Jede*r kennt die Situation: Nach einem angenehmen und erfolgreichen Vorstellungsgespräch mit dem zukünftigen Arbeitgeber rückt der Tag des Einstiegs und des Onboardings mit großen Schritten näher. Man freut sich auf die neuen Aufgaben und darauf das neue Team kennen zu lernen. Doch was tun, wenn auf Grund von Social Distancing nun das Onboarding digital passieren muss?
Genau dieser Herausforderung haben sich das Team von nativDigital und ich gemeinsam gestellt, bei meinem remote Onboarding zum 01.April 2020. Welche Erfahrungen wir gemacht haben und unsere Best Practices möchte ich in diesem Beitrag gerne aus meiner Sicht und auch aus Perspektive des Unternehmens weitergeben.
Teil des Teams in kurzer Zeit – trotz digitalem Onboarding?
Natürlich ist es wesentlich einfacher den Draht zu den Kolleg*innen bei einem persönlichen Gespräch in der Kaffeeküche zu finden als bei einer digitalen Videokonferenz. Auch ich hatte da meine Bedenken. Dennoch gibt es einige Best-Practices mit denen es mir gelungen ist schnell im Unternehmen anzukommen:
Seid proaktiv
Insbesondere bei einem fehlenden „physischen“ Kontakt mit dem Team ist es wichtig proaktiv zu handeln. Das heißt konkret: traut euch Kontakt aufzunehmen! Ruft Teammitglieder an und fordert regelmäßige Abstimmungen und Termine, wenn euch das hilft eure Arbeit besser zu strukturieren. Wir bei nativDigital haben hierfür beispielsweise einen wöchentlichen stattfindenden thematischen Call eingerichtet, bei dem wir Statusupdates und neue Aufgaben für die Woche besprechen. Da wir Azure DevOps für unsere Sprintplanung nutzen ist es außerdem einfach, eigenständig offene Aufgaben zu finden und zu übernehmen. Oftmals ist es gut, wenn durch einen Neuzugang frischer Wind ins Team kommt. Deine Kolleg*innen wissen deinen Input zu schätzen und lernen so auch deine Art und Weise zu denken und zu arbeiten schneller kennen.
Stellt Fragen
Gerade beim Einstieg in einen neuen Job ist es wichtig, dass man jede Frage stellt, die beim Onboarding aufkommt. In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Organisationsstrukturen und somit auch unterschiedliche Abteilungen, Prozesse und Aufgaben, die es zu verstehen gilt. Oftmals gibt es auch einen firmen- oder abteilungsinternen Jargon, den man erstmal lernen muss. Je mehr ihr fragt, desto schneller seid ihr spruchfest und könnt eure Aufgaben auch besser erfüllen. Außerdem ist es bei einem digitalen Onboarding wichtig Fragen zu stellen, damit deine Teamkollegen mitbekommen, dass du auch wirklich interessiert bist und aufmerksam zuhörst, wenn sie dir etwas erklären. So entsteht auch schneller eine Vertrauensbasis und die Zusammenarbeit wird erleichtert.
Dokumentiert Prozesse
Insbesondere bei neuen Aufgaben, mit denen ihr in der Vergangenheit noch nicht in Berührung gekommen seid, ist es wichtig sich die „To-Do’s“ genau einzuprägen. So muss nicht jedes Mal erneut nachgefragt werden, wo beispielsweise in der Ordnerstruktur welche Dokumente gespeichert sind oder wer nochmal für die Freigabe zuständig ist. Macht euch hierzu am besten Notizen und achtet darauf, dass diese übersichtlich und leicht zu rekapitulieren sind.
Von Unternehmensseite ist es hier zum Beispiel sinnvoll, die besprochenen Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in einem digitalen Sprint Board, festzuhalten. Neue Aufgaben, die im Laufe von Prozessen oder des Sprints aufkommen, können dann agil vom jeweiligen Teammitglied eingepflegt werden. Scheut euch nicht davor alle Aufgaben die für die Beendigung eines Sprintziels nötig sind nachzutragen, wenn ihr diese übernommen habt. Nur so wird euer Beitrag zum Teamerfolg sichtbar.
Testet eure Infrastruktur im Homeoffice
Nichts ist ärgerlicher als das Warten auf den Neuzugang bei der ersten Konferenz um 8:00 Uhr, da dieser vorher nicht geprüft hat ob die Internetverbindung stabil genug ist für das Homeoffice. Daher solltet ihr vor dem ersten Tag unbedingt überprüfen, ob die digitalen Voraussetzungen für die Arbeit aus dem Homeoffice gegeben sind. Bei meinem Test habe ich beispielsweise festgestellt, dass meine Wlan-Verbindung nicht stabil genug ist, um Videokonferenzen ohne Ruckeln abzuhalten. Dank Lan-Kabel war das Problem aber auch schnell behoben, hätte aber unentdeckt zu Problemen im remote Arbeitsalltag führen können.
Ein gut aufgeräumter Arbeitsplatz und ein Video-Ausschnitt ohne ablenkendes Hintergrundchaos sind außerdem Punkte, die man einfach umsetzen kann. Außerdem empfiehlt sich auf eine gute Belichtung zu achten, damit deine Kollegen dich auch bei einer Videokonferenz gut sehen können. Ein kleiner Hack am Rande: Je nachdem welches Programm bei Videokonferenzen verwendet wird, gibt es auch die Möglichkeit den Hintergrund weich zu zeichnen oder zu verändern. Dies kann auch eine Lösung gegen störende Ablenkungen sein.
Wie kann der Arbeitgeber das digitale Onboarding effektiv gestalten?
Auch auf Unternehmensseite gibt es einige Faktoren zu beachten, damit ein remote Onboarding neuer Mitarbeiter reibungslos gelingen kann:
Gestaltet das digitale Onboarding agil
Agile Prozessgestaltung zahlt sich auch beim digitalen Onboarding neuer Mitarbeiter aus, wie ich bei nativDigital gemerkt habe. Im Gegensatz zu einem einheitlich strukturierten Onboarding Prozess, bei dem eine Person aus dem Team das Onboarding komplett übernimmt, ist es sinnvoller, dass jedes Teammitglied einen Teil des Onboardings ausführt. Dadurch hält sich der Arbeitsaufwand für alle in Grenzen. Jedes Teammitglied führt den neuen Kollegen in seinen eigenen Kompetenzbereich ein und der/die neue Mitarbeiter*in lernt gleich die Arbeits- und Erklärungsweise einzelner Teammitglieder kennen. So lässt sich das Knowhow unternehmensintern am besten weitergeben. Für uns hat sich außerdem ein Gruppenchat als wertvoll erwiesen, in dem wir alle Fragen rund ums Onboarding spontan klären konnten. Außerdem hilft uns die wöchentliche Besprechung und Festlegung der Aufgaben der nächsten Wochen sehr.
Gute Vorbereitung ist das A und O
Wir empfehlen, vor dem Eintritt neuer Kolleg*innen eine Checkliste zu erstellen. Um zu entscheiden, welche „To-Do“-Punkte auf die Checklist müssen, stellt ihr euch einfach folgende Frage(n):
- Welche Aufgaben hat der/die neue Mitarbeiter*in und wie integrieren sich diese in die Unternehmensstruktur?
- Welchen Zugang braucht der/die neue Mitarbeiter*in (Software on demand oder cloud)?
- Wer aus dem Team kann dem/der neuen Mitarbeiter*in was am besten erklären?
- Welche IT-Infrastruktur (Einrichten des Notebooks, Passwörter, Freigaben, etc…) muss vor Eintritt neuer Mitarbeiter*innen entstehen?
Hierbei muss natürlich unbedingt bedacht werden, dass das Onboarding digital stattfinden wird. Es ist also nicht möglich einmal kurz „über die Schulter“ des/der neuen Mitarbeiter*in zu schauen und das Notebook zusammen einzurichten oder „schnell etwas am PC zu zeigen“, wenn es eine Frage gibt. Auf meinem Notebook war vorab das gesamte Office Paket installiert. So konnte ich dann nach der kontaktlosen Übergabe der Firmenhardware mein Notebook daheim nach Anleitung selbst einrichten.
Ein herzliches Willkommen
Neben meiner notwendigen Hardware habe ich zum Start bei nativDigital ein „Starter-Pack“ bekommen. Dies beinhaltete neben einem Willkommens-Gruß auch einen ausführlichen „Onboarding-Guide“ mit physischen „Karten“ zum durchblättern. In diesem werden etablierte Prozesse, die allgemeine Arbeitsweise, die meist genutzten Programme aber auch die Werte und Kultur von nativDigital beschrieben. So wusste ich bereits vor meinem Einstieg was auf mich zukommt. Die Informationen halfen mir außerdem, bestimmte Abläufe und kulturelle Aspekte einordnen und verstehen zu können. Auch wenn wir viel digital arbeiten, war dieser physische Guide eine schöne Geste und Hilfestellung für mein remote Onboarding.
Lernt neue Mitarbeiter*innen richtig kennen
Damit sich der/die neue Mitarbeiter*in auch bei einem digitalen Onboarding Prozess wohl fühlt, sind Teambuildingmaßnahmen sinnvoll. Beispielsweise kann man den Neuzugang mit einem „Remote Breakfast“ überraschen, so wie es auch bei meinem Onboarding gemacht wurde. Dadurch habe ich mich direkt im Team willkommen gefühlt. Wir haben unser gemeinsames Frühstück außerdem für ein kurzes Kennenlernspiel genutzt. Dadurch war die Stimmung sehr locker und wir hatten automatisch Anknüpfungspunkte für Gespräche. So war es für mich unglaublich entspannt die neuen Kolleg*innen kennen zu lernen.
Mein Fazit zum Thema digitales Onboarding
Trotz meiner anfänglichen Skepsis war ich positiv überrascht darüber, wie gut auch ein virtuelles Onboarding funktioniert. Durch den persönlichen Bewerbungsprozess konnte ich mir bereits ein Bild des Teams und des Unternehmens machen. So wusste ich durch meinen Besuch im Büro bereits vor meinem Onboarding, ob das Team und ich zusammenpassen und was von mir erwartet wird. Ich glaube, dass die erfolgreiche Umsetzung eines remote Onboardings stark mit der Vorbereitung auf Unternehmensseite und der Motivation des/der neuen Mitarbeiter*in abhängt. So wie bei jedem normalen Onboarding Prozess auch. Dank der digitalen Möglichkeiten, die uns durch das „New Work“-Phänomen gegeben sind, steht einer erfolgreichen Umsetzung des digitalen Onboardings neuer Mitarbeite*innen nichts im Wege.