Im Zuge der Digitalisierung sind viele Unternehmen und Organisationen darum bemüht ihre Prozesse effizienter und automatisierter abzubilden. Sie möchten sich damit als Organisation zukunftsfähig aufstellen, die Geschäftsvorgänge transparenter machen und ihre Mitarbeiter*innen für höhere, wertschöpfendere Tätigkeiten einsetzen. Um dieses Ziel zu erreichen, bietet das Feld der Automatisierung einen zusätzlichen Hebel. Da die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) in der Regel mit einer Vielzahl an Veränderungen in den Strukturen einer Organisation verbunden ist, was nicht überall möglich oder erwünscht ist, hat sich in der letzten Zeit das Thema „RPA as a Service“ (RPAaaS) am Markt etabliert.
Hierdurch wurde eine Möglichkeit geschaffen einen niedrigschwelligen Zugang zur Automatisierung der eigenen Geschäftsprozesse zu gelangen. Worum es sich hierbei handelt, warum es für euch vielleicht genau die richtige Nische sein könnte und welche Vor- und Nachteile damit einhergehen, zeigen wir euch in diesem Beitrag.
Was versteht man unter RPA as a Service?
Sobald ihr die Suchmaschine des Vertrauens danach befragt, gelangt ihr schnell zu dem Schluss, dass eine einheitliche Definition zunächst nicht klar zu finden ist. Das liegt daran, dass Anbieter den Begriff durchaus unterschiedlich definieren. Grundsätzlich haben aber alle Definitionen einen gemeinsamen Nenner, wenn es um das grobe Zielbild geht: Das Outsourcing von (digitalen) Geschäftsprozessen, welche zukünftig durch digitale Kolleg*innen (Software-Roboter) ausgeführt werden sollen. Das eigene Zutun von Ressourcen, Infrastruktur und organisatorischen Veränderungen soll dadurch für euch auf ein Minimum reduziert werden.
Um genau zu beleuchten, welche Ausprägungen das Outsourcing haben kann, möchten wir zunächst kurz die klassische Einführung von RPA beschreiben, um uns darauffolgend für die Formen der Service-Variante davon abgrenzen zu können:
Der klassische Weg zu automatisierten Prozessen
Klassischerweise wird RPA mit einem (Implementierungs)-Partner im Unternehmen eingeführt. Der*die Partner*in verfügt über nötiges technisches Verständnis beim Aufbau der Infrastruktur, der Implementierung der Software-Roboter sowie über methodisches/organisatorisches Wissen für die Etablierung von Veränderungen bzw. neuen Strukturen im Unternehmen.
Zunächst identifiziert ihr zusammen mit dem*der Kund*in Automatisierungspotentiale. Diese werden dann in Form eines Pilotprojekts umgesetzt, um die ersten Ergebnisse im Unternehmen zu erzielen. Dabei muss die Infrastruktur in der Regel von dem*der Kund*in bereitgestellt werden. Neben virtuellen Maschinen bzw. Umgebungen für die Entwicklung und die Bereitstellung der Software-Roboter müssen Lizenzen für RPA-Tools und andere beteiligte Systeme vorhanden sein. Zudem übernehmen die Partner*innen sehr oft die initiale Entwicklung der Pilot-Prozesse. Ein Heranführen interner Mitarbeiter*innen des*der Kund*in an das Thema in Form von Schulungen und Workshops mit Blick auf zukünftige Eigenentwicklungen wird dabei gerne mitberücksichtigt. Es gibt auch Unternehmen, die von Anfang an selber entwickeln möchten. In diesem Fall agiert der Implementierungs-Partner eher als Berater*in .
Soll RPA nach der Pilotphase weiter in das Unternehmen eingebettet werden, steigen die internen Anforderungen rasant an:
Mögliche Ansätze für RPA as a Service
Wenn man nun von „RPA as a Service“ spricht, ist damit das Outsourcing von allen oder Teilen dieser benötigten Ressourcen gemeint. Konkret lagert man also folgende Bereiche aus:
Wann solltet ihr euch für RPA as a Service entscheiden?
Die Frage, welche Services bei der Einführung und dem Betrieb von RPA für euch die richtigen sind, lässt sich pauschal nur schwer beantworten. Das hängt davon ab, welche Strategie ihr verfolgt. Process Mining ermöglicht euch, schnell zu identifizieren, wo Prozesse oder Prozessteile robotergestützt automatisiert werden können und identifiziert jene, die sich für Robotic Process Automation eignen.
Wenn ihr die Technologie im gesamten Unternehmen einführen und Software-Roboter als festen Bestandteil eurer Organisationskultur etablieren möchtet, dann ist es ratsam eigene Ressourcen aufzubauen, um das Feld nachhaltig weiterentwickeln zu können. So bleibt das Know-How im Unternehmen und ihr steigert die Akzeptanz von RPA. Hier bietet sich zusätzlich sehr viel Raum für eigene Gestaltung.
Ist euer Hauptziel jedoch die Entlastung von Mitarbeiter*innen im Hinblick auf bestimmte Aufgaben oder ist die Bereitstellung eigener Ressourcen aktuell weder erwünscht noch möglich, bietet RPA as a Service die perfekte Lösung. So könnt ihr bestimmte Aufgaben & Prozesse effektiv auslagern. Ein zusätzlicher Vorteil der Service-Variante ist die Skalierung. Wenn sich das Volumen der zu bearbeitenden Aufgaben erhöht, bucht ihr einfach beim Service-Provider zusätzliche Kapazität hinzu. So müsst ihr intern nicht vorausschauend planen, ihr könnt Leerzeiten vermeiden und ein höheres Maß an Flexibilität möglich machen. Es gilt die klassische „Make or Buy“-Entscheidung.
Fazit
Die Frage ob RPAaaS für euch eine Option ist, hängt sehr stark mit dem eigentlichen Ziel eurer Initiative zusammen. Die Einführung von einer Technologie wie RPA kann ganzheitliche Veränderungen in der Organisation mit sich bringen. Mitarbeiter*innen müssen geschult und neue Strukturen für die Entwicklung von Automatisierung schaffen. Zusätzlich müsst ihr Infrastruktur und Lizenzen bereitstellen oder erwerben. Weiterhin muss der Betrieb und der Support dauerhaft sichergestellt werden. Soll das Thema weit ins Unternehmen getragen und Teil der Digitalisierungsstrategie werden, lohnt es sich diese Aspekte intern zu gestalten und sich dafür Unterstützung durch eine*n Partner*in zu holen. So wird mehr Flexibilität, mehr Gestaltungsspielraum und vor allem eine höhere Akzeptanz im Unternehmen garantiert. Geht es allerdings darum die internen Strukturen möglichst wenig anzutasten und eine verlässliche Möglichkeit zu schaffen, um bestimmte Aufgaben auszulagern und eine flexible Skalierung inkl. Support sicherzustellen, ist RPAaaS der perfekte Weg.