Was ist RPA? Robotic Process Automation, auch kurz RPA genannt, hilft bei der digitalen Prozessautomatisierung. Neben bisherigen Möglichkeit zur Automatisierung, wie beispielsweise Excel VBA oder der Entwicklung eigener Skripte, hat diese Art der Prozessautomatisierung erst in den vergangenen Jahren an Bekanntheit gewonnen.

Definition Robotic Process Automation (RPA)

RPA steht für die Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Software Robotern. Die Prozesse werden also durch einen digitalen Roboter ausgeführt. Dabei ist dieser Roboter vielmehr als eine Software zu verstehen und weniger als ein physischer Roboter.

Robotic Process Automation ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung

Die RPA Bots arbeiten regelbasierte, strukturierte und sich wiederholende Prozesse ab. Dabei greifen sie auf Benutzerschnittstelle, die GUI (graphical user interface) zu. Der Roboter agiert genau wie ein Mensch und führt Klicks und Aktionen direkt auf der Benutzeroberfläche aus. Die Weiterentwicklung der Technologie ermöglicht mittlerweile sogar das Einbinden von Machine Learning oder auch von Künstlicher Intelligenz (KI). So lassen sich auch komplexe Prozesse automatisieren.

Was kann ein RPA Roboter tun?

Mithilfe der Software Roboter können beliebige Prozesse automatisiert werden. Ihre „Fähigkeiten“ im Bereich der Automatisierung sind folgende:

  • öffnen und lesen von E-Mails oder Dokumenten
  • bearbeiten von Excel-Tabellen oder ERP-Systemen
  • schreiben von E-Mails
  • befüllen und kopieren von Tabellen oder Systemen
  • durchführen von Berechnungen
  • zugreifen auf alle Systeme oder Webseiten
  • einloggen in Systemen oder Postfächern

Die RPA Roboter führen dabei genau den Prozess durch, der vorher modelliert wurde. Daher muss vor dem Einsatz eines Roboters der auszuführende Prozess dokumentiert und im Anschluss für den Roboter „designt“ werden.

Beispielprozesse für Robotic Process Automation

RPA wird unabhängig von Branchen und Unternehmensbereichen einsetzbar. In nahezu allen Bereichen eines Unternehmens gibt es Prozesse, die für eine Automatisierung geeignet sind. Eine gute Faustregel ist: Immer, wenn IT-Systeme oder digitale Dokumente regelbasiert verarbeitet werden, kann ein RPA Roboter unterstützen.

Häufige automatisierte Prozesse sind beispielsweise:

Wir haben weitere RPA Prozesse in dem Artikel RPA Prozesse – welche Prozesse eignen sich? zusammengestellt.

Voraussetzungen für RPA

Nicht jeder Prozess lässt sich durch Softwareroboter automatisieren. Und auch nicht jede Automatisierung zahlt sich aus. Unsere Faustregel ist, dass sich automatisierte Prozesse mindestens nach 6-7 Monaten rentieren sollten. Sprich der ROI (return on investment) sollte bei 6-7 Monaten liegen.

Zwei wichtige Voraussetzungen für RPA sind:

1. Der Prozess ist regelbasiert

Ob ein Prozess regelbasiert ist, erkennt man leicht daran, ob er wenn-dann-Funktionen folgt.

Beispiel: Wenn eine E-Mail in einem Postfach ankommt, dann öffne diese E-Mail. Wenn diese E-Mail einen Anhang hat, lese den Inhalt aus. Wenn der Inhalt eine Bestellung ist, dann trage die Daten der Bestellung in das ERP-System.

Regelbasierte Prozesse können fast zu 100% automatisiert werden. Diese Prozesse kann der RPA Bot dann eigenständig durchführen.

2. Es liegt digitaler Input vor

Digitaler Input sind Dateien, die am Laptop oder Computer geöffnet und gelesen werden können. Das können z.B. PDF-Dokumente, Excel-Dateien oder Webseiten sein. Kein digitaler Input sind handschriftliche Notizen und auch eingescannte Dokumente. Handschriftliche Notizen sind besonders schwer für den RPA Roboter zu lesen. Aber auch in diesem Fall gibt es Möglichkeiten zur Verarbeitung durch einen Software Roboter. Bei eingescannten, maschinellen Dokumenten kann der Roboter auf OCR (Optical Character Recognition) zurückgreifen.

Weitere Voraussetzungen haben wir in unserem Artikel RPA Anforderungen festgehalten.

RPA im Einsatz

Der Einsatz von Robotic Process Automation hilft bei der Automatisierung von Prozessen. RPA entlastet Mitarbeiter*innen und steigert die Geschwindigkeit der Prozesse. Vor dem Einsatz von RPA, ist es wichtig, die richtigen Prozesse auszuwählen. Wenn die Prozesse die Anforderungen erfüllen, dann lohnt sich in der Praxis der Einsatz von RPA oftmals schon nach weniger als 6 Monaten.