Das Marktforschungsunternehmen Gartner stufte Hyperautomation im Jahr 2020 als den wichtigsten strategischen Technologie Trend ein. Auch dieses Jahr findet sich das Thema in den Top 10 strategischen Technologie Trends wieder. Hyperautomation ist die intelligente und strategische End-to End Automatisierung von komplexen Geschäftsprozessen. Was im Detail dahinter steckt und welche Technologien man nutzt, erklären wir euch in diesem Beitrag.
Definition Hyperautomation
Hyperautomation ist keine Technologie, sondern vielmehr ein unternehmensstrategischer Ansatz, um Business- und IT-Prozesse systematisch und langfristig zu automatisieren. Klassische Ansätze zur Prozessautomatisierung, wie Robotic Process Automation (RPA), konzentrieren sich ausschließlich auf die Automatisierung. Im Gegensatz dazu betrachtet Hyperautomation das Thema ganzheitlicher. Durch den kombinierten Einsatz verschiedener Technologien werden Automatisierungsbedarfe automatisiert identifiziert, gemessen und bewertet, automatisiert und der anschließende Betrieb überwacht.
Hyperautomation kombiniert verschiedene Technologien
Um Hyperautomation in eurem Unternehmen umzusetzen, benötigt ihr eine Kombination verschiedener Technologien. Wir haben euch die wichtigsten Bausteine hier einmal aufgeführt.
Process Mining
Process Mining hilft euch dabei, die Basis der Prozessautomatisierung zu schaffen: eine detaillierte Übersicht über eure Prozesse. In vielen Unternehmen herrscht wenig oder keine Transparenz über bestehende Prozesse. Mithilfe von Process Mining stellt ihr eure Prozesse digital dar und könnt genau nachvollziehen, wo Optimierungsbedarfe bestehen. Dort sind eure Ansatzpunkte für eine Prozessautomatisierung.
Workflow Management System
In einem intelligenten Geschäftsprozessmanagement System (iBPMS) oder auch Workflow Management System orchestriert ihr die identifizierten Prozesse (Workflows). In diesem stellt ihr all eure Prozesse und die Zusammenhänge zwischen ihnen dar. Im Idealfall zeigt diese Workflow-Layer die Gesamtheit aller Aufgaben, die in eurem Unternehmen ausgeführt werden.
Ein sog. Workflow Engine verwaltet und überwacht dann alle im Workflow Management System definierten Workflows. Dieser Workflow Engine ist mit einer Logik ausgestattet, durch die er weiß, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, um einen nächsten Schritt auszuführen oder von einem Workflow in den nächsten zu gehen. Unter Berücksichtigung dieser Entscheidungsregeln steuert der Workflow Engine Systemschnittstellen an, startet Software-Roboter oder beauftragt die manuelle Ausführung von Tätigkeiten (s. Bild). Hier sind zudem Möglichkeiten zur Echtzeitanalyse eurer Prozesse und Daten integriert.
Robotic Process Automation
Prozesse, die automatisiert werden können, automatisiert ihr mithilfe von Robotic Process Automation. Software-Roboter übernehmen manuelle Prozesse, die häufig und nach klaren Regeln ausgeführt werden. Da das zentrale Ziel von Hyperautomation die zielgerichtete Automatisierung von Prozessen ist, bildet RPA den Kern des Ansatzes. Die identifizierten Workflows können end-to-end von einem Software-Roboter automatisiert umgesetzt werden. Alternativ könnt ihr sog. Micro Bots entwickeln. Bei dieser Variante wird in einem automatisierten Workflow nicht der gesamte Prozess, sondern nur ein Teil oder sogar nur einzelne Aufgaben abgebildet. Das Workflow Management System steuert die Micro Bots bei Bedarf an. So können Software Roboter optimal zwischen manuelle Tätigkeiten oder Teilprozesse, die mithilfe nativer Systemschnittstellen ausgeführt werden können, geschaltet werden.
Künstliche Intelligenz & Machine Learning
Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) verleihen euren Software-Robotern mehr Intelligenz. Dadurch könnt ihr komplexere Prozesse automatisieren und auch mit unstrukturierten Daten, also z.B. Sprache und Freitext, arbeiten. Außerdem könnt ihr Dokumente zuverlässig auslesen und die Inhalte weiterverarbeiten. Mit dieser Intelligenz könnt ihr eurer Automatisierungslösung außerdem komplexere Logiken mitgeben. So können auch Entscheidungen, die nicht immer eindeutig nach einem „Wenn-Dann“ Modell verlaufen, sondern von mehreren zusammenhängenden Faktoren abhängen, eigenständig getroffen werden.
Wie setze ich Hyperautomation um?
Der Weg zu Hyperautomation ist lang. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, der nur funktioniert, wenn ihr die oben genannten Automatisierungsansätze bzw. Technologien gut miteinander kombiniert. Dazu solltet ihr auf jeden Fall eine langfristige Strategie formulieren und eure Bedürfnisse und Anforderungen an das Automatisierungsvorhaben klar definieren. Häufig starten Unternehmen ihre Hyperautomation Reise mit einem oder mehreren Pilotprojekten. Hier geht es darum, Technologien zu testen und erste Erkenntnisse zu sammeln. Es ist wichtig, dass alle Automatisierungsinitiativen im Unternehmen danach zusammengeführt werden. Hyperautomation kann langfristig nur gelingen, wenn es ganzheitlich und im gesamten Unternehmen umgesetzt wird. Daher sollte das Thema strategisch an oberster Stelle verankert sein. Welche Technologien und Anwendungen dann zum Einsatz kommen, hängt immer vom jeweiligen Unternehmen ab. Bei der Suche nach einem Startpunkt könnt ihr euch Hyperautomation grundsätzlich aus zwei Richtungen nähern:
Möglichkeit 1: Automatisierungsseite
Viele Unternehmen beginnen direkt auf der Automatisierungsseite. Mithilfe von RPA beginnt ihr in einem Bereich oder einer Abteilung Geschäftsprozesse zu automatisieren und rollt eure Automatisierungsinitiative dann schrittweise im gesamten Unternehmen aus. Ihr werdet früher oder später an den Punkt kommen, ab dem es Sinn macht, weitere Technologien aus dem Hyperautomation Ansatz hinzuzuziehen. Zum einen, um durch intelligentere Roboter auch komplexe Prozesse automatisieren zu können. Zum anderen solltet ihr nicht dauerhaft „blind“ weiterautomatisieren. Bei wachsender Anzahl automatisierter Prozesse wird dies irgendwann unübersichtlich und ineffizient. Spätestens dann solltet ihr ein intelligentes Prozessmanagement System einführen, um eure Automatisierungslandschaft transparent zu machen, zu optimieren und strukturiert zu orchestrieren.
Möglichkeit 2: Prozesseite
Bei der zweiten Möglichkeit, euch Hyperautomation zu nähern, startet ihr auf der Prozessseite. Viele Unternehmen vertreten die Haltung, dass man keine schlechten Prozesse automatisieren sollte. Wählt ihr diesen Weg, definiert und analysiert ihr im ersten Schritt eure Prozesse mithilfe von Process Mining, um sie anschließend zu optimieren. Bei der Optimierung kommt die Automatisierung an sich dann erst in Spiel. Mit RPA könnt ihr Aufgaben automatisiert umsetzen. iBPMS hilft euch dabei, eure Prozesse automatisiert zu orchestrieren und zu analysieren
Hyperautomation hat großes Potenzial
Hyperautomation hört sich nicht nur komplex an, das ist es auch. Es lohnt sich aber durchaus die Reise anzutreten. Mit transparenten, effizienten Prozesse und einem erhöhten Grad an Automatisierung lassen sich Kosten stark reduzieren. Durch Hyperautomation definiert ihr eure Geschäftswelt in Workflows, die skalierbar und klar definiert miteinander verzahnt sind. Ihr erschafft ein Ökosystem, in dem Menschen und verschiedene Technologien optimal miteinander kollaborieren. Dadurch verbessert sich die Zufriedenheit eurer Mitarbeiter*innen sowie eurer Kund*innen.