Bei nativDigital arbeiten wir seit Beginn an mit MS Teams. Wir sind große Fans und nutzen Teams als unseren zentralen Arbeitsplatz. Über die Zeit konnten wir viele Best Practices sammeln und lernen auch immer wieder dazu. Daher möchten wir in diesem Beitrag unsere Lieblings-Apps und hilfreichsten Microsoft Teams Tipps für Fortgeschrittene mit euch teilen.
Immer mehr Unternehmen aber auch Institutionen wie Schulen und Universitäten setzen für die Zusammenarbeit auf MS Teams. Microsoft selbst beschreibt Teams als den „zentralen Ort für Teamarbeit in Microsoft 365“. Das Tool vereint eine Vielzahl von Funktionalitäten im Bereich Kommunikation und Kollaboration und kann so als der Hauptarbeitsplatz im Rahmen von O365 verstanden werden.
Die Kernfunktionalitäten von Teams sind Chat, Telefonie, Meetings und Kollaboration:
In unserem Microsoft Teams Anwender Guide haben wir diese Funktionen genauer vorgestellt. Ihr findet dort einen detaillierten Überblick sowie einige hilfreiche Microsoft Teams Tipps und Tricks für Einsteiger.
Neben den grundlegenden Funktionalitäten stehen als Ergänzung viele hilfreiche Apps zur Verfügung, die in Teams integriert werden können. Damit kann sowohl die eigene Arbeit als auch die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team oder sogar im ganzen Unternehmen vereinfacht werden.
Die besten Teams Apps
In Teams können sowohl Microsoft Apps eingebunden werden als auch eine Integration zu externen Anwendungen hergestellt werden. Das geht auch mit Apps, die ihr selbst entwickelt habt. Das sind unsere liebsten Apps:
- Planner
Mit MS Planner lässt sich die Arbeit im Team übersichtlich organisieren. - Polly
Mit Polly kannst du Umfragen in einem Kanal machen. - Whiteboard
Mit dem Whiteboard kannst du virtuelle Meetings und Workshops gestalten. - Stream
Mit Stream kannst du Besprechungen und (Video-)Telefonate aufzeichnen. - Praise
Mit Praise kannst du deine Kolleg*innen für ihre Arbeit loben und eine nette Nachricht senden. - Trello
Du kannst externe Taskboards wie z.B. Trello als Registerkarte in Teams hinterlegen, sodass diese schnell im Zugriff sind. - SharePoint
Du kannst eine SharePoint Bibliothek direkt als Registerkarte in Teams hinterlegen.
Unsere Microsoft Teams Tipps für Fortgeschrittene:
1. Erweiterte Suche
Wenn man erst einmal in einigen Teams und Kanälen Mitglied ist, kann MS Teams auch schnell etwas unübersichtlich werden. In welchem Kanal wurde die Information noch mal geteilt? Dabei hilft die Suchfunktion!
Microsoft hat die Suche kontinuierlich weiterentwickelt, sodass heute sehr genau mit Hilfe von Filtern das gewünschte Dokument oder die gesuchte Nachricht gefunden werden kann.
Sobald du deinen Suchbegriff eingegeben hast und mit „Enter“ die Suche gestartet hast, öffnet sich über den Suchergebnissen die Filterleiste:
2. Lesezeichen setzen
Du kannst einzelne Nachrichten mit einem Lesezeichen versehen, um diese später besser wiederzufinden.
Wenn man in vielen Teams und Kanälen Mitglied ist, ist es manchmal nicht so einfach wichtige Informationen und Nachrichten wiederzufinden.
Klicke auf die 3 Punkte der Nachricht und wähle „Diese Nachricht speichern“.
3. Erweiterte Textbearbeitung
Wenn du eine Nachricht in einem Chat oder einem Kanal veröffentlichen willst, hast du die Möglichkeit deinen Text zu formatieren. Klicke dazu auf das A mit dem Pinsel unterhalb der Eingabezeile. In einem Kanal hast du sogar noch weitere Möglichkeiten Einstellungen für die Nachricht vorzunehmen.
- Du kannst einen Betreff hinzufügen. Das bietet sich insbesondere bei längeren Nachrichten an. So können die Leser*innen direkt erfassen, worum es in deiner Nachricht geht.
- Du kannst in einer Nachricht einstellen, wer auf die Nachricht antworten kann.
- Du kannst deine Nachricht automatisch in mehreren Kanälen posten. Das kann sinnvoll sein, wenn du eine Information mit Kolleg*innen in unterschiedlichen Teams teilen möchtest.
4. Eine Ankündigung machen
Eine Ankündigung ist eine Form der Nachricht in einem Kanal. Wähle in den Formatierungsoptionen das Dropdown „Neue Unterhaltung“ und klicke „Ankündigung“. So wechselst du den Nachrichtentyp.
In einer Ankündigung hast du noch weiterführende Gestaltungsmöglichkeiten, die diese dann im Feed deutlich von „normalen“ Nachrichten abheben. Du kannst dazu ein Banner mit einem Bild oder farbigem Hintergrund hinzufügen, eine Überschrift und Untertitel einfügen.
5. Tag erstellen
Du kannst eine Teilgruppe eines Teams mit einem Tag versehen, um diese Personengruppe direkt anzusprechen. Wenn du z.B. in einem Team für ein Projekt alle Personen aus dem PMO ansprechen möchtest, könntest du den Tag „PMO“ erstellen und die entsprechenden Personen hinterlegen. Um den Tag zu verwenden, kannst du ganz normal „@“ eintippen und erhältst dann neben Personen auch die Tags als Vorschlag für eine Ansprache.
Klicke auf die 3 Punkte neben dem Team Namen und wähle „Tags verwalten“.
Gib dem Tag einen Namen und füge die gewünschten Personen hinzu:
6. Channel anheften
Du kannst dir Kanäle anheften. So hast du deine meist genutzten Kanäle immer sofort im Blick und musst dich nicht durch alle Teams und Kanäle klicken. Diese persönliche Auswahl steht dann oberhalb der Kategorie „Ihre Teams“.
Durch Rechtsklick auf den Kanal öffnet sich ein Aktionenmenü. Wähle hier „Anheften“. Auf dem gleichen Weg kannst du den Kanal auch wieder ablösen.
7. Pop-Out-Chat
Du kannst Chats als eigene Fenster, sogenannte Pop-Out-Chats, aus Teams „herauslösen“. Das kann sinnvoll sein, wenn du mit einem/einer Kolleg*in viel über den Chat kommunizierst, aber auch weiterhin an anderen Stellen in Teams aktiv bist. Mit dem Pop-Out Chat muss du nicht immer wieder in Chats zurückkehren, sondern kannst das zusätzliche Fenster immer geöffnet haben.
Fahre mit der Maus über den bestehenden Chat und klicke auf das Pop-Out Symbol. Mach alternativ einen Rechtsklick auf den Kanal und es öffnet sich ein Aktionenmenü. Wähle hier „Pop-Out-Chat“. Auf dem gleichen Weg kannst du den Kanal auch wieder ablösen.
8. Systemaudio einbinden
Seit einiger Zeit ist es möglich, in einem Videoanruf auch den Ton eines geteilten Mediums zu übertragen. Wenn du z.B. ein Video zeigen möchtest, können deine Kolleg*innen ebenfalls die Tonspur über den Anruf hören.
Klicke auf Bildschirm teilen. Bevor du auswählt welchen Desktop oder welches Fenster du teilen möchtest, setze einen Haken bei „Systemaudio einschließen“.
9. Stream aufzeichnen
Du kannst einen Anruf in Teams auch aufzeichnen. Das ist besonders praktisch, wenn jemand an einem Termin nicht teilnehmen kann oder ihr z.B. eine Schulung über Teams haltet. So kann der Inhalt für alle im Nachgang noch einmal zur Verfügung gestellt werden.
Klicke im (Video)Anruf auf die drei Punkte im Menü. Wähle dort „Aufzeichnung beginnen“. Natürlich solltest du vorher abklären, ob die Aufzeichnung für alle in Ordnung ist.
10. Ein Whiteboard in Teams nutzen
Wie oben schon erwähnt, ist das Whiteboard aus unserer Sicht eine der sinnvollsten Apps in Teams. Es hebt digitale Workshops und Meetings auf ein neues Level und ermöglicht tatsächliche Zusammenarbeit wie in einem Termin vor Ort.
ACHTUNG: Diese Funktion kannst du nur in einem geplanten Termin verwenden, nicht in einem normalen (Video-)Anruf
Klicke auf das „Teilen“ Symbol. Am rechten Rand erscheint eine Kachel von MS Whiteboard. Wenn du diese auswählst, wird das Whiteboard in Teams gestartet. Du kannst daraufhin wählen, ob du die Whiteboard App öffnen möchtest, oder die Anwendung direkt in Teams ausführen möchtest. Bei allen anderen Teilnehmer*innen öffnet sich ebenso automatisch diese Aufforderung. Nun könnt ihr gemeinsam in Teams in eurem Whiteboard Notizen machen, Ideen skizzieren etc.
Das Whiteboard wird automatisch in der Whiteboard Anwendung gespeichert.
11. Besprechungsnotizen in Teams verwalten
Wenn du in einer Besprechung das Whiteboard genutzt hast, wird dies in der Besprechung gespeichert. Du kannst es im Nachgang wiederfinden, indem du über deinen Kalender in Teams den entsprechenden Termin öffnest und dort aus der obersten Zeile „Whiteboard“ auswählst. So gehen keine Notizen verloren und sie sind direkt im richtigen Termin gespeichert.
Neben dem Whiteboard findest du die hier die Option „Besprechungsnotizen“. Auch hier kannst du Notizen aus einer Besprechung festhalten und sie immer im passenden Termin wiederfinden.
Was bringt die Zukunft?
In den letzten Monaten hat Microsoft einen starken Fokus auf Teams gelegt und die Anwendung weiterentwickelt. Auch in den kommenden Wochen und Monaten warten noch einige spannende Updates und neue Features auf die User. Unter anderem können wir uns im Sommerupdate auf folgende Dinge freuen:
- Whiteboard Updates
- die erweiterte 7×7 Ansicht von Videobildern
- die neue App Microsoft Lists
- die neue Tasks App
- Live reactions in Video-Meetings
Wir werden diese natürlich testen und unsere Eindrücke mit euch teilen. Wir sind uns sicher, dass dabei noch einige neue Microsoft Teams Tipps aufkommen werden.