfristig Meetings zu planen. Auch wenn diese nur für 15 Minuten angesetzt sind. So kann jede*r seinen/ihren Tag optimal planen und an volatile Gegebenheiten anpassen. Viele zusätzliche Infos finden sich auch in unserem Remote Guide.
Dokumentation
Gerade bei der Home Office Arbeit ist die saubere und für alle zugängliche Dokumentation von Vorgehensweisen und (Teil-)Ergebnissen eine Grundvoraussetzung. Eine klar aufgesetzte und definierte Ordnerstruktur und Absprache, wann welche Schritte wie dokumentiert werden, erleichtert allen Mitarbeiter*innen die Kollaboration.
Remote Work als Chance für Unternehmen und Mitarbeiter*innen
Auf Grund der Corona Krise forcieren zurzeit viele Unternehmen das Thema Home-Office gezwungenermaßen. Dies kann jedoch eine Chance sein, diese Prozesse und Arbeitsabläufe nach überbestandener Krise zu überdenken und auch langfristig im Unternehmen zu etablieren. Wichtig ist dabei, sich Zeit zu nehmen und die aktuellen Erlebnisse zu reflektieren und notwendige Maßnahmen zu ergreifen, um diese Veränderung bestmöglich zusammen mit den Mitarbeiter*innen umzusetzen.