Einer der beliebtesten, wenn nicht der Vorzeige-Anwendungsfall für RPA im Bereich Finance & Accounting ist die Rechnungsverarbeitung.
Da der Prozess sehr klaren Regeln und Schritten folgt, können die meisten davon durch einen Roboter übernommen werden. Natürlich muss die Digitalisierung der physischen Dokumente weiterhin durch einen Mitarbeiter durchgeführt werden. Digital vorliegende Rechnungen können direkt durch den Roboter bearbeitet werden. Dieser verarbeitet den digitalen Input und liest mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) die relevanten Daten aus. Genau wie der Mitarbeiter meldet sich der Roboter in den entsprechenden Systemen an und arbeitet die Aktivitäten ab. Er liest die relevanten Daten aus, vergleicht die Richtigkeit mit bestehenden Quellen und trägt die zur Buchung relevanten Daten in den Systemen ein. Sollte eine Abweichung auffallen, muss sich weiterhin ein Mitarbeiter um die Verarbeitung dieser kümmern. Allerdings kann auch hier der Roboter unterstützen, indem er den Mitarbeiter über die Ausnahmefälle benachrichtigt und diese von der weiteren automatisierten Bearbeitung auslässt. Ebenso wie bei der Digitalisierung, muss auch die Archivierung physischer Dokumente weiter durch einen Mitarbeiter übernommen werden.
Regler verschieben!Voraussetzungen
digitale Rechnung als Input
Der Roboter ist in der Lage ein gescanntes Dokument mittels Bilderkennung (OCR) zu verarbeiten. Für einen reibungslosen Ablauf sind jedoch digitale Rechnungsbelege ideal. Das Hochladen oder Ablegen der digitalen Rechnungen kann der Trigger für den Roboter sein.
Zusammenarbeit Roboter und Mitarbeiter
An einigen Stellen des Prozesses müssen Roboter und Mitarbeiter Hand in Hand arbeiten. Der Roboter übergibt einen Prozessschritt an den Mitarbeiter. Sobald dieser seinen Teil erledigt hat, kann der Roboter weiterarbeiten.
Mehrwerte
gesteigerte Compliance
Compliance Richtlinien lassen sich bei der Einführung des Roboters optimal abbilden. Der RPA Roboter tut nur genau das, was man ihm sagt und folgt dem definierten Prozessablauf zu 100%. So kann die Compliance im Prozess sichergestellt und sogar gesteigert werden.
verringerte Fehlerquote
Im Vergleich zu einem Mitarbeiter kann der Roboter nicht unkonzentriert werden. Insbesondere bei monotonen Aufgaben, bei denen viele Daten hin und her kopiert und übertragen werden müssen, ist die Anfälligkeit für Fehler oft hoch. Der RPA Roboter hat damit keine Probleme und kann so die Fehlerquote im Prozess senken.
Im Bereich Order-to-Cash ist ein klassischer Anwendungsfall für RPA die Erstellung von Rechnungen für eingehende Bestellungen oder Aufträge. Dieser Prozess läuft nach dem immer gleichen Schema ab und tritt insbesondere in produzierenden Unternehmen in sehr hohem Volumen auf.
Im Zuge der Automatisierung mit RPA kann der Prozess insgesamt weiter digitalisiert werden, indem am Ende nur noch digitale Rechnungen per Mail versendet werden. Hierzu ist es notwendig, dass die Rechnungsempfänger zustimmen. Außerdem sollte eine Rechnungsvorlage für den Prozess erstellt werden. Der Prozess zur Rechnungserstellung kann dann zu 90% durch einen RPA Roboter ausgeführt werden. Dieser ist in der Lage die relevanten Daten für die Rechnungsvorlage aus dem Auftrag bzw. der Bestellung zu entnehmen und in die Vorlage zu übertragen. Daraufhin benachrichtigt er einen Mitarbeiter, dass dieser die Rechnung freigibt. An dieser Stelle muss der Mitarbeiter manuell die Freigabe erteilen und kann dann zurück an den Roboter übergeben. Dieser erstellt daraufhin nach einer festgelegten Vorgabe ein Anschreiben für die E-Mail, adressiert an den entsprechenden Empfänger, hängt das Rechnungsdokument an und versendet die Rechnung. Im letzten Schritt archiviert der Roboter die Rechnung am entsprechenden Ort, um die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen. Auch die passende Benennung für das Dokument kann der Roboter einfügen.
Regler verschieben!Voraussetzungen
digitales Bestellwesen
Damit der Roboter die Daten für die Rechnung aus der Bestellung entnehmen kann, muss die entsprechende Bestellung digital vorliegen oder bereits in eine digitale Anwendung übertragen worden sein.
standardisierte Rechnungen
Eine standardisierte Vorlage oder ein System ermöglichen, dass der Roboter genau weiß, an welcher Stelle welche Information stehen muss. Nur so kann er die relevanten Daten korrekt eintragen.
Mehrwerte
sichergesteller Cash Flow
Der Roboter kann die Rechnungen direkt erstellen. Dadurch werden Rechnungen in Summe schneller gestellt und das Unternehmen erhält „schneller“ das Geld. Wenn der Mitarbeiter im Vergleich dazu ausgelastet ist, entstehen an dieser Stelle Verzögerungen.
erhöhter Automatisierungsgrad
Für den Einsatz von RPA muss zuvor der Prozess an sich weiter digitalisiert werden, um eine gute Grundlage für RPA zu schaffen. Somit kann neben dem Einsatz von RPA auch die Digitalisierung insgesamt vorangetrieben werden.
Urlaubsanträge verarbeiten
Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen stellt viele Unternehmen vor die Herausforderung, eine hohe Anzahl von Anträgen in oft unterschiedlichen Formaten zu bearbeiten. Durch die Einführung von RPA können viele dieser Schritte automatisiert werden, da sie immer nach dem gleichen Schema ablaufen und regelbasiert sind. Wird zusätzlich der Input als Voraussetzung standardisiert, müssen nur noch wenige Prozessschritte manuell ausgeführt werden. Nachdem der Antrag übermittelt wurde, wird der Roboter automatisch gestartet und die Daten werden aus dem Antrag ausgelesen. Daraufhin werden die Daten auf Vollständigkeit überprüft. Im Erfolgsfall kann direkt mit einem optionalen Abgleich begonnen und daraufhin die Antragsdaten in beteiligte Systeme überführt werden. Stimmen die Daten nicht, wird der Antrag für die manuelle Bearbeitung zwecks zusätzlicher Abstimmung an einen Mitarbeiter gegeben. Nachdem die Daten übertragen wurden, übernimmt der Roboter die Archivierung. Im nächsten Schritt muss der Vorgesetzte manuell den Antrag annehmen oder ablehnen. Das Ergebnis dieser Überprüfung wird automatisch an den Mitarbeiter zurückgemeldet.
Regler verschieben!Voraussetzungen
einheitliches Antragsformat
Das Format für den Urlaubsantrag muss standardisiert sein. Werden die Daten in eine Eingabemaske eingegeben, ist dies automatisch gegeben. Liegt allerdings ein Dokument im PDF-Format vor, muss eine einheitliche Vorlage genutzt werden. Der Roboter kann dann mittels Bilderkennung (OCR) die relevanten Daten auslesen.
digitaler Input
Im Falle einer Eingabemaske liegen die Daten logischerweise bereits digital vor. Wird der Antrag in einem Dokument per E-Mail versendet, müssen die Einträge digital ausgefüllt werden. Handschriftlich ausgefüllte Felder sind für den Roboter leider auch mit Bilderkennung nicht zuverlässig auslesbar.
Mehrwerte
verbesserte Service Rates
Durch die automatisierte Bearbeitung bekommt der Vorgesetzte innerhalb kürzester Zeit eine Aufforderung zur Bestätigung. Es sind keine zusätzlichen Überprüfungen in beteiligten Systemen nötig und der Mitarbeiter kann direkt eine automatisierte Antwort erhalten. So können Anträge innerhalb kürzester Zeit bearbeitet werden.
zusätzliche Kapazitäten
Durch das Wegfallen der manuellen Bearbeitung für den Großteil der Anträge werden bei den zuvor für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeitern Kapazitäten frei, welche für die Erledigung anderer Aufgaben genutzt werden kann. Da die Anzahl der Anträge in Shared-Service Centern großer Unternehmen sehr hoch sein kann, ist dies ein massiver Gewinn.
Mitarbeiter onboarden
Die Einstellung neuer Mitarbeiter gehört zu den klassischen Aufgaben einer Personalabteilung. In vielen Unternehmen ist dieser Prozess jedoch sehr aufwendig und besonders zeitintensiv. Der Prozess ist oft sehr manuell, folgt jedoch klaren Regeln und Prozessschritte. Somit ist er gut geeignet für eine Automatisierung mithilfe von RPA. Durch die Anwendung von RPA Robotern kann der Onboarding Prozess fast vollständig automatisiert abgebildet werden. Nach einer manuellen Prüfung der Vertragsdaten auf Vollständigkeit, kann der Roboter seine Arbeit beginnen. Das Anlegen des Nutzers, der E-Mail-Adresse und der Durchwahl erfolgen in Eigenregie des Roboters. Der IT-Helpdesk sowie die Payroll Abteilung werden ebenfalls durch den Roboter mit den benötigten Daten versorgt. Der Roboter informiert nach Abschluss des Onboarding-Prozesses den zuständigen HR Manager über den Abschluss des Prozesses.
Regler verschieben!Voraussetzungen
standardisierte Arbeitsverträge
Die Arbeitsverträge müssen einem Grundstandard unterliegen. Der Roboter muss in der Lage sein, die benötigten Informationen wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort, Kontaktdaten, etc., aus dem unterschriebenen Vertrag herauszulesen.
digitale Arbeitsverträge
Der Roboter ist in der Lage mit einem gescannten Dokument mittels Bilderkennung (OCR) zu arbeiten. Besser ist es jedoch, eine digitale Version der Arbeitsverträge zu Verfügung zu stellen. Das Hochladen der unterschriebenen Arbeitsverträge kann an dieser Stelle z.B. ein Triggerpunkt für den Start der Arbeit des Roboters sein.
Mehrwerte
reduzierte Prozessdauer
Durch die Automatisierung kann der Onboarding Prozess im Vergleich zur bisherigen Prozessdurchlaufzeit auf wenige Minuten reduziert werden.
erhöhter Automatisierungsgrad
Der Prozess kann nach einer Automatisierung fast vollständig durch einen RPA Roboter durchgeführt werden. Nach einer Freigabe durch einen HR Manager oder Mitarbeiter wird der Prozess automatisiert abgeschlossen.