Unter der Definition of Done (oft abgekürzt mit DoD) versteht man im agilen Projektmanagement eine Reihe von Kriterien, die ein Produkt oder eine Aufgabe erfüllen muss, um als fertig zu gelten. Diese Fertigstellungskriterien können bspw. nicht funktionale Anforderungen, wie Qualitätsanforderungen sein. Gerade bei der Zusammenarbeit mit anderen ist es wichtig, dass ihr als Team eine einheitliche Vorstellung der Definition of Done habt, damit es nicht zu Verzögerungen im Projektablauf kommt.
Wo liegt der Ursprung der Definition of Done?
In der Scrum Methode verankert, ist die DoD ein Teilartefakt des Sprint Backlogs. Das Sprint Backlog enthält Items aus dem Product Backlog, sogenannte Product Backlog Items (PBIs). Die Items, die in der zeitlich begrenzten Iteration des Sprints geplant sind, werden im Sprint Backlog dokumentiert.
Das Sprint Backlog gliedert sich in drei Spalten, in denen die Items 📘 Backlog, ▶️ Doing, ☑️ Done eingeordnet werden.
Mit einem Blick auf das Sprint Backlog ist jederzeit sichtbar, wer an welchem Item arbeitet und wie der aktuelle Stand der Entwicklung ist. Das Sprint Backlog ist eines der Werkzeuge des Entwicklungsteams. Die Verantwortung für den Inhalt und Aktualität liegt ebenfalls bei dem Entwicklungsteam.
Alle (in Userstorys formulierten) Items, die das Entwicklungsteam auf Done setzt, werden in das Produktinkrement integriert. Das Produktinkrement sollte zu jedem Zeitpunkt ein geschlossenes, funktionierendes Teilprodukt, das potenziell auslieferbar ist, ergeben. Daher ist es wichtig, dass das Verständnis der Definition of Done im Projektteam einheitlich ist.
Wie lässt sich die DoD klar abgrenzen?
Jedes Scrum Team hat seine eigene Definition of Done und beständige Anforderungen und Akzeptanzkriterien an Userstorys. Die Akzeptanzkriterien werden auch „Condition of Satisfaction“ genannt und drücken die Erwartungshaltung des Product Owners gegenüber der User Story aus. Die DoD und die Akzeptanzkriterien ähneln sich zwar in ihrer Zielrichtung, unterscheiden sich aber deutlich voneinander. Die Definition of Done gilt gleichermaßen für alle Bestandteile des Product Backlog. Die Akzeptanzkriterien stellen spezifische Bedingungen einzelner Objekte dar, die erfüllt werden müssen.
Durch das Festlegen einer DoD verbessert sich der Qualitätsstandard der Entwicklungsarbeit. Sowohl die Projektteilnehmer*innen als auch der Product Owner können leichter einschätzen, wann eine Userstory finalisiert ist und in das Inkrement aufgenommen werden kann.
Formulierung einer „allgemeingültigen“ Definition
In Projekten gibt es keine „einheitliche“ oder „allgemeingültige“ Definition of Done. Die Formulierung ist stark abhängig von der Organisation, in der das Projekt abläuft, sowie dem am Projekt arbeitenden Projektteam. Außerdem macht es einen großen Unterschied in welchem Unternehmensbereich das Projekt abläuft.
Um eine DoD zu formulieren, könnt ihr euch folgende Frage stellen:
„Welche Aktivitäten sind aktuell nötig, um eurem Kund*innen das Produkt zu liefern?“
Eine solche Definition kann in drei Fällen hilfreich sein:
- Bei der Erstellung/ Erarbeitung eines Features (Objekt der Story oder des Backlogs)
- Zur Festlegung der Aufgabenerfüllung des Sprints (Sammlung an Features, die das Entwicklungsteam innerhalb eines Sprints entwickeln soll)
- Bei der Erteilung von Freigaben (Status der Lieferbarkeit an den Kund*innen)
In der Regel ist es einfacher in der Softwareentwicklung oder Produktentwicklung eine Definition of Done zu formulieren, da die Scrum Methode aus diesem Anwendungsbereich entstammt. In der Softwareentwicklung lässt sich eine Definition of Done beispielweise wie folgt formulieren
„Done bedeutet, nach Standards programmiert und auf Funktionsfehler überprüft und getestet mit anschließender Behebung von Fehlern, dann integriert und dokumentiert“.
Wie eine Definition of Done helfen kann
Nicht nur in der Produktentwicklung, sondern auch in anderen Unternehmensbereichen kann euch die Formulierung einer Definition of Done helfen. In einem Service Kontext kann man eine Definition of Done zum Beispiel so formulieren
„Done bedeutet jeder Task der User Story ist erfüllt und alle Arbeiten (Recherche, Dokumente, Präsentationen), die im Hinblick auf die Userstory gemacht wurde, ist der User Story zugeordnet, sodass der Product Owner das erfüllte Arbeitsergebnis überprüfen kann und sicherstellt, dass es die Erwartungen (des Kund*innen) trifft.“
Die Definition of Done lässt sich auch auf weitere Unternehmensbereiche übertragen. Im Bereich Online Marketing kann eine Definition of Done zum Beispiel so aussehen: „Done bedeutet, dass jeder Post für alle Online Kanäle (Instragram, Facebook, LinkedIn, Tik Tok) optimiert, gefeedbackt und terminiert ist und im Anschluss der Redaktionsplan aktualisiert ist.
Warum euch die DoD bei der Zusammenarbeit hilft
Die Definition of Done sorgt dafür, dass jeder im Team exakt weiß, welcher Standard für das auslieferbare Produkt eingehalten werden muss, und wer für das Erledigen welches Items zuständig ist. Dieses Vorgehen schafft Transparenz sowie eine einheitliche Qualität für das Produkt, das Projektteam und die Organisation. Das Formulieren einer Definition of Done kann euch auch dabei helfen, eure Arbeitsprozesse für neue Kolleg*innen transparenter zu gestalten. In der Praxis steigert dies die Qualität der Arbeit durch die einheitliche Bearbeitung der Aufgaben und Projekte. Außerdem könnt ihr eine persönliche DoD für euch definieren, wenn ihr nicht an einem konkreten Projekt oder Produkt arbeitet. Die Definition von Anforderungen an die eigene Arbeit ist unabhängig davon, ob ihr nach Scrum oder anderen agilen Methoden arbeitet eine sinnvolle Sache.