“Unseren geplanter Workshop zur Identifikation und Dokumentation geeigneter RPA-Potenziale werden wir in der momentanen Situation ja vermutlich verschieben müssen.“ – Müssen wir das? Können wir keinen online Workshop machen?
Die aktuelle Lage rund um Corona hat nicht nur Einfluss auf das Privatleben, sondern ändert auch vieles im Arbeitsalltag. Einige Branchen sind härter von der Pandemie betroffen und können aufgrund der Entwicklungen gar nicht mehr arbeiten. Die anderen müssen sich mit der Arbeit aus dem Home Office arrangieren – so auch wir!
Da die Kontaktbeschränkungen und somit das verordnete Arbeiten auf Distanz mittlerweile von einer temporären Maßnahme zu einem neuen Normalzustand avanciert sind, ist das Verschieben von Terminen, Workshops und Projekten auf die Zeit „danach“ langsam keine ernsthafte Alternative mehr. Wir müssen nun einen Weg finden, um die Aufgaben mit den Mitteln der digitalen Zusammenarbeit zu lösen.
Wir haben es ausprobiert und die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit und das Abhalten von Online Workshops zusammengestellt.
Überblick über digitale Tools
Die Basis für einen erfolgreichen Online-Workshop ist die Auswahl der richtigen Tools. Vorher hatte jede*r Teilnehmer*in durch Post-its, Flipcharts und Stifte die Möglichkeit, zeitgleich etwas zu erarbeiten und zu visualisieren. Jetzt benötigen wir im besten Fall für einen online Workshop Tools, die genau diese Form der Kollaboration ermöglichen.
Mit dieser Übersicht geben wir einen ersten Überblick über Tools. Neben den genannten Tools gibt es noch viele weitere. Es ist hilfreich, wenn sich alle Tools im Umfeld eines Anbieters (bspw. Microsoft oder Google) befinden. So können Synergien entstehen und eine komplette Suite zur digitalen Zusammenarbeit aufgebaut werden.
Wichtige Hinweise zur Organisation von online Workshops
Soll ein Workshop über eine Online-Konferenz durchgeführt werden, ändert sich bei der Durchführung einiges. Jede*r, der einmal an einem digitalen Termin oder Meeting mit mehr als 5 Teilnehmer*innen partizipiert hat, weiß, welche Schwierigkeiten lauern können. Gerade wenn ein offenes Gespräch entsteht, ist es schwierig diesem zu folgen und vor allem selbst auch mal zu Wort kommen zu können. Es kann immer nur eine Person sprechen und es entsteht eine Verzögerung zwischen Sprechen und Hören auf der anderen Seite der Leitung., Dadurch wird die Konferenz schnell unkoordiniert. Unsere Empfehlung ist daher, dass die Anzahl der Teilnehmer*innen nicht mehr als 8 beträgt.
Wir haben auch festgestellt, dass ein ganztägiger digitaler Workshop in der Regel nicht zum gewünschten Erfolg führt. Ein Termin über ein Online-Tool hat in der Regel einen viel strikteren Charakter als in der echten Welt. Da können sich die Mitarbeiter*innen einen Kaffee holen und sich dem persönlichen Schnack widmen. Bei Online-Workshops wird schnell der Fokus auf den eigentlichen Grund der Zusammenkunft gelegt, wodurch das Ganze intensiver wird.
Diese Intensität macht es schwieriger dem Geschehen über einen langen Zeitraum zu folgen. Dazu kommt bei einem ganztägigen, digitalen Workshop, dass die Möglichkeiten zur Ablenkung sehr vielseitig sind. So hat keiner etwas gewonnen. Daher ist unsere Erfahrung, dass ein Workshop nicht länger als einen halben Arbeitstag (4 Stunden) dauern sollte. Für mehr Zeit, ist unsere Empfehlung zwei getrennte Sessions an unterschiedlichen Tagen zu planen. So können Zwischenergebnisse festgehalten, aufbereitet und in den nächsten Workshop als neue Basis eingebracht werden.
Tipps für die Durchführung digitaler Zusammenarbeit
Agenda und Zeitplanung
Wir haben bereits einige Punkte angesprochen, die es schwieriger machen einen konstruktiven Austausch innerhalb eines Online-Workshops sicherzustellen. Ein besonders wichtiger Punkt dabei ist sicher die Moderation. Es ist sehr wichtig dem Workshop möglichst viel Struktur zu geben. Durch die Vielzahl an Tools, Problemen mit der Internetverbindung, Ablenkungen und der hohen Intensität, haben Teilnehmer*innen oft Schwierigkeiten zu jeder Zeit voll dabei zu sein.
Umso wichtiger ist es, dass wir beim Moderieren das aktuelle Geschehen regelmäßig in den Gesamtkontext einordnen. Wir empfehlen für digitale Workshops eine genaue Planung, sowohl für die Agenda als auch die zeitliche Planung für jeden Slot oder Agendapunkt.
Moderation
Ein weiterer Aspekt der guten Zusammenarbeit ist, dass jede*r auch die Möglichkeit bekommt zu partizipieren. Manche Teilnehmer*innen sind sehr offen und extrovertiert und nehmen dadurch sehr viel Raum auf der kleinen „Workshop-Bühne“ ein. Für andere Teilnehmer*innen ist es dadurch schwieriger ihre Gedanken zu teilen. Dieser Aspekt ist in unseren Augen enorm wichtig. Der/die Moderator*in muss dafür sorgen, dass jede*r in den Austausch hereingeholt wird, denn sonst werden genau diese Teilnehmer*innen im Verlauf immer passiver und verlieren den Fokus und die Lust. Der/die Moderator*in kann dies steuern indem er Personen gezielt anspricht und einbezieht. Außerdem kann er gewisse Aspekte noch einmal aufgreifen und so das Gespräch lenken.
Die Möglichkeit zur „Einzelarbeit“ mithilfe der Tools und der daraufhin folgenden Ergebnispräsentation jedes*r Einzelnen ist auch eine einfache Möglichkeit. Dabei arbeiten die Teilnehmer*innen entweder allein an einer Aufgabe oder in kleineren Gruppen. Die Ergebnisse werden im Anschluss in der großen Gruppe präsentiert. So kommt jede*r zu Wort und kann die eigenen Ideen und Gedanken in den Workshop einbringen.
Organisation der online Workshops
Da ein Online-Workshop, wie beschrieben, oft sehr intensiv und fokussiert stattfindet, sollte der/die Moderator*in Raum und Zeit für ein wenig Smalltalk oder das Beheben technischer Probleme einplanen.
In der aktuellen Situation sind viele im Home Office und der Smalltalk mit Kollegen auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine fehlt einfach. Natürlich hat man durch moderne Software die Möglichkeit, ganz normal miteinander zu sprechen. Dennoch sollte in digitalen Zusammenkünften wie Workshops oder Meetings auch für diesen Smalltalk Raum gegeben werden. – vor allem weil dies in offline Workshops ja auch ganz normal ist.
Vor- und Nachbereitung von online Workshops
Wichtiger Faktor für einen erfolgreichen Online Workshop ist eine gezielte Vorbereitung. Hier sollte der/die Moderator*in mehr Zeit als sonst investieren. Der Workshop sollte eher kurz und knackig konzipiert sein, um den Fokus der Teilnehmer*innen zu gewährleisten. Gängige Tools bieten schon sehr gute Möglichkeiten um ein digitales Setup mit gemeinsamer Arbeitsfläche (Whiteboard), Post-its und Stiften abzubilden, dennoch ist es tendenziell schwieriger dem Geschehen digital zu folgen. Dadurch ist es wichtig, mehr Zeit in die Erstellung von Begleitmaterial und Hand-Outs zu investieren. Beim Aufteilen in mehrere Sessions ist es wichtig, Zeit für die Aufbereitung der Zwischenergebnisse zu planen. Das hilft den Teilnehmer*innen im Workshop zu folgen und die benötigten Materialien immer parat zu haben.
Wird ein Tool für die Kollaboration („digitales Whiteboard“) genutzt, sollten hier vorab vordefinierte Bereiche und Templates für die Zusammenarbeit vorbereitet werden. Das Thema Vorbereitung muss nicht nur auf den Schultern des/der Moderator*in oder Veranstalters liegen. Oft bestehen Workshops auch aus einzelnen Break-Out Sessions, um Zwischenergebnisse zu erarbeiten oder Gedanken zu sammeln. Auch möglich ist eine Erarbeitung von Themen in kleineren Gruppen. Es hat sich für uns bewährt, hier die geplante Durchführung zu hinterfragen und den Teilnehmer*innen den Auftrag zur Vorbereitung im Vorfeld mitzugeben. Das ermöglicht eine effizientere Durchführung und im besten Falle einen kürzeren Workshops. Wichtig ist aber, dass der Workshop nicht zu einer reinen Präsentation im Vorfeld erarbeiteter Ergebnisse wird. Das sinnvolle Maß ist hier entscheidend.
Was digitale Zusammenarbeit bedeutet
Unsere Zusammenarbeit hat sich aufgrund von Corona verändert. Die Möglichkeit zur digitalen Kollaboration war in vielen Unternehmen Anfang des Jahres mehr eine Vision oder eine von einzelnen „Early Adopters“ gelebte Begleitströmung. Jetzt sind nahezu alle Bereiche, wo der direkte Kontakt bei der Zusammenarbeit vermieden werden kann, vom Büro in die eigenen 4 Wänden abgewandert. Auch wenn diese Situation einiges vielleicht sogar nachhaltig verändern wird, kann dies durchaus als Chance verstanden werden. Wir alle müssen uns damit ein Stück weit neu arrangieren. Daher ist es wichtig sich mit den Gegebenheiten auseinanderzusetzen und für sich Lösungen zu finden, wie die digitale Zusammenarbeit gelingt. Wir teilen dazu gerne unsere Erfahrungen und sind auch neugierig, welche Erkenntnisse Ihr gewonnen habt. Sprecht uns bei Bedarf gerne an!
Remote Working Guide
Für einen ganzheitlichen Überblick für digitales Arbeiten mit gängigsten Tools, schaut Euch doch gerne unseren Remote-Guide auf unserer Website an.