Wer sich mit Scrum beschäftigt oder danach arbeitet, wird auch dem Sprint Planning (auch als Sprint Planung oder Sprint Planning Meeting bezeichnet) begegnen. Dabei geht es darum, den kommenden Sprint inhaltlich zu planen und Ziele festzulegen.
Der Sprint im Scrum-Kontext
In einem Sprint arbeitet ihr in einem zuvor festgelegten Zeitraum an der Erreichung eines definierten Ziels. Sprint für Sprint könnt ihr so iterativ in Richtung eines größeren Zielbildes arbeiten. Dieses kann ein Ziel für ein Produkt, ein Projekt oder ein gesamtes Unternehmen sein. Wir bei nativDigital nutzen Sprints bspw. um ein bestimmtes Ziel als Team zu erreichen. Die Dauer des Sprints legt ihr als Team gemeinsam fest und sollte möglichst gleichbleibend sein.
Zum Erreichen des Sprint Ziels werden die Aufgaben anhand fest definierter Abläufe und Rituale organisiert, um dem Ganzen eine feste Struktur zu geben und iterativ zu arbeiten. Hierzu gehören neben dem Sprint Planning auch das Daily Scrum, das Sprint Review und die Sprint Retrospektive.
Sprint Planning als Kick-off
Das Sprint Planning ist ein Meeting, in dem ihr als Team ein Sprint Ziel definiert und die umzusetzenden Arbeitspakete plant. Die Arbeitspakete sind meist im Product Backlog als einzelne Items aufgeführt. Bei der Strukturierung des Sprint Plannings empfehlen wir euch nach den Richtlinien des Scrum Guides vorzugehen und die folgenden drei Fragen im Team zu klären:
- Warum ist dieser Sprint wertvoll?
- Was kann in diesem Sprint abgeschlossen (done) werden?
- Wie wird die ausgewählte Arbeit erledigt?
In der Praxis unterteilen Scrum Teams das Sprint Planning häufig in zwei Phasen. Während der ersten Phase werden dann Fragen eins und zwei beantwortet. In der zweiten Phase wird erst die dritte Frage geklärt. Das Sprint Planning bedeutet für euch als Team symbolisch den Start in den neuen Sprint. Das ihr gemeinsam die Aufgaben, die umgesetzt werden sollen, festlegt hilft euch dabei den Sprint fokussiert zu gestalten.
Zeit und Rollen
Als Zeitrahmen für das Sprint Planning empfiehlt der Scrum Guide max. acht Stunden bei einem einmonatigen Sprint. Wenn euer Sprint kürzer ist oder ihr merkt, dass ihr weniger Zeit benötigt, könnt ihr das Sprint Planning natürlich anpassen. Wir haben unsere Sprints auf vier Wochen angelegt und kommen mit deutlich weniger Zeit im Sprint Planning aus.
Da das Meeting initial als Kick-off für den Sprint dient, sollten alle an der Bearbeitung des Sprint Ziels beteiligten Personen teilnehmen. Üblicherweise organisiert der*die Product Owner*in den Termin und der*die Scrum Master*in moderiert. Bei Bedarf könnt ihr noch weitere Stakeholder*innen (wie Kund*innen, Partner*innen, etc.) einladen, allerdings sollten diese eine eher passive Rolle bzw. beratende Funktion einnehmen.
Voraussetzung Sprint Planning
Als Input für das Sprint Planning bereitet der*die Product Owner*in einen Vorschlag für das Sprint Ziel und priorisierte Product Backlog Items vor. Hierfür solltet ihr die ausgewählten Items im Product Backlog vorab ausreichend detailliert formulieren. Hierfür könnt ihr mit dem Team zusammen das Product Backlog Refinement nutzen. In diesem Termin wird das Backlog kontinuierlich gepflegt und der Aufwand der einzelnen Items zum Beispiel mit Hilfe eines Planning Poker geschätzt.
Dies ist eine wichtige Vorbereitung, um euer Planning möglichst effizient durchführen zu können. Im Refinement sollten die Product Backlog Items außerdem vorab in eine priorisierte Reihenfolge gebracht und technische Abhängigkeiten berücksichtigt werden.
Als Output aus dem Sprint Planning geht das gefüllte Sprint Backlog hervor. Dieses besteht aus dem Sprint Ziel, den ausgewählten Product Backlog Items sowie dem groben Plan für die einzelnen Aufgabenpakete.
Ablauf Sprint Planning
Im Verlauf des Sprint Plannings klärt ihr insbesondere die folgenden 3 Fragen:
Warum ist dieser Sprint wertvoll? 👏🏻
Ihr solltet für jeden Sprint ein Ziel definieren und damit beschreiben, warum dieser Sprint einen Beitrag zu eurem Gesamtziel leistet und damit wertvoll ist. Das Sprint Ziel gibt kurz, einfach und verständlich wieder, welcher Mehrwert in diesem Sprint für die Stakeholder*innen geschaffen wird. Zusätzlich gibt das Sprint Ziel dem Team eine Orientierung für den gesamten Sprint.
Damit euch das Ziel noch mehr zur übergeordneten Ausrichtung hilft, könnt ihr es auch im Sprint Backlog aufnehmen und auf dem Taskboard visualisieren. Viele digitale Tools (wie bspw. Jira) bieten hier entsprechende Möglichkeiten.
Was kann in diesem Sprint abgeschlossen (done) werden? ✔️
Nachdem das „why“, also das „warum“ für den Sprint geklärt ist, widmen wir uns dem „what“, also „was“ in dem Sprint geschafft werden soll.
Der*die Product Owner*in definiert im Sprint Planning gemeinsam mit dem Team, welche Product Backlog Items im Sprint enthalten sein sollen. Hierbei ist es wichtig, dass ihr alle ein gemeinsames Verständnis von den enthaltenen Items habt. Der Umfang, der innerhalb eines Sprints abgearbeitet werden kann, sollte primär vom Team bzw. den verantwortlichen Personen, welche die Items bearbeiten werden, definiert werden. Dabei darf die Abschätzung ruhig eine Herausforderung darstellen. Unter Berücksichtigung eures maximal möglichen Umfangs übernehmt ihr die besprochenen Items in das Sprint Backlog. Wie schon erwähnt, empfehlen wir, gemeinsam über den Umfang und den Inhalt zu entscheiden, sodass sich die verantwortlichen Personen damit wohlfühlen und sich zu der Realisierung des Sprint Ziels und der besprochenen Backlog Items committen.
Je präziser ihr eure bisherige Leistung, eure zukünftige Kapazität und die Definition of Done kennt, desto genauer können die Sprint Vorhersagen sein. Das bedeutet auch, dass ihr euch am Anfang vermutlich verschätzen werdet, was ihr in einem Sprint so schaffen könnt. Aber auch das gehört zur Arbeitsweise – ihr lernt im Verlauf des Prozesses und könnt so beim nächsten Sprint Planning den Umfang entsprechend besser einschätzen.
Wenn ihr das „what“, also „was“ in dem Sprint erledigt werden soll, gemeinsam abgestimmt habt, könnt ihr nun im zweiten Teil der Planung mit dem „how“, also „wie“ die vereinbarten Items umgesetzt werden sollen, weitermachen. Mehr dazu lest ihr in unserem Beitrag Golden Circle.
Wie könnt ihr die ausgewählte Arbeit erledigen? 📝
Im letzten Teil diskutiert das Team, häufig ohne den*die Product Owner*in, wie die ausgewählten Items in konkrete Arbeitspakete eingeteilt werden können. Idealerweise solltet ihr die Items dabei nach ihrer Priorität in einzelne Aufgaben unterteilen, die nicht länger als einen Tag dauern. Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn man zeitliche und technische Abhängigkeiten vermeidet, sodass alle auch parallel an den Aufgaben arbeiten können.
Zur übersichtlichen Visualisierung der einzelnen Items und der entsprechenden Aufgaben eignet sich ein Task Board. Hierfür eignen sich bspw. Tools wie MS Planner, Jira, Trello, Azure DevOps oder ein physisches Board an einem Ort, an dem jede*r aus dem Projekt jederzeit Zugang hat und transparent den Fortschritt im Sprint sehen kann. In der Praxis könnt ihr auch einzelne Items erst im Laufe des Sprints als Aufgaben definieren, um neue Erkenntnisse einfließen zu lassen.
Unsere Tipps
Abschließend möchten wir euch noch mitgeben, dass es sich lohnt, im Sprint Planning immer wieder Items kritisch zu hinterfragen. Sind die ausgewählten Aufgaben und Items jetzt wirklich schon wichtig und sinnvoll? Oder gibt es aktuell noch wichtigere bzw. sinnvollere Tätigkeiten, die ihr im kommenden Sprint priorisieren solltet?
Darüber hinaus empfehlen wir die im Sprint Planning definierten Items und Aufgaben, wie auch die Sprint Dauer, während des Sprints beizubehalten. Dadurch wird die Planbarkeit im Sprint gewährleisten. In unserem Team haben wir bspw. eine zusätzliche Zeile für Prio-Aufgaben in unserem Sprint Board. Diese nutzen wir, um kurzfristig auf Veränderungen einzugehen und einzelne Aufgaben zu priorisieren.
Wie bei anderen Methoden, solltet ihr auch die Scrum Methodik und das Sprint Planning an eure individuellen Bedürfnisse anpassen. Dann passt die Planung des Sprints am besten zu euch als Team. Wir bei nativDigital schließen z.B. Sprints mit dem Review und der Retrospektive gemeinsam ab und planen direkt im Anschluss den nächsten Sprint.