Microsoft ist einer der größten Anbieter, wenn es um Lösungen für modernes oder digitales Arbeiten geht. Microsoft bietet mit Microsoft 365 eine Vielzahl von Lösungen für Unternehmen an, die eine ganze Bandbreite an Microsoft Tools abdecken.
Bei der Vielzahl von Microsoft Tools verliert man schnell den Überblick. Daher geben wir euch in diesem Beitrag eine Übersicht, welche Anwendungen zusammenhängen, welche Tools ihr für welche Aufgaben nutzen könnt und was unsere Best Practices sind. Bei unseren Beispielen beziehen wir uns auf die Enterprisepläne (E3 und E5) von Microsoft. Wenn ihr andere Lizenzen nutzt, kann es sein, dass euch nicht alle dieser Anwendungen zur Verfügung stehen.
Microsoft 365 – Tools im Überblick
Die Basis der Unternehmenslösungen von Microsoft bilden die Microsoft 365 Anwendungen (ehemals Office-Anwendungen). Darin enthalten sind:
- PowerPoint – Gestaltung von Präsentationen
- Word – Textverarbeitungsprogramm
- Excel – Tabellenkalkulation
- OneNote – digitales Notizbuch
- (Access) – Datenbanksoftware
Sowie Lösungen rund E-Mail und Kalenderfunktionen:
- Outlook -E-Mail und Kalender
- Exchange – Groupware und E-Mail-Transport-Server-Software
- Bookings – Terminbuchungstool
Zusätzlich umfassen die Pläne noch Microsoft Tools rund um das Thema Soziales Netzwerk, Intranet und Teamarbeit:
- Microsoft Teams – Kollaborationsplattform für Teams
- Yammer – Soziales Netzwerk für Unternehmen
- SharePoint – mobiles Intranet
- OneDrive – Cloud-Speicher
Die Pläne decken zusätzlich das Thema Aufgabenverwaltung ab:
- To Do – persönliche Aufgabenplanung
- Planner – Aufgabenplanung für Gruppen oder Teams
- Power Automate – Prozessautomatisierung
- Power Apps – Entwicklungsumgebung für mobile oder web Apps
Aufgabenplanung mit Microsoft Tools
Da die Anwendungen von Microsoft ineinander greifen, ergeben sich viele Vorteile. Beispielsweise bei der Aufgabenplanung habt ihr mit der To Do App eine zentrale Anlaufstelle für eure Aufgabenplanung.
Darin findet ihr Aufgaben aus unterschiedlichen Quellen gesammelt wieder. Enthalten sind sowohl E-Mails, die ihr als Aufgabe in Outlook markiert, Aufgaben, die euch in Plannern zugewiesen sind, sowie eigene Aufgaben, die ihr direkt in To Do anlegt.
Aufgaben aus Outlook
In Outlook könnt ihr E-Mails zur Nachverfolgung markieren:
Sobald ihr die Nachverfolgung aktiviert habt, findet ihr eure markierten E-Mails in Outlook im Aufgabenbereich. Auch in To Do könnt ihr eure markierten E-Mails unter „Gekennzeichnete E-Mail“ sehen.
Aufgaben aus Planner
Sobald euch Aufgaben in einem Microsoft Planner zugewiesen werden, könnt ihr diese auch in To Do finden. Eure persönlichen Aufgaben findet ihr unter „Ihnen zugewiesen“.
Ihr könnt nun eure Aufgaben direkt in To Do bearbeiten und abhaken.
Hinweis: solltet ihr in eurem Planner ein Kanban Board nutzen, wird eure Aufgabe in der aktuellen Spalte als erledigt markiert. Dort müsst ihr manuell eure Task in die „Done/Erledigt“ Spalte verschieben.
Synchronisation einrichten
Damit sich eure Aufgaben aus Outlook und den Plannern mit To Do synchronisieren, müsst ihr diese Einstellung manuell vornehmen. Das könnt ihr in den Einstellungen der To Do Desktop-App erledigen. Schaltet dazu beide Schaltflächen an.
Microsoft To Do nutzen
Mit To Do habt ihr nun einen zentralen Speicherort für alle eure Aufgaben. Die Microsoft Tools synchronisieren sich hier zentral. In To Do könnt ihr ebenfalls eure Tagesplanung machen. Dazu könnt ihr Aufgaben aus den unterschiedlichen Kategorien einfach per Drag-and-Drop in „Mein Tag“ ziehen oder einzelne Aufgabe direkt auswählen.
Microsoft SharePoint ist eine sehr mächtige Anwendung. Ihr könnt diese sowohl für ein Social Intranet nutzen, für euer Wissensmanagement, als Dokumentmanagement-System sowie für Ansätze zur Kollaboration. Jede O365-Gruppe hat Zugriff auf ein eigenes SharePoint.
Die Basis zur Arbeit mit Anderen bildet die Dokumentenbibliothek in SharePoint. Dort könnt ihr sämtliche Dateien managen und Rechte zuweisen. Da es sich um eine Cloud-Anwendung handelt, sind eure Dateien von überall zugänglich.
Die Dokumentenbibliothek lässt sich zusätzlich auch in Microsoft Teams einbinden, sodass ihr von dort Zugriff habt. Hierzu wird bei der Erstellung eines Kanals in Microsoft Teams auch ein Ordner in der Dokumentenbibliothek in SharePoint erstellt. Dann könnt ihr Dokumente direkt in Teams verlinken und auch bearbeiten.
Die SharePoint-Startseite sowie weitere Elemente können individualisiert werden.
- Einbindung von Yammer
Ihr könnt z.B. auch eurer Yammer in SharePoint einbinden und habt somit zu jeder Zeit einen Überblick, was in eurem unternehmenseigenen Sozialen Netzwerk passiert.
- Nutzung von Listen und Kalendern
SharePoint bietet außerdem die Möglichkeit Listen anzulegen und diese zu individualisieren. Das ist hilfreich, wenn ihr gemeinsam im Team an einem Thema arbeitet. Diese Listen könnt ihr ebenfalls in Microsoft Teams einbinden. Außerdem bietet SharePoint eine Kalenderfunktion, die ihr z.B. für einen Eventkalender oder einen Urlaubskalender nutzen könnt.
Weitere Möglichkeiten:
- Nachrichten – Einbinden des Newsfeeds (auch unternehmensweit)
- Microsoft Form – Einbinden von Umfragen/Befragungen
- Ereignisse – wichtige anstehende Termine und Events
- Planner – Überblick über geplante Aufgaben
- Personen – Überblick über Personen und Kontaktdaten im Unternehmen
- Quicklinks – Darstellung der wichtigsten (externen) Links für Anwendungen oder Tipps
Microsoft Tools – Kollaboration mit vielen Möglichkeiten
Die Microsoft Tools bieten viele Möglichkeit zur Zusammenarbeit im Team sowie im gesamten Unternehmen, denn durch die Nutzung der Cloud-Anwendungen könnt ihr jederzeit und von jedem Ort arbeiten. Durch das Ineinandergreifen der Microsoft Tools erspart ihr euch doppelte Arbeit und habt die Möglichkeit euch ganz auf die Zusammenarbeit zu konzentrieren.
Damit ihr den Überblick behaltet haben wir in unserer Microsoft Toolmap für euch die Zusammenhänge der einzelnen Anwendungen noch einmal grafisch zusammengestellt.
