Jedes Unternehmen durchläuft Prozesse. Die Effizienz dieser Prozesse zu erkennen, ist jedoch nicht immer einfach. Process Mining kann euch genau hierbei unterstützen, Prozessschwächen in eurem Unternehmen zu erkennen. Aber was verbirgt sich hinter Process Mining?
Hinter dem Begriff Process Mining steht das Visualisieren, Analysieren und Überwachen von Prozessen auf Basis von digitalen Ereignisprotokolldaten. Ziel ist es, Entscheidungen bezüglich der Performance und Verbesserungspotentialen von Prozessen datengetrieben treffen zu können. Es handelt sich um eine Form des Data Minings. Beides baut auf dem Ansatz auf, große Datenmengen zu sammeln. Diese werden dann mithilfe von Algorithmen und künstlicher Intelligenz ausgewertet um problemspezifische Zusammenhänge und Trends zu erkennen.
Wie funktioniert Process Mining?
Die Grundlage eines Process Mining Projekts sind Log-Dateien. In diesen Dateien wird jede Ausführung eines Prozessschritts, sog. Events, eindeutig mit einer ID, der Aktivität und einem Zeitstempel vom verwendeten IT System gespeichert. Voraussetzung dafür ist, dass der Prozess komplett digital stattfindet. Wird ein Dokument z.B. händisch von einem Prozessbeteiligten zum nächsten übergeben, erzeugt es keinen digitalen Fußabdruck.
Mithilfe dieser Log-Dateien kann eine Process Mining Software, beispielsweise von Celonis oder UiPath, anschließend Prozessmodelle erstellen. Der so generierte Output stellt nicht nur den tatsächlichen IST-Prozessablauf dar, sondern gibt auch Aufschluss über prozessbezogene Informationen und KPI‘s, wie z.B.
So lassen sich schnell Aussagen über die Performanz eines Prozesses treffen. Es wird eindeutig erkennbar, wo der Prozess Optimierungspotentiale aufweist. Dann kann gezielt der Frage nachgegangen werden, welche Gründe sich hinter Verzögerungen o.ä. verbergen und wie diese behoben werden können. Diese getroffenen Maßnahmen lassen sich im Process Mining Tool direkt auf ihre Wirksamkeit überprüfen.
Beispiel einer Process Mining Software
Welchen Mehrwert bietet Process Mining?
Oft sind an vielen Prozessschritten diverse Personen aus verschiedenen Unternehmensbereichen beteiligt. Für eine einzelne Person ist es kaum möglich, den Gesamtprozess zu überblicken. Dann kann es z.B. passieren, dass die für den letzten Prozessschritt zuständige Person regelmäßig einen Abgabe- oder Liefertermin nicht einhalten kann, weil es vorher im Prozess zu Verzögerungen kommt. Für diese Person ist es aber aufgrund der fehlenden Übersicht unter Umständen gar nicht möglich, die Ursache zu identifizieren. Im schlechtesten Fall wird diese Prozessschwäche dann nie behoben.
Process Mining bringt Transparenz in Geschäftsprozesse und hilft bei der Erkennung von Prozessschwächen. Werden diese Schwächen frühzeitig erkannt, können diese abgestellt werden, noch bevor ihre negativen Auswirkungen bemerkbar werden. Durch das detaillierte Prozesswissen erlangen Unternehmen eine Flexibilität, die wettbewerbsentscheidend sein kann. Denn nur wer seine Stellschrauben kennt, kann auch schnell an ihnen drehen.
Process Mining als Ausgangsbasis für robotergesteuerte Prozessautomatisierung
Wer auf der digitalen Reise schon soweit ist, alle Prozesse digital abzubilden, legt automatisch den Grundstein für Prozessautomatisierung mithilfe von RPA . Die durch Process Mining erlangte Transparenz ermöglicht es, schnell zu identifizieren, wo Prozesse oder Prozessteile robotergestützt automatisiert werden können und wie viel Prozesseffizienz dadurch gewonnen werden kann. Wie euch Software-Roboter beim Outsourcing (digitaler) Geschäftsprozesse helfen kann, erfahrt ihr in unserem Blogartikel zum Thema RPA as a Service.
Fazit
Durch die lückenlose digitale Erfassung von Prozessschritten und die so erzeugten großen Datenmengen erlangt man durch Process Mining zu jeder Zeit einen wirklichkeitsgetreuen Blick auf Prozesse. Gegenüber klassischen, manuellen Methoden des Prozessmanagements bietet Process Mining zwei Vorteile. Einerseits einen enormen zeitlichen Vorteil und andererseits die hohe Genauigkeit der Erfassung. Die so erlangte Prozesseffizienz und -flexibilität führt nicht selten dazu, dass Unternehmen ihrer Konkurrenz den entscheidenden Schritt voraus sind.