Business Process Management

Business Process Management (kurz: BPM) bedeutet übersetzt nichts anderes als Geschäftsprozessmanagement. Mit dem Konzept verfolgen Unternehmen das Ziel, alle zur Verfügung stehenden Informationen über ihre Prozesse zu sammeln und so zu nutzen, dass Unternehmensziele schneller und effizienter erreicht werden. Wie ihr eure Prozesse transparent macht und optimiert, zeigen wir euch in diesem Beitrag. 

Richtig umgesetzt, erhaltet ihr durch kontinuierliches BPM wertvolle Informationen zu euren Prozessabläufen. So könnt ihr diese mithilfe der gewonnenen Erkenntnisse effizienter gestalten und  Mehrkosten aufdecken und minimieren. Die transparente Abbildung und Dokumentation von Prozessen ist außerdem der optimale Ausgangpunkt einer erfolgreichen Automatisierung, zum Beispiel mit Robotic Process Automation (RPA), durch die ihr wertvolle Zeit einsparen könnt.  

Wie funktioniert effizientes Business Process Management?

Die Methodik des Business Process Managements richtet sich an fünf Schritten aus. Anforderungen an Prozesse können sich ständig ändern und eure Prozesse sollten sich dementsprechend weiterentwickeln. Um diese dauerhafte Weiterentwicklung zu begleiten, bilden die 5 Schritte des BPMs einen Kreislauf. Indem ihr das Vorgehen in einer „Endlosschleife“ durchlauft, könnt ihr gewährleisten, dass ihr eure Prozesse an sich verändernde Rahmenbedingungen anpasst.  

Allgemein gesprochen werden bei der BPM Methode Prozesse betrachtet, die wiederholt und vorhersagbar ablaufen. Die Geschäftsprozesse betrachtet ihr dabei „End-to-End“. Das bedeutet, dass der komplette Prozess und nicht nur ein Teil dessen in die Betrachtung einbezogen wird.  

1.Analyse

Dieser erste Schritt im BPM-Kreislauf dient euch dazu, ein Verständnis über eure Prozesse aufzubauen. Wenn in eurem Unternehmen bereits Prozessdokumentationen in irgendeiner Form existieren, solltet ihr diese in der Analyse verwenden. Überprüft die Dokumentationen aber auf jeden Fall auf ihre Aktualität. In vielen Unternehmen sind Prozesse gar nicht oder nur schlecht dokumentiert. In dem Fall ist etwas Fleißarbeit gefragt, um die bestehende Prozesslandschaft zu analysieren.

Die Prozesse erfasst ihr am besten dort, wo sie auch durchgeführt werden. Eine Möglichkeit ist es, Interviews mit Führungskräften und Mitarbeiter*innen durchzuführen. Wir nutzen alternativ auch gerne ein Workshop-Format, um mit ganzen Abteilungen oder Teams Aufgaben und Prozesse zusammenzutragen. Bei beiden Formaten solltet ihr nicht nur danach fragen, was gemacht wird, sondern auch erfragen, welche Probleme und Systembrüche es gibt. Zusätzlich solltet ihr analysieren, welche Beziehungen es zwischen den einzelnen Prozessen gibt. Außerdem solltet ihr für jeden Prozess Ziele festlegen, die definieren, wie einzelne Prozesse zum Unternehmensziel beitragen sollen. Diese Ziele solltet ihr in Form von KPIs (Key Performance Indikatoren) ausdrücken und messbar machen. 

2.Modellierung

Im zweiten Schritt wandelt ihr die erlangten Erkenntnisse in Prozessmodelle um. Dabei kann es helfen, Optimierungswege für in der Analyse gefundene Probleme und Prozessschwachstellen direkt mit einzubeziehen. Geht es um das Erstellen eines neuen Prozesses,  stellt ihr erst einmal den Soll-Zustand dar. Bei der Modellierung der Prozesse geht es auch darum, Schnittstellen und Verknüpfungen zu anderen Prozessen zu definieren. 

Für die Prozessmodellierung wird in der Regel die einheitliche Modellierungssprache Business Process Model and Notation (BPMN), bzw. mittlerweile BPMN 2.0, verwendet.  Das Arbeiten mit grafischen Notationen ist schnell zu erlernen und bietet euch dabei einen guten Überblick über eure Modelle. Auch könnt ihr so euren Kolleg*innen und den Stakeholdern ein verständliches Format anbieten, um die Fortschritte abzustimmen.  

3. Ausführung

Sind eure Prozesse initial optimiert und modelliert, können sie ausgeführt werden. Dazu schaltet ihr die mittels BPMN vorgenommenen Prozessmodellierung in euerem BPM-Tool auf aktiv.

4. Überwachung

Die umgesetzten Modelle zu überwachen, ist ein elementarer Bestandteil des BPM-Konzepts. Indem ihr einen Abgleich zwischen Ist- und Soll-Prozess vornehmt, deckt ihr Optimierungspotentiale auf. Außerdem kommen die von euch zuvor definierten KPI’s hier wieder zum Einsatz. Anhand der von euch gewählten Indikatoren könnt ihr ermitteln, ob eure Prozesse das leisten, was sie leisten sollen und müssen.

5. Optimierung

Mithilfe Erkenntnissen aus dem vorigen Schritt zu Performancelücken und Abweichungen vom Soll-Prozess legt ihr im letzten Schritt nun Maßnahmen zur Prozessoptimierung fest. Dabei könnt ihr klassische Methoden der Prozessverbesserung, wie Kaizen oder Six Sigma, anwenden. Auch Prozessautomatisierung kann dabei helfen, eure Prozesse zu optimieren. Beispielsweise könnt ihr mit Robotic Process Automation (RPA) Prozesse ganz oder in Teilen automatisiert von Software-Robotern ausführen lassen. Das kann sich vor allem dort lohnen, wo eure Prozesse durch viele Systembrüche fehleranfällig und ineffizient sind. Auch Prozesse, bei denen großen Datenmengen manuell gehandhabt werden, können durch Roboter umgesetzt werden. In der Regel geschieht dies schneller und mit deutlich weniger Fehlern.

Nach der Prozessoptimierung beginnt der BPM-Zyklus von vorne. Durchlauft diese 5 Schritte kontinuierlich und wiederholt diesen Prozess. Nur so verbessert ihr kontinuierlich eure Prozesse  und holt das Beste aus ihnen heraus.

Business Process Management Software

Wer seine Prozesse mithilfe von BPM managed, setzt in der Regel eine dazugehörige Software ein. BPM-Tools bieten euch die Möglichkeit alle Schritte im BPM-Zyklus in einer Software zu vereinen. Die Visualisierung und Modellierung lässt sich in BPM-Tools einfach umsetzen. In der Regel könnt ihr auch in anderen Tools visualisierte Prozesse in die Software laden und automatisch in BPMN übersetzen lassen. Die in der BPM-Software modellierten Prozesse könnt ihr dort einfach publizieren und für die Ausführung verfügbar machen. In Bezug auf die Ausführung von Prozessen agiert die Software wie eine Workflow Engine. Das bedeutet, dass das BPM-Tool die Ausführung eurer Prozesse verwaltet und die einzelnen Schritte in eurem Prozess automatisiert anstößt und sicherstellt, dass der nächste Schritt erst nach Ausführung des vorherigen ausgeführt wird. Dafür startet die Software RPA-Bots, nutzt API-Schnittstellen zwischen Systemen oder übergibt manuelle Tätigkeiten an Mitarbeiter*innen, z.B. über ein Ticket-System.

Dadurch, dass das BPM-Tool eure Prozesse verwaltet, kann es natürlich auch direkt dokumentieren, an welchen Stellen es zu Abweichungen oder Probleme kam. Auch die Überwachung der Prozesse läuft somit automatisiert. Bei der Überwachung und Optimierung von Prozessen hat sich in den letzten Jahren eine neue Technologie etabliert, die die bisherige Funktionalität von BPM-Tools erweitert, das Process Mining.  

Business Process Management und Process Mining 

Das Monitoring von Prozessen in BPM-Tools basiert immer auf einem „digitalen Fingerabdruck“ der Prozesse. Das bedeutet, dass relevante Informationen zu den einzelnen Prozessschritten in sog. Log-Dateien gespeichert werden. Das sind z.B. Fragen, wann ein Schritt von welchem System oder von wem ausgeführt wurde, wie lange es gedauert hat usw. Klassische BPM-Tools in der Regel diese Informationen lediglich übersichtlich zur Verfügung stellen. Process Mining dagegen zeigt unter Anwendung von Data Mining aus den gesammelten Daten erkennbare Muster, Trends und Querverbindungen auf. Process Mining übernimmt also bereits einen Teil der Datenanalyse für euch und erweitert somit BPM. Daher ist die Technologie auch mittlerweile in vielen BPM-Tools integriert. 

Fazit 

Ein gut ausgerichtetes und diszipliniert durchgeführtes BPM hilft euch dabei eure Geschäftsprozesse zu verstehen und an von euch definierten Erfolgskennzahlen auszurichten. Durch die ständige Überwachung und Auswertung der Prozesse erlangt ihr einen guten Überblick über für euer Unternehmen wichtige Kennzahlen. Damit verbessert ihr nicht nur eure Prozesslandschaft kontinuierlich, sondern passt sie auch an sich wandelnde Anforderungen an. BPM-Tools helfen euch dabei, eure Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren und eure Prozessziele schlank in einer Lösung umzusetzen. In unserer volatilen und komplexen Welt wird es immer wichtiger, Transparenz in eure Prozesslandschaft zu bringen und diese aktiv zu steuern und zu optimieren. BPM bietet euch dazu die notwendige Methodik und Software. Auch wenn der Implementierungsaufwand erst einmal hoch ist, lohnt sich die investierte Arbeit langfristig für die meisten Unternehmen.