Bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprogramms spricht man oft über schwer abgrenzbare Digitalisierungsprojekte und abstrakte Themen. Umso schwieriger ist es, allen beteiligten Entscheidern eine Grundlage für eine Entscheidung zu schaffen. In diesem Artikel gebe ich einige Anregungen zu Einflussfaktoren für einen Business Case für digital Projekte und deren Umsetzung.
Welche Mehrwerte bringt ein Digitalisierungsprojekt?
Generell gibt es einige Stolpersteine, wenn es um das Thema Digitalisierungsprojekte geht. Eine Initiative ins Leben zu rufen, nur des Digitalisierens wegen macht ja wenig Sinn.
Nicht selten ist die Frage nach dem „Warum“ eines Digitalisierungsprojektes zumindest teilweise unklar. Daher ist es wichtig zu verstehen für „Wen“ und „Warum“ eine konkrete Initiative gestartet wird. Also, was ist das konkrete Problem der (internen) Kund*innen und warum ist das Problem ein Problem? Hier kann die Anwendung von „Design Thinking„ Methoden helfen, um Kund*innen zu identifizieren und deren Bedürfnisse besser zu verstehen.
Insbesondere wenn es um ein digitales Transformationsprogramm geht, ist es umso wichtiger zu verstehen, wie und wo das Programm auf die Gesamtstrategie einzahlt. Hier geht es vor allem um die Messbarkeit und Transparenz der geschaffenen Mehrwerte.
Mehrwerte sind dabei ein zentraler Punkt. Ich sehe vor allem greifbare und ideelle Mehrwerte, die auf einen Business Case einzahlen:
Die greifbaren Mehrwerte
Viele der direkten Mehrwerte sind messbar. Einige von ihnen sind gut quantifizierbar, andere wiederrum sind eher qualitativer Natur
Quantitative Mehrwerte
- Geringere System- und Wartungskosten
- Geringe Prozesslaufzeit
- Höherer Durchsatz an Transaktionen / Geringerer Zeitaufwand pro Transaktion
Neben den eher allgemeineren Mehrwerten gibt es eine Reihe themenspezifischerer Mehrwerte.
Bei einem Digitalisierungsprojekt im Bereich Sales/Marketing sind es vielleicht eher Aspekte wie: bessere Konvertierungsraten, schnellerer Vertragsabschluss oder eine höhere Quote an Vertragsverlängerungen.
Im HR-Bereich geht es hingegen eher um Mehrwerte wie: höherer Anzahl an (internen) Bewerbern, schnelleres Onboarding, geringere Kosten für Weiterbildung oder bessere Umsetzung der Vergütungsstrategie.
Jede Initiative hat somit auch ein individuelles Set an Mehrwerten, welche sich aus dem „Warum“ und für „Wen“ der jeweiligen Initiative ableiten sollten.
Qualitative Mehrwerte
- Gesteigerte Kund*innenzufriedenheit
- Höhere Prozessqualität (beispielsweise: Reduktion von Fehlerquoten)
- Gesteigerte Flexibilität
Bei den qualitativen Mehrwerten geht es oftmals mehr um die relative und nicht um die absolute Veränderung. Es gibt also auch hier eine Reihe an themenspezifischen qualitativen Mehrwerten. Im Sales/Marketing-Bereich kann das beispielsweise eine einfachere „Kund*innenjourney“ und im HR-Bereich eine einfacherer „Kandidatenjourney“ sein.
Oft sind dies eher individuellen Mehrwerte gar nicht so einfach zu erarbeiten. Hier kann ein Griff in den Methodenkoffer helfen. Das Business Model Canvas oder das Value Proposition Canvas von Alexander Osterwalder sind ein guter Ansatzpunkt. So könnt ihr euch einen Überblick über die Kund*innen, ihre Bedürfnisse und Hindernisse, sowie mögliche Mehrwerte zu verschaffen und visualisieren.
Ideelle Mehrwerte:
Es gibt auch weitere Mehrwerte, die nicht so einfach messbar sind. Über verschiedene Kennzahlen kann man jedoch eine Annäherung oder Indikation erhalten.
Bessere Businessentscheidungen
Entscheidungsunterstützung ist einer der Mehrwerte, die in fast jedem Case zu lesen sind. Dabei leitet sich dieser Mehrwert aus der gesteigerten Transparenz ab und die daraus generierten Einsichten über den jeweiligen Sachverhalt. Beispielsweise über den Sales-Funnel oder die demografische Struktur eines Unternehmens. Diese Einsichten stellen sich vor allem erst dann ein, wenn die Datenqualität stimmt und die Auswertungen leicht zugänglich sind. Jedoch mangelt es nach Go-Live einer Digitalisierung oftmals an der entsprechenden Datenqualität. Daher ist dieser Mehrwert eher langfristig orientiert.
Gesteigerte Compliance
Eine Digitalisierungsinitiative kann dabei helfen Prozesstransparenz zu schaffen. Für das Thema Compliance kann somit eine Indikation abgeleitet werden, dennoch ist es schwer solche Mehrwerte darzustellen. Schließlich kommt es hier viel mehr auf das Umfeld, die Kultur und das Individuum an, als auf Prozesse und Systeme.
Mitigation von Risiko
Da ein Risiko im Vorfeld nicht immer bewertbar ist, sind auch Risikominderung und Risikovermeidung durch Digitalisierung schwer zu beziffern.
Gerade im Bereich Datenschutz können Digitalisierungsprojekte ansetzen und helfen. Seit in Kraft treten der DSGVO wird deutlich, dass insbesondere hier Nachholbedarf besteht. Das zeigen auch die aktuellen Strafen: – http://www.enforcementtracker.com/.
Gesteigerte Sicherheit
Insbesondere die Umsetzung neuer Technologien, wie zum Beispiel Blockchain im Rahmen von Digitalisierungsprojekten kann in den Märkten mit vielen Akteuren das Vertrauen steigern und die Sicherheit von Transaktionen steigern.
Technologiesicherheit/ Zukunftssicherheit
Nicht selten gehen Digitalisierungsinitiativen mit einer Technologie- und/oder Infrastrukturmodernisierung einher. Eine neue Technologie kann auch einen strategischen Mehrwert bieten, sodass auch langfristig auf dieser Technologie gearbeitet werden kann.
Wie können diese Mehrwerte gehoben werden?
Um diese Mehrwerte zu schaffen können drei große Hebel genutzt werden. Sicherlich ist die Aufzählung nicht vollständig, allerdings sind die hier genannten Mehrwerte überdurchschnittlich häufig in Business Cases vertreten:
Konsolidierung:
Durch die Ablösung von bestehenden Systemen und das Ersetzen durch ein neues System können Lizenzkosten, Infrastrukturkosten und Wartungskosten gespart werden.
Integrationen:
Systembrüche sind nicht selten Kostentreiber in der Leistungserstellung. Daher muss die Betrachtung des Prozesses End-to-End erfolgen. Die Integration in vor- und nachgelagerte Prozesse und Systeme kann Systembrüche überwinden und somit Kosten für die „manuelle Integration“ in andere Systeme sparen. Dies ist aber bei weitem kein Selbstläufer. Nicht immer rechnet sich eine Integration, da ggf. die Zielgruppe klein oder der Effizienzgewinn nicht groß genug ist. Dennoch kann eine Integration weitere Mehrwerte, wie eine gesteigerte Datenqualität mit sich bringen.
Meiner Meinung nach liefern insbesondere möglichst vollintegrierte System Mehrwerte im Rahmen der Digitalisierung. Auch hier gibt es inzwischen eine Reihe an Technologien, welche auch eine aufwendige Schnittstellenentwicklung kurzfristig attraktiv überbrücken kann. Stichwort ist hier Robotic Process Automation.
Self-Service:
Hilfe zur Selbsthilfe mit intelligentem System kann viele Aufgaben in der Interaktion mit dem Nutzer*innen direkt und einfach lösen. Somit ergeben sich kürzere Prozesslaufzeiten. Service-Mitarbeiter*innen haben hier mehr Zeit für die wirklich kniffligen Kund*innengespräche.
Best Practices und Lessons Learned zur Erstellung von Business Cases für Digitalisierungsprojekte
„Das Richtige“ erkennen wir nur im direkten Austausch mit dem Nutzer*innen. Ohne den Nutzer*innen geht es nicht! Schaut euch dazu unseren Artikel zu Design Thinking an. Es „richtig“ umsetzen beinhaltet, die Lösung ganzheitlich von Anfang bis Ende zu betrachten und situativ die passende Methodik zu nutzen. Eine „schnelle“ Umsetzung ist mit einer iterativen Vorgehensweise verbunden, die einen Fokus auf die größten Mehrwerte zuerst legt. Es geht nicht darum sofort alle Nutzer*innen glücklich zu machen, sondern vielmehr ein positives Momentum zu generieren, das Lust auf mehr macht. Ein konkretes Problem für eine ausreichend große Nutzer*innengruppe schnell zu lösen ist schon mal ein guter Anfang. Hier kann euch agiles Projektmanagement helfen.
Du planst gerade ein Digitalisierungsprojekt? Dann sprich uns an, wir freuen uns auf einen Austausch und begleiten dich gerne auf der digitalen Reise.