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Bei nativDigital befassen wir uns nicht nur damit, andere auf dem Weg in eine neue Arbeitswelt zu begleiten. Wir arbeiten auch stets daran, unsere eigene Zusammenarbeit zu reflektieren, zu verbessern und unsere eigene Vision von New Work zu leben und New Work Erfahrungen zu sammeln. In einem unserer letzten Beiträge haben wir unser Verständnis zum Thema New Work mit euch geteilt. Wie dort schon erwähnt, leitet uns bei nativDigital ein gemeinsamer Purpose darin die Dinge zu tun, die wir tun wollen und die uns Spaß machen. Als Team möchten wir mutig Neues ausprobieren und uns kontinuierlich weiterentwickeln. Dafür müssen wir ganz genau auf uns selbst hören und immer wieder Veränderungen anstoßen und durchleben. In diesem Beitrag möchten wir euch einen Einblick geben, wie diese Entwicklungsschritte bei uns aussehen können.

Das Arbeiten mit Spannungen

Um notwendige Veränderungen zu identifizieren, reflektieren wir intensiv unseren aktuellen Weg. Dafür ist unser dedizierter Ort die monatliche Retrospektive. Hier identifizieren wir Themen, an denen wir arbeiten müssen und wollen. Wir bezeichnen diese Themen als Spannungen. Das Arbeiten mit Spannungen ist ebenfalls ein Ansatz aus dem New Work Kosmos. Eine Spannung wird dabei immer von einer Person empfunden und ist keine Eigenschaft einer Organisation. Eine Spannung ist nichts Negatives, sondern zeigt einfach, dass es eine Diskrepanz zwischen dem Jetzt und dem Zukunftsbild gibt. Das treibt Veränderung an und ist daher aus unserer Sicht etwas Positives. Spannungen können beispielsweise neue Ideen, Probleme und Herausforderungen, immer wiederkehrende Diskussionspunkte oder Impulse für Veränderungen sein.

Wo stehen wir gerade?

Wir haben bei nativDigital schon mehrere große Zyklen der Weiterentwicklung und Veränderung durchlaufen und dadurch New Work Erfahrungen gesammelt. In den letzten 2 Jahren haben wir mehrfach unsere Fokus-Themen verändert und geschärft, haben unsere Arbeitsweise auf Sprints umgestellt und sind um einige neue Mitarbeiter*innen gewachsen. Jetzt haben wir den Eindruck, wieder an einen Punkt angelangt zu sein, an dem wir spüren, dass wir uns verändern müssen. In unseren monatlichen Retrospektiven sind uns wiederkehrende Spannungen aufgefallen:

Unsere aktuellen Spannungen

⭐ Wie gut sind unsere internen Prozesse?

🚀 Welche Möglichkeiten haben wir, um Produktentwicklung und neue Ideen voranzutreiben?

🕐 Wie nutzen wir freie Zeit effektiv?

👩🏼‍🤝‍🧑🏽 Können wir Verantwortlichkeiten besser verteilen?

⚖️ Wie können wir die Arbeit an unseren Produkten und nativDigital einerseits und die Arbeit bei Kund*innen besser balancieren?

💕 Wie stellen wir sicher, dass wir „die richtigen Dinge“ tun?

Diese grundlegenden Fragen konnten wir nicht „nebenbei“ auflösen. Also haben wir beschlossen sie strukturiert anzugehen und uns intensiv mit nativDigital zu beschäftigen. Dafür haben wir eine Workshopreihe aufgesetzt, in der wir bekannte Herangehensweisen aus der Transformation von Organisationen angewendet haben. Besondere Inspiration hat uns dabei der Loop Approach geliefert. Zugegeben, der Ansatz passt auf den ersten Blick nicht ganz zu uns. In ihm geht es vor allem darum erstmalig agile und moderne Strukturen und eine entsprechende Kultur zu etablieren. Dennoch haben uns die Workshops aus dem Loop Approach für unsere eigene Reise inspiriert.

In diesem Beitrag möchten wir euch berichten, wie wir unsere Workshops und somit den Weg zur Auflösung unserer Spannungen gestaltet haben. Wir möchten euch damit zeigen, wie New Work in der Praxis ganz konkret aussehen kann.

Workshop 1 – Purpose

Als Grundlage für alle weiteren Schritte haben wir ein Review unseres Purpose gemacht. Der Purpose stellt für uns den Grundstein allen weiteren Handelns dar. An ihm richten sich alle anderen Aktivitäten aus. Wir fragen uns regelmäßig: Wofür steht nativDigital? Was ist der Zweck? Was wollen wir erreichen?
Das haben wir zuletzt im November 2019 gemacht. Seitdem ist viel passiert – es sind weitere Teammitglieder hinzugekommen und wir haben unsere Themenschwerpunkte intensiviert. Passt also unsere damalige Vision noch oder brauchen wir ein Update?

Inspiriert durch den Loop Approach haben wir im Workshop nicht einfach angefangen den Purpose zu formulieren. Stattdessen haben wir uns vorab mit den Mehrwerten, die wir schaffen wollen, beschäftigt. Das hat uns geholfen unsere Arbeit und unsere Wünsche für die Zukunft noch einmal zu reflektieren. Die Erkenntnisse konnten wir im Nachgang in die Purpose Formulierung einfließen lassen.

Unser Vorgehen:

Für wen wollen wir Mehrwerte schaffen? Mit dieser Frage haben wir uns alle schon in Vorbereitung einzeln beschäftigt und unsere Gedanken zum Workshop mitgebracht. Alle Stakeholder wurden auf Sticky-Notes geschrieben und geclustert.

Welche Mehrwerte wollen wir schaffen? Diese Frage hat sich ebenfalls jede*r von uns in Vorbereitung auf den Workshop gestellt und die eigenen Ideen und Gedanken gesammelt. Im Workshop haben wir alle Mehrwerte auf Sticky-Notes gesammelt und daraus Cluster gebildet.

Die Formulierung des Purpose von nativDigital – Jede*r formuliert auf Basis der Erkenntnisse aus dem Workshop einen Purpose. Dann sind wir rundenweise vorgegangen. In jeder Runde finden sich 2er Teams zusammen und bilden aus beiden Formulierungen eine neue. Aus jedem 2er Team geht eine Person in die nächste Runde und bildet wiederum ein neues 2er Team. Das haben wir so lange gemacht, bis nur noch eine Formulierung als Ergebnis herauskommt. Diese haben wir noch einmal im Team diskutieren und etwas angepasst.

💡 TIPP: Die Fragen, für wen und welche Mehrwerte wir schaffen wollen, haben wir allen Teilnehmer*innen vorab zur Vorbereitung mitgegeben, sodass wir im Workshop direkt in die Arbeit einsteigen konnten. So konnten wir außerdem sicherstellen, dass sich jede*r im Detail mit den Fragen beschäftigt hat.

Unser Ergebnis

Das Ergebnis des Workshops ist die Purpose-Formulierung. Unser Ergebnis stellen wir in unserem nächsten Blogbeitrag noch einmal genauer vor. In unserem Fall lautet diese:

„Wir befähigen uns und andere dazu, mutig eine neue Arbeitswelt zu gestalten.“.

Workshop 2 – Rollen & Verantwortlichkeiten

Bei nativDigital haben wir keine festen Stellenbeschreibungen. Wir agieren eher in Rollen, wobei jede Person mehrere Rollen entsprechend der eigenen Präferenzen und Fähigkeiten innehat. Unsere Rollen haben wir jedoch bisher nicht bewusst geschaffen und explizit gemacht, sie haben sich vielmehr so ergeben. Jedoch haben wir gemerkt, dass wir jetzt eine Größe erreicht haben, in der wir für eine optimale Zusammenarbeit Aufgaben noch besser verteilen und die Verteilung auch transparent machen müssen. Nur so können wir effektiv Themen vorantreiben, Bottlenecks vermeiden und nativDigital in allen Facetten weiterentwickeln.

Der Workshop sollte also vor allem dazu dienen unsere Rollen sichtbar zu machen, sie zu definieren und (neu) zu verteilen. Außerdem wollten wir überprüfen, ob wir die richtigen Rollen haben, um wirklich unseren Purpose erreichen zu können.

Unser Vorgehen

Um herauszufinden, welche Fähigkeiten und Interessen wir eigentlich im Team haben, hat jede*r in Vorbereitung auf den Workshop ein Profil der eigenen Person anhand der Leitfragen „Was kann ich gut?“ „Für welche Themen interessiere ich mich?“ „Was mag ich gar nicht?“ erstellt.
Die anderen Teilnehmer*innen hatten dann im Workshop die Möglichkeit, Aspekte aus ihrer Wahrnehmung der Kolleg*innen zu ergänzen. Dieses Gesamtbild hilft uns dabei, Rollen auch anhand von Interessen und Fähigkeiten passend zu verteilen.

Um einen Überblick zu bekommen, was eigentlich alles in unserer Arbeit anfällt, haben wir all unsere wiederkehrenden Aufgaben gesammelt. So konnten wir auch Tätigkeiten sichtbar machen, die eher „hinter den Kulissen“ passieren. Aus der Sammlung haben wir Cluster gebildet und diesen einen Rollen-Titel gegeben. Das Ergebnis ist also die Gesamtheit unserer aktuellen Rollen.

Die identifizierten Rollen haben wir nun mit Details gefüllt und eine Rollenbeschreibung erstellt, die insbesondere die Verantwortlichkeiten beschreibt.

In unserem Fall haben wir recht viele Rollen identifiziert. Daher haben wir noch einmal gemeinsam geprüft: Brauchen wir alle Rollen? Zahlen die Rollen auf die Erfüllung unseres Purpose ein? Welche Rollen sind überflüssig? Welche fehlen, um den Purpose zu erfüllen?

Angelehnt an Ansätze aus dem Holacracy Ansatz haben wir die einzelnen Rollen außerdem sogenannten Kreisen zugeordnet. So können wichtige Diskussionen und Entscheidungen auch in einer größeren Runde besprochen werden, ohne aber alle bei nativDigital mit einbeziehen zu müssen. Wir haben dabei insbesondere 3 Kreise ermittelt, in denen wir diesen Ansatz ausprobieren werden: Im Marketing sowie in unseren Produktbereichen New Work und Automation.

Im letzten Schritt haben wir die Rollen neu verteilt. Jede*r hatte die Möglichkeit einen Zettel mit dem eigenen Namen an die Rollen zu kleben, die er*sie gerne wahrnehmen möchte. Alle Interessierten haben im Anschluss an den Workshop gemeinsam diskutiert, ob die Rolle von mehr als einer Person besetzt werden kann, wie man sich ggf. aufteilen kann oder wer die Rolle schlussendlich besetzt.

Unser Ergebnis

Als Ergebnis aus dem Workshop nehmen wir eine klare Rollenstruktur mit, in der jede Rolle mit ihren Verantwortlichkeiten definiert und verteilt ist. Durch die Aufteilung in Kreise differenzieren wir unsere internen Strukturen und schaffen neue Kommunikations- & Entscheidungswege, um schneller und effizienter agieren zu können.

Workshop 3 – Entscheidungsprozesse

Im dritten Workshop haben wir uns die Fragen „Wie und wo treffen wir eigentlich Entscheidungen?“ und „Wo haben wir den Raum, um Spannungen aufzulösen?“ vorgenommen. Wir haben bereits etablierte Formate und Strukturen der Zusammenarbeit, die wir für die Entscheidungsfindung und das Auflösen von Spannungen nutzen. Auch diese Formate und Strukturen haben sich, ähnlich wie bei den Rollen, mit der Zeit einfach entwickelt und sind an eine Scrum Arbeitsweise angelehnt. Das wollten wir nun noch einmal reflektieren.

Unser Vorgehen

Zunächst haben wir uns auch hier einen Überblick über die aktuelle Situation gemacht. Dazu haben wir uns gefragt: „Welche Entscheidungen haben wir in letzter Zeit getroffen?“, „Welche Entscheidungen fallen regelmäßig an?“, „Was sind Spannungen, die wir zuletzt adressiert haben?“
Diese haben wir in einem schnellen Brainstorming gesammelt und geclustert.

In einem weiteren kurzen Brainstorming haben wir unsere bestehenden Formate gesammelt, die wir aktuell schon haben, um Entscheidungen zu treffen und Spannungen aufzulösen.
Für die einzelnen Formate haben wir kurze Steckbriefe angelegt. Darin haben wir definiert wie oft sie stattfinden und welchen Zweck sie haben. Bereits in der Erarbeitung der Steckbriefe ist aufgefallen, dass wir einige Formate nie richtig definiert haben und durchaus auch ein unterschiedliches Verständnis dieser haben. So konnten wir hier bereits in der Diskussion einzelne Meetings abschaffen und andere genauer voneinander abgrenzen.

Auch an dieser Stelle haben wir uns wieder die Frage gestellt: „Zahlen unsere Entscheidungsstrukturen auf die Erreichung unseres Purpose ein?“ bzw. „Was ist überflüssig oder was fehlt für die Erreichung?“.
Für den finalen Check haben wir uns die gesammelten Entscheidungen aus Schritt 1 genommen und diese den Entscheidungsräumen, Rollen oder Kreisen zugeordnet. So konnten wir noch einmal prüfen, ob wir Lücken haben oder unsere Struktur aufgeht.

Unser Ergebnis

Im Ergebnis haben sich unsere Entscheidungsstrukturen wenig verändert. Einige Entscheidungen sind jetzt explizit auf Rollen übergegangen. Außerdem war es sehr hilfreich unsere bestehenden Formate für das Auflösen von Spannungen und das Treffen von Entscheidungen noch einmal gemeinsam klar zu definieren und abzugrenzen. Damit haben wir eine deutlich explizitere Struktur.

Konnten wir unsere Spannungen auflösen?

Die Workshopreihe hat uns insbesondere geholfen aktuelle Strukturen zu reflektieren. Da wir nicht von Null anfangen, hatten wir bereits gute Grundlagen, mit denen wir uns befassen konnten. Insbesondere die gemeinsame Bestimmung des Purpose hat uns sehr geholfen uns wieder zu fokussieren. Auch die Diskussionen über Rollen, Strukturen und Entscheidungen haben wichtige Klärungen gebracht. Mit der neuen Struktur fühlen wir uns gut gewappnet, um die nächsten Schritte in unserer Weiterentwicklung gehen zu können.

Mit diesen Workshops haben wir unsere zu Anfang genannten Spannungen allerdings noch nicht vollständig aufgelöst. Wir sind aber der Meinung, dass wir wichtige Grundlagen dafür geschaffen haben.

⭐ Wie gut sind unsere internen Prozesse?
➡ Anhand der Rollenverteilung können sich nun die jeweiligen Verantwortlichen als „Process Owner“ mit der Optimierung von Prozessen in ihren Bereichen befassen.

🚀 Welche Möglichkeiten haben wir, um Produktentwicklung und neue Ideen voranzutreiben?
➡ Durch die Schaffung der Rolle „Produktentwickler*in“ haben wir die Verantwortlichkeit nun klar verteilt.

🕐 Wie nutzen wir freie Zeit effektiv?
➡ Mithilfe der neuen Rollen und Verantwortlichkeiten sind die Spielräume und der eigene Fokus klarer. Der formulierte Purpose gibt Orientierung, auf was unsere Aktivitäten einzahlen sollten.

👩🏼‍🤝‍🧑🏽 Können wir Verantwortlichkeiten besser verteilen?
➡ In der Rollenstruktur konnten wir einige Aufgaben besser verteilen und ebenso die Verantwortlichkeiten klar an bestimmte Rollen hängen.

⚖️Wie können wir die Arbeit an unseren Produkten und nativDigital sowie die Arbeit beim Kunden besser balancieren?
➡ Unser neu formuierter Purpose hat uns noch einmal mehr klar gemacht, wo wir hinwollen. All unsere Aktivitäten sollten darauf einzahlen. Durch die Rolle Produktentwickler*in rückt diese Arbeit mehr in den Vordergrund.

💕 Wie stellen wir sicher, dass wir „die richtigen Dinge“ tun?
➡ Durch die Definition unseres Purpose ist noch einmal mehr klar, wo wir hinwollen. Darauf sollen von jetzt an all unsere Aktivitäten einzahlen.

Wie geht es weiter?

Im nächsten Schritt werden wir uns noch einmal mehr mit der Operationalisierung unseres Purpose beschäftigen. Wir wissen nun zwar, wo wir hinwollen, aber noch nicht, wie wir dorthin gelangen. Dazu werden wir uns mit dem Golden Circle von Simon Sinek beschäftigen und die Ebenen „What“ und „How“ betrachten. Darauf aufbauend ist unser Ziel der Aufbau einer OKR Struktur, sodass wir möglichst einfach unsere kurz- und mittelfristigen Aktivitäten planen können. Wir sind gespannt, wie sich unsere neuen Strukturen entwickeln und werden bald mehr berichten.

Ein (methodisches) Learning

Wir hoffen, ihr konntet einen guten Einblick gewinnen, wie wir an unseren eigenen Strukturen arbeiten und New Work Ansätze bei nativDigital leben. Vielleicht sind auch für euch spannende Methoden und Impulse dabei gewesen und wir konnten euch mit unseren New Work Erfahrungen inspirieren.

Ein wichtiges Learning haben wir hier mal wieder gemacht – so eine Entwicklung ist sehr individuell. Und so sollte auch der Weg, in diesem Fall die Workshop-Formate, sehr individuell sein. Eigentlich hatten wir geplant den Loop Approach komplett durchzuziehen, was aber für uns nicht funktioniert hat. Trotzdem haben wir die für uns passenden Teile herausgepickt und durch andere ergänzt. Und das ist vollkommen okay! Es hat uns vielmehr (mal wieder) gezeigt, dass auch die besten Methoden und Tools nur wirken können, wenn wir sie für unsere individuellen Bedürfnisse anpassen. Und auch das ist eine New Work Erfahrung.

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