Robotic Process Automation ist und bleibt auch in 2020 ein Trendthema. Das Vorhaben, klar strukturierte, repetitive und manuelle Prozesse zu automatisieren findet sich in den Digitalstrategien vieler Unternehmen wieder. Die Ziele dahinter sind zumeist das Heben von Effizienzen, sowie auch das Schaffen von Freiräume für Mitarbeiter*innen. So könne diese sich auf die Umsetzung eigener Projekte konzentrieren und damit wirksame Mittel gegen Konkurrenz- und Innovationsdruck entwickeln.
Bei dem Aufbau solcher Automatisierungs-Initiativen zur Einführung von RPA im Unternehmen macht es aus verschiedenen Gründen Sinn, interne Kompetenzen aufzubauen und nicht ausschließlich auf die Unterstützung externer Berater*innen zu setzen. Diese werden oft eingekaufte, um als RPA Expert*in vor allem Roboter zu bauen. Aus unserer Sicht ist sinnvoll, ein internes Center of Expertise (CoE) für das Thema Robotic Process Automation aufzubauen.
Um möglichst effektiv interne Kompetenzen aufzubauen, müssen einige Aspekte beachtet werden. Im Folgenden stellen wir die Top 5 Themen vor, die ihr bei der Einführung eines RPA CoE berücksichtigen sollten.
Strukturen und Organisation
Zunächst sollte man die Frage beantworten, wie sich ein mögliches RPA CoE in vorhandene Unternehmensstrukturen eingliedert. Hier sind vor allem drei Möglichkeiten zu nennen.
Möglichkeit 1: Dezentraler Aufbau in den Fachabteilungen
In vielen Fällen wird ein „RPA-Expertenteam“ genau dort gebildet, wo es benötigt wird. Dies sind häufig die Fachbereiche eines Unternehmens, bei denen es erfahrungsgemäß die größten Automatisierungspotenziale gibt. Allen voran die Bereiche Finance und Human Resources.
In diesen Fällen wird eine dezentralen RPA-Organisationsstruktur aufgebaut. Ein Vorteil ist, dass Innerhalb der Fachbereiche können normalerweise schnell und unkompliziert erste Piloten umgesetzt werden können. Wir erleben eine einfache Automatisierung der „Low-Hanging-Fruits“.
In diesem Modell lauern jedoch auch Nachteile. Ohne zentralen Steuerung des gesamten RPA-Programms stößt man unvermeidbar bei einer Steigerung des Automatisierungsvolumens an technische Hürden und Ineffizienzen. Angefangen bei der Einhaltung von Governance-Richtlinien bis hin zu Wartung, Support und Lizenzoptimierung werden bereichsspezifische Modelle im Unternehmen aufgebaut.
Möglichkeit 2: Zentraler Aufbau eines CoE in der IT
Die zweite Möglichkeit ist die zentrale Organisation des RPA CoE. In den meisten Fällen wird dieser Ansatz gewählt, um ein RPA Expert*innenteam innerhalb der globalen IT aufzusetzen.
Die notwendigen Strukturen sind aus anderen IT Projekten bereits vorhanden und können ohne große Schwierigkeiten adaptiert werden. Dies beinhaltet zum Beispiel Server-Strukturen, Lizenzoptimierungen oder die Infrastruktur für Wartung und Support.
Allerdings fehlt in dieser Konstellation der fachliche Input. Letztendlich muss der Roboter in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter*innen aus den Fachbereichen aufgebaut werden.
Möglichkeit 3: Der Hybrid
Unsere Empfehlung an dieser Stelle ist eine hybride Struktur aus beiden oben genannten Organisationsformen. Hierbei gibt eine zentrale Steuereinheit (häufig angesiedelt in der IT) Rahmen und Struktur vor und ist verantwortlich für Wartung und Support. Sie entwickelt anhand eines zentralen Governance Prozesses, wobei zentrale Kontaktpersonen aus den Fachbereichen den fachlichen Input der Prozessgestaltung mit einbringen und so für die operative Qualität des Roboters sorgen.
Rollen und Ressourcen
Ist die Entscheidung für eine Organisationsstruktur gefallen und ein Automatisierungsvolumen/ -potenzial abschätzbar, macht es Sinn sich Gedanken über Rollen und Ressourcen innerhalb des CoE zu machen. Folgende Rollen gibt es nach unserer Erfahrung in einem CoE zu besetzen:
Dabei ist zu beachten, dass nicht jede Rolle von einer Person ausgeführt werden muss. Gerade am Anfang macht es durchaus Sinn, einzelne Personen mit mehreren Rollen und Aufgabenbereichen zu betrauen.
Governance Strukturen
Auch RPA Projekte bedienen sich klassischer Governance Phasen aus der Softwareentwicklung. Bei der Einführung von RPA gilt es also ebenso Rollen, Ressourcen und Strukturen innerhalb des CoE zu definieren. Darauf aufbauend ist es sinnvoll Verantwortlichkeiten und Deliverables anhand des klassischen Governance-Prozesses zu erarbeiten. Hier ist vor allem darauf zu achten, wo Schnittstellen zwischen CoE und Fachbereichen liegen, sodass diese ohne Informations- und Effizienzverluste abgebildet werden können.
Klassischerweise enthält ein RPA Governance-Prozess die folgenden Phasen:
Training
Die Struktur steht, die Mitarbeiter*innen haben definierte Rollen und Aufgaben und der Governance Prozess ist definiert. Fehlt nur noch das Know-How. Sowohl das interne Team im CoE, als auch die Kolleg*innen in den Fachbereichen müssen geschult werden, um bestmöglich arbeiten zu können. Hier ist es sinnvoll auf die Trainingsmöglichkeiten Ihres RPA-Anbieters zurückzugreifen. UiPath als RPA Marktführer bietet mit der UiPath RPA Academy für Kund*innen und Partner*innen eine umfassende Trainingsmöglichkeit für RPA Developer und RPA Business Analysts. Hier kann es weiterhin sinnvoll sein, auf externe Trainer*innen zurückzugreifen, die auch während der ersten Piloten mit Best Practice Lösungen helfend zur Seite stehen.
Change-Management & Kommunikation
Ein neues Team und insbesondere die Einführung von RPA bedeutet umfassende Veränderung. Die Unternehmensstruktur, die durch ein neues CoE mit Schnittstellen in die Fachbereiche erweitert wird, verändert sich weitreichend. Auch lokal bei den jeweiligen Mitarbeiter*innen ist eine Veränderung durch die Zusammenarbeit mit einem neuen „digitalen Kollegen“ zu sehen.
Daher ist es sinnvoll, beim Thema Change-Management zwei Seiten zu beleuchten. Die eine Seite kann unter dem Titel „Our Company goes RPA“ stehen. Sie umfasst alle Maßnahmen, um die Technologie RPA im Konzern einzuführen. Nicht selten treffen moderne digitale Technologien auf emotionale Widerstände. Daher ist es wichtig, die RPA Strategie transparent zu kommunizieren und mit Mitarbeiter*innenstimmen und Best Practice Piloten aus den jeweiligen Fachbereichen zu untermauern.
Die andere Seite ist deutlich konkreter und beschreibt die Veränderung, die ein Mitarbeiter*innen der Fachabteilung erlebt, wenn er oder sie das erste Mal in Berührung mit einem Roboter kommt. Gegebenenfalls werden jahrelange Arbeitsabläufe verändert oder sogar eliminiert. Hier ist es extrem wichtig durch Trainings und Begleitung der jeweiligen Mitarbeiter*innen die Angst vor der neuen Technologie zu nehmen, direkt eingreifen zu können, wenn etwas am Anfang nicht funktioniert und die Vorteile von RPA erlebbar zu machen.
Die eigene RPA Initiative starten
Wenn ihr euch mit all diesen Bereichen intensiv beschäftigen, legt euch einen guten Grundstein für eine erfolgreiche Einführung von RPA in eurem Unternehmen. Natürlich gibt es neben den hier Besprochenen noch weitere Themen, wie zum Beispiel die Anbieterauswahl oder den Aufbau der passenden technischen Infrastruktur.
Sprecht uns gerne an und wir erarbeiten mit euch einen 100 Tage Plan auf dem Weg zu Ihrem RPA CoE!